lavoro ibrido: cos’è e come funziona l’hybrid work.

L’innovazione tecnologica che sta portando ad una rapida digitalizzazione della nostra società coinvolge inevitabilmente anche il mondo del lavoro. Negli ultimi anni, i cambiamenti sono stati sempre più incisivi, accelerati ulteriormente dagli eventi che hanno ridefinito il concetto di “normalità”.

Sono cambiati i rapporti professionali, sono stati ridefiniti gli spazi e tempi di lavoro e sono stati concepiti nuovi paradigmi per rispondere sempre di più alle esigenze di work life balance dei lavoratori. 

All’interno di questo contesto, si sono diffuse nuove forme di lavoro flessibile, assai distanti dai modelli del passato. 

Il lavoro ibrido, ossia una combinazione tra il tradizionale lavoro in presenza e le forme di lavoro flessibile da remoto, è una delle principali conseguenze dei più ampi processi di cambiamento che hanno investito e stanno investendo il mondo del lavoro.

Vediamo di cosa si tratta, quali sono vantaggi e possibili svantaggi di forme di lavoro ibrido e come come gestire l’hybrid work in azienda.

indice dei contenuti.

• cosa si intende per lavoro ibrido (hybrid work)?
• modello di lavoro ibrido: come funziona l'hybrid work
• caratteristiche del luogo di lavoro ibrido
• come funziona il contratto di lavoro ibrido?
• i vantaggi del lavoro ibrido per dipendenti e aziende
• i possibili svantaggi dell'hybrid work
• come gestire l’hybrid work in azienda: le best practice per il lavoro ibrido
• modelli di lavoro: come scegliere il più adatto alle esigenze dell’azienda?

cosa si intende per lavoro ibrido (hybrid work)?

Il lavoro ibrido è una forma di lavoro flessibile che prevede di svolgere una parte di lavoro in presenza, nella sede aziendale e una parte da un altro luogo, in remoto.

A seconda di come vengono bilanciate le due cose, si può parlare di “office first” quando la sede di lavoro principale è l’ufficio e di “remote first” nel momento in cui, al contrario, la maggior parte del lavoro viene svolta in smart working, senza però giungere a una situazione di “full smart working”.

L’hybrid work non deve essere confuso con un banale mix tra vecchio e nuovo modello di lavoro, ma come una modalità che ha come obiettivo quello di unire il meglio dei due per rispondere in modo sempre più puntuale a desideri e necessità dei lavoratori e rendere, dunque, l’azienda più competitiva.

Al momento le aziende stanno sperimentando diverse soluzioni, senza seguire un particolare modello di lavoro ibrido definito. Quello che è certo, tuttavia, è che le sfide legate alle nuove modalità di lavoro flessibile impatteranno su tutte le aziende che, per riuscire ad attrarre e trattenere i lavoratori in azienda, dovranno garantire la flessibilità necessaria per un corretto bilanciamento tra vita lavorativa e privata.

Un aspetto che emerge, e viene supportato, dai dati emersi da tutte le ricerche 2022 di Randstad:

• Secondo i dati della Randstad Employer Brand Research, il 37% dei lavoratori intervistati opera attualmente da remoto, contro il 50% del 2021. Tra questi, il 96% crede di continuare a farlo nei prossimi mesi, il 78% si aspetta un misto da remoto e presso la sede (nella misura 20-80%), il 18% prevede di lavorare da remoto almeno nove decimi del tempo, il 4% si aspetta di lavorare da remoto al massimo un decimo del tempo. 
• Nonostante ciò, secondo i dati del Randstad Workmonitor,  a fronte di un 76% dei lavoratori italiani che auspica una flessibilità di orario e ad un 70% di luogo, le aziende la offrono solo nel 50% dei casi per l’orario e nel 40% per il luogo. Il risultato è che il 27% dei lavoratori ha già lasciato un lavoro che non offriva, secondo il loro giudizio, una sufficiente flessibilità (percentuale che sale al 49% tra i 18-24 anni).
• Il lavoro ibrido e le forme di lavoro flessibile diventano dunque un grande incentivo per i propri dipendenti e le aziende che le consentiranno avranno un vantaggio competitivo nel processo di selezione e fidelizzazione dei talenti. In accordo con i dati del Talent Trends Report di Randstad Sourceright il 41% dei direttori delle risorse umane prevede, a questo proposito, che i propri dipendenti continueranno a lavorare da remoto, almeno parzialmente.

modello di lavoro ibrido: come funziona l'hybrid work.

Innanzitutto, un prerequisito fondamentale è l’omologazione di tutte le sedi di lavoro, che siano in presenza o da remoto. Ciò significa che per poter organizzare forme di lavoro ibrido è necessario che i dipendenti possano accedere sempre dalle proprie postazioni agli applicativi aziendali, ai documenti condivisi e, in generale, a tutto ciò che serve a svolgere le proprie mansioni, indipendentemente dal device specifico che viene utilizzato e dalla postazione scelta. Un aspetto che riguarda anche la possibilità di rimanere connessi con i colleghi, tramite forme di comunicazione smart, veloci ed efficaci.

Per fare ciò esistono dei software appositi come l’Iam (Identity and Access Management) per l’autenticazione sicura anche a distanza, piattaforme di project management o cloud per la condivisione su server di risorse e documenti, per citarne alcuni.

A questi aspetti più prettamente “pratici” e tecnologici si associa anche la necessità di un cambiamento culturale relativo a come viene concepita l’attività in azienda. In questo caso si parla dunque di una modalità di lavoro per obiettivi, in cui flessibilità, responsabilizzazione e autonomia diventano le parole chiave.

caratteristiche del luogo di lavoro ibrido

Come anticipato, gli spazi di lavoro, in un contesto di progressiva flessibilizzazione, sono sempre più lontani dal concetto tradizionale di sede fisica. In base all’articolo 4 comma 1 del Protocollo sullo smart working, è il lavoratore, infatti, a scegliere il luogo dove svolgere le proprie prestazioni. La sede di lavoro può essere, quindi, qualsiasi luogo, purché questo possieda tutte le caratteristiche necessarie a consentirne un regolare svolgimento, in sicurezza e riservatezza.

La possibilità di non lavorare in ufficio concessa a sempre più dipendenti fa sì, d’altro canto, che le aziende possano ridurre gli spazi dedicati al lavoro in presenza con un conseguente taglio dei costi legati alle sedi fisiche della propria organizzazione.

La modalità ibrida ha di fatto ridisegnato gli spazi di lavoro, riducendo le postazioni fisse e moltiplicando gli spazi collettivi e i coworking, dove discutere di progetti e coordinare le attività.

L’ufficio stesso è diventato uno spazio ibrido, nel quale è raro che tutti i dipendenti siano presenti in contemporanea. Con il supporto della digitalizzazione, gli spazi virtuali hanno preso il posto di quelli fisici riducendo le distanze e moltiplicando le possibilità di interazione.

come funziona il contratto di lavoro ibrido?

Come detto, l’hybrid work è un mix più o meno bilanciato, a seconda degli accordi individuali, tra lavoro in presenza e lavoro in remoto. 

Per quanto riguarda la parte di lavoro svolta nella sede fisica, non ci sono particolarità rispetto al tradizionale lavoro svolto esclusivamente in presenza e valgono le norme stabilite dal rapporto di lavoro subordinato.

La parte di lavoro svolta  in modalità agile, invece, è regolamentata dalla legge numero 81 del 22 maggio 2017 sullo smart working e da quanto stabilito dai contratti collettivi.

I punti del rapporto tra dipendente e datore di lavoro devono essere stabiliti tramite accordo scritto, che oltre a disciplinare la modalità agile, funge anche da prova.

Nell’accordo devono essere stabiliti:

• strumenti utilizzati dal lavoratore per svolgere le proprie mansioni
• sanzioni disciplinari e condotte sanzionabili
• orario di lavoro e tempi di riposo
• eventuale diritto alla formazione

La legge numero 81/2017, inoltre, sottolinea all’articolo 20 che il lavoratore che svolge le proprie mansioni in modalità agile ha diritto al medesimo trattamento economico di chi lavora esclusivamente in presenza. 

L’equiparazione del trattamento dei lavoratori in modalità ibrida con chi lavora in sede riguarda anche le ferie e i permessi retribuiti, malattia, infortunio, maternità e, in generale, tutte le tipologie di assenza giustificate.

Non vengono stabiliti precisi vincoli di orario nel lavoro ibrido, fatta eccezione per eventuali fasce di reperibilità concordate tra dipendente e datore di lavoro.

Per quanto riguarda, infine, il lavoro straordinario, il protocollo sullo smart working stabilisce, all’articolo 3 comma 4, che durante le giornate di lavoro svolte in remoto “non possono essere di norma previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario, salvo esplicita previsione dei contratti collettivi nazionali”.

i vantaggi del lavoro ibrido per dipendenti e aziende.

Le modalità di lavoro ibrido possono coniugare i vantaggi del lavoro in presenza con quelli determinati dallo smart working. Dal punto di vista del dipendente, ad esempio, le modalità agili consentono di beneficiare di un miglior equilibrio tra vita privata e professionale, il cosiddetto work life balance.

A sua volta, come molte ricerche sul tema hanno evidenziato, un miglior work life balance comporta una maggiore produttività da parte dei dipendenti con evidenti benefici anche per l’azienda.

Lavorare anche in presenza, d’altra parte, favorisce e mantiene la coesione tra i membri del team, consolidando il senso di appartenenza con la cultura aziendale e, di conseguenza, aumentando l’engagement della forza lavoro, sia in termini di coinvolgimento sia di motivazioni. 

Le modalità di lavoro flessibile sono, inoltre, un elemento molto attrattivo nella scelta di un’azienda che impatta positivamente sul suo employer brand. Dall’ultima Employer Brand Research di Randstad, ad esempio, quasi un lavoratore su due (42%) ha indicato l’adozione di modalità di lavoro flessibile come la più importante azione che un datore di lavoro dovrebbe intraprendere per migliorare il work life balance dei propri dipendenti.

Inoltre, la possibilità di lavorare in remoto, magari scegliendo una soluzione flessibile “remote first” che consente di recarsi in azienda solo poche volte può attirare anche talenti che vivono lontani dalla sede fisica e che avrebbero difficoltà a spostarsi dalla propria residenza. Una soluzione, dunque, che consente all’azienda di poter potenzialmente  accedere ad un bacino infinito di lavoratori e creare team di lavoro maggiormente diversificati e inclusivi.

i possibili svantaggi dell'hybrid work.

Il lavoro ibrido, tuttavia, può presentare anche delle criticità. Non sempre, infatti, il senso di isolamento e le difficoltà ad avere feedback, causati dal lavorare a distanza vengono eliminati completamente. 

A loro volta, queste problematiche possono tradursi in mancanza di motivazione e coinvolgimento che, sul lungo termine, rischiano di  impattare negativamente sulla produttività.

La mancanza, in molti casi, di orari di lavoro definiti e la possibilità offerta dalla tecnologia di essere costantemente connessi possono causare overworking aumentando il rischio di burnout per i lavoratori, con tutti gli aspetti negativi che ne conseguono.

come gestire l’hybrid work in azienda: le best practice per il lavoro ibrido.

Per adottare con successo un modello di lavoro ibrido nella propria azienda è fondamentale approcciare questa rivoluzione in modo strategico. Come detto precedentemente, infatti, non si tratta solamente di creare un mix tra tradizionale modello di lavoro e lavoro a distanza, ma di interpretare un cambiamento di prospettiva nel modo di intendere il lavoro e adattare, di conseguenza, la propria cultura aziendale e le pratiche di lavoro.

Ecco alcuni suggerimenti per gestire al meglio il lavoro ibrido.

• analizzare le esigenze dei dipendenti. Strutturare e adottare nuovi modelli di lavoro dovrebbe portare benefici all’azienda e alle persone che ne fanno parte. Per riuscire in questo è fondamentale partire da un'analisi delle necessità e delle difficoltà dei dipendenti, per creare modelli di lavoro che riescano effettivamente a rispondervi o provi rimedio. Parallelamente, sarà necessario valutare attentamente anche il proprio business e l’impatto di un cambiamento di prospettiva nei modelli di lavoro aziendali. 
• stabilire aspettative e procedure chiare.  Passare ad un modello di lavoro basato sull’hybrid work comporta una ridefinizione o, per lo meno, un adattamento, delle policy aziendali. Nel fare questo è importante che l’azienda trasmetta messaggi chiari e concisi. I lavoratori devono capire quali sono le loro responsabilità (orari di lavoro, obblighi di comunicazione, ecc.) sia che lavorino da casa che in ufficio. Inoltre, devono anche sapere esattamente come verranno misurate le prestazioni e a chi rivolgersi in caso di problemi.
• investire in strumenti di comunicazione La comunicazione è una delle maggiori sfide del modello di lavoro ibrido. Tuttavia, è indispensabile garantire che sia i lavoratori in sede che quelli in remoto siano aggiornati e costantemente allineati. Fortunatamente, il progresso tecnologico degli ultimi anni ha comportato lo sviluppo di un gran numero di strumenti di comunicazione che possono aiutare le aziende a superare questi ostacoli.
• analizzare e ottimizzare costantemente il modello di lavoro adottato. È importante capire fin dall'inizio che la creazione di un modello di lavoro ibrido, così come l’implementazione di un qualsiasi processo aziendale, richiede tempo. Non deve essere commesso l’errore di pensare che quanto stabilito sia immutabile. Al contrario, lo sviluppo di un modello basato sull’hybrid work richiede una costante valutazione dell’efficacia per apportare, in caso di necessità, i dovuti miglioramenti. 
• garantire il diritto alla disconnessione. Nell’ambito del lavoro ibrido, in cui il dipendente utilizza costantemente strumenti digitali che lo mantengono connesso con i propri colleghi e l’organizzazione, la reperibilità diventa potenzialmente continua. In tale contesto, il diritto alla disconnessione, oltre che rappresentare un aspetto specificamente normato, diventa fondamentale per evitare casi di “burnout digitale” e tutelare il lavoratore da una perenne connessione. Nell’accordo individuale, sottoscritto tra datore di lavoro e lavoratore, dovranno essere dunque previsti tempi e modalità di risposo che forniscono precise indicazioni circa la possibilità di interruzione dei collegamenti informatici
• concedersi momenti di svago e socializzazione. Una delle principali difficoltà del lavoro a distanza è la sensazione di isolamento. Per contribuire ad alleviare questa sensazione e, allo stesso tempo, stimolare socializzazione e creatività è possibile organizzare momenti di svago e interazione, magari alternandoli in digitale e in presenza, in modo che le persone e i team abbiamo modo di socializzare e prendersi tempo per conoscersi e discutere anche al di fuori delle classiche riunioni lavorative.

modelli di lavoro: come scegliere il più adatto alle esigenze dell’azienda?

L’hybrid work è solo uno dei vari modelli di lavoro esistenti. Come abbiamo detto, gli avvenimenti degli ultimi anni hanno favorito i modelli di lavoro a distanza e le forme di lavoro ibrido, ma anche il lavoro svolto on-site rimane tuttora una realtà in moltissime aziende.

Volendo, infatti, riassumere i  principali modelli di lavoro, oltre al lavoro ibrido di cui abbiamo ampiamente parlato in precedenza, potremmo citare:

• modello di lavoro in presenza (on-site): modalità di lavoro che prevede la presenza di tutti i lavoratori nella sede, in cui la maggior parte delle mansioni dei dipendenti deve essere svolta in loco. Tale modello, dunque, non consente ampi margini di flessibilità ma, soprattutto negli ultimi anni, alcune aziende hanno introdotto modalità di lavoro maggiormente flessibili, offrendo opzioni in termini di orari e turni. 
• modello di lavoro da remoto: modalità di lavoro che prevede che tutti i dipendenti lavorino da una postazione remota, che può essere stabilita a priori dall’azienda o lasciata a discrezione del lavoratore. Una modalità, al contrario della precedente, che consente ampi margini di flessibilità lavorativa al dipendente che, a seconda degli accordi, potrà scegliere più o meno liberamente da dove e in quali orari lavorare.

Nonostante il lavoro ibrido sia il modello maggiormente apprezzato dai lavoratori, e dunque la modalità che le aziende dovrebbero maggiormente favorire, ove possibile, per ottenere un vantaggio competitivo nell’attraction e nella retention dei talenti, la scelta di adottare una tipologia piuttosto che un'altra dipende da alcuni importanti fattori. 

Innanzitutto, dalle necessità aziendali: tutte quelle realtà che hanno siti produttivi o richiedono un'elevata quantità di lavoro manuale avranno sempre la necessità di far lavorare i propri dipendenti on-site; aziende o start-up tecnologiche in cui il lavoro si svolge prevalentemente tramite strumenti digitali, che possono prevedere la condivisione e la collaborazione a distanza, potranno invece garantire ai propri dipendenti modalità di lavoro ibride o anche totalmente full-remote. Non è raro anche il caso in cui alcune aziende decidano di adottare modelli di lavoro diversi per i vari reparti. Ad esempio, un'azienda potrebbe avere un modello di lavoro a distanza per il suo team di vendita, ma mantenere un modello di lavoro in presenza per il dipartimento HR.

Secondariamente, la decisione dipende anche dal tipo di cultura aziendale e del lavoro che l’azienda intende promuovere e da alcune considerazioni circa vantaggi e svantaggi legati all’uno o all’altro modello. Tra questi:

• work-life balance. un buon equilibrio tra vita privata e lavoro è uno dei primi driver che guidano la scelta del datore di lavoro per gli italiani. I modelli di lavoro ibridi o da remoto, consentono sicuramente una maggiore flessibilità in termini di luogo e orario di lavoro e, di conseguenza, la possibilità di bilanciare al meglio i propri impegni e interessi personali e la propria vita lavorativa. 
• produttività. il 53% degli human capital leader ritiene che con l’introduzione del lavoro da remoto e del lavoro ibrido la forza lavoro sia stata più produttiva che in passato. Grazie alle modalità di lavoro flessibile e smart, il lavoratore ha la possibilità di risparmiare tempo e diminuire lo stress determinato dagli spostamenti verso il luogo di lavoro. Questo si riflette in una migliore gestione del proprio tempo e, di conseguenza, maggiore motivazione e concentrazione da dedicare al proprio lavoro. 
• burnout digitale. se, da un lato, il lavoro a distanza può favorire una maggiore produttività, dall’altro uno dei possibili rischi, come citato in precedenza, è quello che il lavoratore non riesca a trovare un giusto equilibrio tra il proprio tempo e l’orario lavorativo. Essendo sempre connessi, i dipendenti potrebbero trovarsi in una situazione di costante reperibilità che, nel lungo periodo, potrebbe portare ad una situazione di burnout.
• cultura aziendale e coinvolgimento dei dipendenti. i modelli di lavoro on-site favoriscono la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti e permettono di consolidare con maggiore facilità il senso di appartenenza alla cultura aziendale. Sebbene gli strumenti di comunicazione e collaborazione digitale siano molto efficaci nello svolgimento delle attività quotidiane, è ancora difficile sostituire il contatto diretto. Questo è dovuto da diversi fattori: la comunicazione si basa su segnali non verbali, che possono essere facilmente trascurati durante le riunioni virtuali; inoltre, la presenza del team in un'unica sede consente un brainstorming immediato delle idee, la risoluzione immediata dei problemi e l'approvazione in tempo reale.
• accesso a pool di talenti: i modelli di lavoro ibridi e a distanza possono consentire all’azienda di accedere ad un bacino di talenti potenzialmente illimitato, a differenza di quello che avviene nei modelli on-site. La possibilità di lavorare totalmente da remoto o, comunque, di recarsi in sede solo alcuni giorni, come detto in precedenza, può attrarre anche talenti che vivono lontani dalla sede fisica.