onboarding aziendale: che cos'è?

L’onboarding aziendale è un percorso strategico e strutturato che va oltre l’inserimento formale di un nuovo dipendente nell’organico.  Si tratta, infatti, di un fattore chiave per il successo dei processi HR che influisce in modo significativo sulle future prestazioni e sull’engagement del neoassunto.

Favorisce l’adattamento del nuovo dipendente alla cultura aziendale e ai suoi lavori, migliorando l'efficienza, riduce il tempo necessario per raggiungere la piena produttività e contribuisce al successo del team e dell'azienda nel suo complesso.

Un’esperienza di onboarding aziendale efficace ha un impatto diretto sulla permanenza del dipendente all’interno dell’organizzazione, sul suo livello di coinvolgimento, sulla fidelizzazione e sulle sue performance.

Scopriamo cos’è l’onboarding aziendale, perché è importante e quali sono i costi diretti e indiretti associati all’inserimento di un nuovo dipendente in azienda.

indice dei contenuti:

• qual è il processo di onboarding aziendale.
• i benefici dell'onboarding aziendale.
• i costi dell'onboarding aziendale.

qual è il processo di onboarding aziendale.

L’onboarding aziendale - una delle tappe principali dell’employee journey - inizia con la firma del contratto di lavoro e prosegue fino a quando il nuovo dipendente non diventa completamente operativo e risulta perfettamente integrato nell’organico. 

Il processo di inserimento è articolato in diverse fasi,, ciascuna delle quali riveste un ruolo fondamentale nel facilitare l’adattamento del neoassunto al contesto organizzativo. Scarica l’infografica che riassume tutte le fasi del processo di onboarding.

1. pre-onboarding.

Il pre-onboarding è la fase dell’onboarding aziendale che precede l’arrivo del nuovo dipendente nell’organizzazione, durante la quale il team HR si occupa di tutte le attività burocratiche e preparatorie, come la predisposizione della documentazione necessaria, il setup della postazione di lavoro, la configurazione degli account aziendali e la condivisione delle informazioni pratiche per l’accoglienza. 

Questo passaggio include anche l’invio di una comunicazione che fornisca dettagli sul primo giorno di lavoro e offra informazioni sulla cultura aziendale. 

2. accoglienza.

Il giorno in cui il neoassunto viene accolto per la prima volta in azienda deve essere organizzato nel miglior modo possibile.

Durante la fase di accoglienza, il dipendente viene presentato ai colleghi, accompagnato a visitare i locali aziendali e informato sui principali aspetti logistici. L’obiettivo è far sentire il nuovo arrivato ben accolto e a proprio agio.

3. orientamento.

Questa fase dell’onboarding aziendale si svolge generalmente durante la prima settimana di lavoro e serve a fornire al neoassunto tutte le informazioni necessarie per muoversi agevolmente all’interno dell’impresa.

Vengono illustrati in dettaglio le attività quotidiane, le aspettative legate al ruolo e i processi specifici che dovrà seguire. L’obiettivo dell’orientamento è fare in modo che il nuovo dipendente comprenda le dinamiche operative, i flussi di lavoro e le risorse a sua disposizione per svolgere al meglio le proprie mansioni, così da sentirsi sicuro e preparato ad affrontare le responsabilità dell’incarico.

4. formazione.

La formazione è uno dei momenti più importanti dell’onboarding aziendale. Durante questo periodo, il nuovo dipendente ha l’opportunità di acquisire le competenze richieste per il suo ruolo, in modo progressivo e strutturato. 

Per un percorso di formazione efficace, è necessario stabilire quali obiettivi il neoassunto deve raggiungere (solitamente, entro 30, 60 o 90 giorni). Inoltre, il piano di apprendimento può includere sessioni teoriche, attività pratiche e l’affiancamento a colleghi esperti che fungano da mentori, offrendo supporto continuo e consigli utili per affrontare le nuove responsabilità.

L'obiettivo è rendere il dipendente autonomo. La fase di formazione, infatti, si conclude quando la nuova risorsa risulta in grado di svolgere il proprio incarico con efficienza, apportando valore all’organizzazione.

5. integrazione nella cultura aziendale.

Coinvolgere Il nuovo dipendente nella cultura aziendale significa non solo metterlo a conoscenza delle regole da seguire e dei valori dell’impresa, ma anche incoraggiarlo a partecipare attivamente alla vita aziendale e ad adottare i comportamenti che rappresentano l'identità dell’organizzazione.

Durante questa fase, si organizzano attività di team building o momenti informali di confronto che permettono al dipendente di sentirsi parte del gruppo. L’obiettivo è creare un ambiente accogliente e stimolante in cui il neoassunto possa esprimere liberamente le sue idee e costruire relazioni di valore con i colleghi.

6. follow-up e valutazione del processo di onboarding aziendale.

È fondamentale monitorare l’efficacia dell’onboarding aziendale attraverso attività di follow-up mirate. Il team HR dovrebbe programmare incontri periodici con il dipendente per raccogliere feedback, valutare i progressi e risolvere eventuali criticità.

La valutazione continua serve a verificare se il percorso di inserimento ha raggiunto gli obiettivi prefissati ed è indispensabile per garantire che l’employee experience prosegua positivamente anche dopo l’onboarding, lungo tutto l’employee life cycle.

Inoltre, è importante per apportare miglioramenti al processo di onboarding aziendale e fare in modo che le future assunzioni siano gestite in modo ancora più efficace.

i benefici dell'onboarding aziendale.

Un processo di onboarding aziendale ben strutturato porta con sé numerosi vantaggi sia per l'azienda che per i dipendenti. Non solo garantisce un rapido adattamento al contesto lavorativo, ma genera anche risultati importanti in termini di produttività, fidelizzazione e soddisfazione del personale.

Di seguito, alcuni dei principali vantaggi dell’onboarding.

maggiore produttività del nuovo dipendente.

Se ben organizzato, l’onboarding aziendale consente al nuovo dipendente di familiarizzare rapidamente con le sue mansioni e le aspettative legate al ruolo. Grazie a un piano di formazione mirato e all’affiancamento da parte di colleghi esperti, il neoassunto può acquisire le competenze necessarie in tempi brevi. 

Questo si traduce in una maggiore produttività perché il dipendente sarà in grado di apportare valore all’azienda fin da subito, riducendo il tempo necessario per diventare completamente operativo.

riduzione del turnover.

Un’esperienza di onboarding positiva favorisce la riduzione del turnover, che spesso deriva da una mancata corrispondenza tra le aspettative dei dipendenti e la realtà aziendale. Un onboarding efficace aiuta a colmare questo divario, fornendo fin da subito una visione chiara di ruoli, responsabilità e dinamiche organizzative.

Ridurre il turnover è fondamentale per evitare i costi associati alla ricerca, selezione e formazione di nuovi dipendenti, oltre che per garantire la stabilità dei team di lavoro e la continuità operativa.

aumento della retention e dell’engagement.

Il tasso di turnover si riduce perché un onboarding ben strutturato aumenta la retention. Se condotto con attenzione, infatti, questo processo garantisce ai nuovi assunti un’esperienza positiva fin dai primi giorni e contribuisce a creare un rapporto di fiducia. 

Quando i nuovi assunti vengono introdotti gradualmente alla cultura aziendale e alle responsabilità del ruolo, si sentono supportati, accolti e apprezzati. Questo accresce il senso di appartenenza all’organizzazione e li fidelizza, motivandoli a rimanere a lungo in azienda.

Tra i vantaggi dell’onboarding aziendale vi è anche l’aumento dell’engagement. Un processo di inserimento ben organizzato stimola il coinvolgimento attivo dei dipendenti fin dai primi giorni. Condividere chiaramente le aspettative del ruolo, fornire loro tutti gli strumenti di cui necessitano per svolgere efficacemente il proprio lavoro e offrire un supporto costante crea un ambiente in cui i neoassunti si sentono motivati e valorizzati. Questo approccio permette ai nuovi arrivati di comprendere rapidamente come il proprio contributo possa incidere sugli obiettivi aziendali, aumentando il loro interesse e la loro dedizione verso il lavoro.

Questi effetti, però, non riguardano solo i neoassunti, ma interessano anche i dipendenti già presenti in azienda. Quando un’organizzazione dimostra di investire risorse nell’onboarding e coinvolge i dipendenti attuali in questo processo, trasmette un messaggio chiaro: ha una visione chiara, orientata al benessere delle persone e al successo collettivo.

Ciò alimenta un clima di fiducia e stabilità generale che spinge tutti i lavoratori a rimanere a lungo in azienda e a sentirsi maggiormente coinvolti nelle dinamiche aziendali.

accelerazione del time-to-performance.

Un processo di onboarding aziendale efficace riduce il tempo necessario affinché il nuovo dipendente raggiunga la piena produttività. Attraverso un piano di inserimento ben studiato, il neoassunto può acquisire rapidamente familiarità con gli strumenti, le procedure e le responsabilità del proprio ruolo. 

Questo accelera il time-to-performance, consentendo all’azienda di beneficiare delle competenze del dipendente in modo rapido e giustificando l’investimento iniziale sostenuto per integrarlo nell’organizzazione.

rafforzamento dell’employer branding.

Tra le strategie principali che un’organizzazione può mettere in atto per rafforzare il proprio employer branding, ossia per presentarsi come datore di lavoro ideale e riuscire ad attrarre, reclutare e trattenere i migliori talenti, c’è proprio l’organizzazione di un processo di onboarding efficace.

Un programma di inserimento ben strutturato non solo agevola l’adattamento dei nuovi dipendenti al contesto aziendale, ma rappresenta anche una dimostrazione concreta dell’impegno dell’organizzazione verso la valorizzazione del proprio capitale umano.

Quando un’azienda cura con attenzione e professionalità l’onboarding dei neoassunti, trasmette di sé un’immagine positiva. I nuovi dipendenti, soddisfatti, sono più inclini a condividere la loro esperienza con altre persone, generando un passaparola che contribuisce a consolidare la reputazione aziendale e a rendere l’organizzazione più attrattiva agli occhi di futuri candidati.

i costi dell'onboarding aziendale.

L’onboarding aziendale è un investimento sia in termini di tempo che di denaro, ma è fondamentale per garantire un’employee experience positiva e il successo dell’organizzazione nel suo complesso. 

Capire esattamente quali sono i costi diretti e indiretti associati all’inserimento di una nuova risorsa in azienda aiuta a valutare l’efficacia del processo di onboarding e ad individuare le migliori strategie per ottimizzarlo e ridurre le spese, senza compromettere l’esperienza del neoassunto.

costi diretti.

I costi diretti dell'onboarding aziendale sono quelli immediatamente visibili e misurabili. Tra questi, rientrano innanzitutto le spese per i materiali necessari alla formazione dei nuovi dipendenti (guide operative, manuali, dispositivi tecnologici, …) e l’organizzazione di training specifici (workshop, seminari, …).

Un altro costo diretto è quello connesso al tempo che il personale dell’azienda dedica al processo di onboarding. Alcuni dipendenti possono essere incaricati di supportare e formare i nuovi arrivati, il che può ridurre temporaneamente la loro produttività quotidiana. 

Infine, ci possono essere spese legate all'acquisto o alla manutenzione di strumenti tecnologici o software specifici, come piattaforme di e-learning, necessari per agevolare l'inserimento e la formazione delle nuove risorse.

costi indiretti.

I costi indiretti dell'onboarding aziendale sono meno evidenti di quelli diretti, ma comunque importanti. Tra i principali vi è la perdita di produttività: anche i dipendenti più talentuosi hanno bisogno di tempo per ambientarsi e acquisire familiarità con le loro mansioni, il che significa che potrebbero non lavorare a pieno ritmo durante le prime settimane o i primi mesi.

Inoltre, durante la fase di apprendimento, potrebbero verificarsi errori che richiedono correzioni e interventi da parte di colleghi o manager. Questi errori, se non gestiti correttamente, possono influire sulla qualità del lavoro svolto e generare ulteriori costi in termini di tempo e risorse. 

Tutto questo può impattare negativamente sulle operazioni quotidiane e sulla produttività complessiva dell’azienda.

Nonostante comporti dei costi più o meno importanti, l'onboarding offre innegabili benefici. Se ben strutturato, può ridurre il turnover, aumentare la produttività e migliorare il morale complessivo dei team, compensando ampiamente le spese iniziali. Inoltre, un’esperienza di onboarding positiva contribuisce ad attrarre nuovi talenti e a rafforzare l’employer brand.

Per massimizzare i vantaggi dell’onboarding e minimizzare le spese, le aziende possono adottare diverse strategie. Ad esempio, la digitalizzazione dei materiali di formazione consente di risparmiare sui costi di stampa e distribuzione, oltre a facilitare l’aggiornamento dei contenuti. Anche l’uso di piattaforme di e-learning permette ai nuovi dipendenti di apprendere in modo flessibile e secondo il proprio ritmo, senza richiedere l’intervento costante del personale esistente.

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