assenteismo sul lavoro: cosa significa e come gestirlo.

A prescindere dal settore, dalle dimensioni e dalla natura della propria organizzazione, il successo del business dipende sempre dalle persone.

Per soddisfare le aspettative dei clienti, tenere testa alla concorrenza e stare al passo con le ultime tendenze, è necessario poter contare su una forza lavoro stabile e affidabile.
Ecco perché la gestione dell'assenteismo sul lavoro dovrebbe essere sempre una priorità per le aziende.

Le assenze non pianificate (quelle che non rientrano nelle ferie annuali o nelle festività) sono un aspetto fisiologico della gestione di un'azienda. Sarebbe opportuno, però, riconoscere quando il fenomeno inizia a diventare un problema e a costituire una possibile minaccia per la produttività.

In base a una ricerca dell'Integrated Benefits Institute, solo negli Stati Uniti, i datori di lavoro perdono ogni anno 530 miliardi di dollari (432 miliardi di euro) a causa dell'assenteismo. Nel Regno Unito, si stima che il costo finanziario totale delle assenze dei lavoratori raggiungerà i 26 miliardi di sterline (28,7 miliardi di euro) entro il 2030.

Per comprendere l'assenteismo sul lavoro e il suo impatto sull’azienda è opportuno esaminare le principali cause di assenteismo, al fine di definire un piano dedicato ed efficace per la gestione del problema.

assenteismo: significato e cause.

Si parla di assenteismo quando i dipendenti tendono ad assentarsi regolarmente dal lavoro senza un motivo valido. Le assenze giustificate, come le ferie pianificate e le emergenze familiari, non sono considerate assenteismo.

I dipendenti possono essere costretti ad assentarsi in maniera non pianificata per malattia, per per prendersi cura di parenti malati o anziani (leggi anche: caregiver familiare), o semplicemente perché non sono soddisfatti sul posto di lavoro oppure hanno bisogno di tempo per cercare un'altra occupazione.

Qualunque sia la causa, se il personale tende ad assentarsi di frequente e si riscontra  un calo della produttività dei dipendenti, ritardi nelle consegne ai clienti e aumento dei costi per straordinari o indennità di malattia, significa che l'assenteismo è diventato un problema ed è ora di prendere provvedimenti.

Vediamo nel dettaglio le cause dell’assenteismo.

assenteismo per malattia o infortuni.

Gran parte delle assenze sul posto di lavoro è dovuta a infortuni o malattia. Per i datori di lavoro, questo può rappresentare un problema particolarmente importante.

Secondo i Centers for Disease Control and Prevention (CDC) statunitensi, negli USA i datori di lavoro sostengono un costo pari a 36,4 miliardi di dollari (27,2 miliardi di euro) all'anno per la perdita di giornate lavorative dovuta a cinque malattie croniche o fattori di rischio:

• Ipertensione
• Diabete
• Fumo
• Scarsa attività fisica
• Obesità 

La pandemia di COVID-19 ha fornito un esempio estremo dell'impatto devastante che le malattie fisiche possono avere sulla forza lavoro. Nell'Unione europea, il numero di persone assenti dal lavoro ha raggiunto 22,3 milioni nel primo trimestre del 2020, durante il quale è stato confermato il primo caso di Coronavirus in Europa, rispetto ai 18,5 milioni del trimestre precedente. Nel secondo trimestre del 2020 la cifra è quasi raddoppiata, raggiungendo i 40,9 milioni. Questo tasso di assenteismo ha posto notevoli sfide per i datori di lavoro in termini di gestione del personale.

Adottare in maniera proattiva provvedimenti volti ad aiutare i dipendenti a mantenersi in forma e in salute è un vantaggio per l’attività tanto quanto lo è per i singoli lavoratori. Sarebbe utile, in questo senso, seguire strategie quali:

• Introdurre incentivi o programmi di gamification che incoraggino i dipendenti a recarsi al lavoro a piedi o in bici
• Assicurarsi che le persone che svolgono un lavoro prevalentemente sedentario si concedano regolarmente delle pause per alzarsi e camminare
• Promuovere giornate ed eventi di sensibilizzazione a favore di una vita più sana come la Giornata mondiale senza tabacco
• Fornire gratuitamente snack salutari 

assenteismo causato da problemi legati alla salute mentale.

In passato la malattia fisica era vista come l'unico motivo valido per assentarsi dal lavoro in modo non pianificato. Negli ultimi anni, invece, si è assistito a un crescente riconoscimento del fatto che il benessere mentale è importante tanto quanto la salute fisica. Sia in termini di presenza sul posto di lavoro, sia di capacità di svolgere bene le proprie mansioni.

I CDC definiscono i disturbi di salute mentale "uno tra i problemi di salute più gravosi negli Stati Uniti", con quasi un adulto su cinque che ha segnalato un qualche tipo di disturbo mentale nel 2016.

Secondo la Mental Health Foundation del Regno Unito, quasi il 15% delle persone, e cioè quasi un sesto della forza lavoro, soffre di problemi di salute mentale sul posto di lavoro. Questo studio ha, inoltre, dimostrato che offrire ai dipendenti un migliore supporto per la salute mentale potrebbe far risparmiare alle aziende britanniche fino a 8 miliardi di sterline (8,7 miliardi di euro) all'anno.

In un contesto di questo tipo, quindi, cosa può fare il datore di lavoro per riconoscere l'importanza di questo problema e sostenere il benessere mentale dei suoi dipendenti?

Il primo passo è avviare un dialogo aperto e sincero sull'argomento, in modo da ridurre lo stigma e incoraggiare i lavoratori a rivolgersi ai propri colleghi o responsabili quando hanno bisogno di aiuto. In questo senso, potrebbe rivelarsi molto utile fornire l'accesso a risorse come workshop, seminari e materiali online sulla salute mentale.

Un altro modo per contribuire al benessere mentale dei dipendenti è incoraggiarli ad adottare uno stile di vita più sano, ad esempio svolgendo regolarmente attività fisica e consumando cibi salutari.

Qualsiasi importo investito in risorse o iniziative per la salute mentale della forza lavoro sarà probabilmente recuperato attraverso la riduzione dell'assenteismo. Un approccio di questo tipo contribuisce, inoltre, a contrastare il presenzialismo, ovvero il fenomeno per cui i dipendenti si presentano al lavoro anche quando non si sentono bene.

assenze dovute a bullismo e molestie.

Quando bullismo e molestie diventano un problema, è probabile che i tassi di assenteismo siano più elevati rispetto alla media. Le persone coinvolte, infatti, tendono ad assentarsi a causa dello stress e dell'ansia che ne derivano.

Da un sondaggio pubblicato da Monster.com nel 2019, è emerso che quasi il 94% degli intervistati era stato oggetto di episodi di bullismo sul lavoro, rispetto al 75% che aveva dichiarato altrettanto in uno studio del 2008. Il dato più sorprendente, però, è un altro: più della metà degli intervistati (51%) ha riferito di essere stato vittima di bullismo da parte di un superiore o di un responsabile.

Si tratta chiaramente di una questione che richiede una risposta prudente, ma incisiva da parte del reparto HR. Ecco alcuni provvedimenti che potrebbero essere adottati in queste situazioni:

• Istituire politiche dedicate che definiscano i comportamenti considerati come forme di bullismo o molestie e il modo in cui saranno disciplinati
• Definire i canali e le modalità che i dipendenti possono utilizzare per segnalare episodi o esporre dubbi in assoluta riservatezza
• Disporre di procedure d'indagine chiare, con tempistiche definite, da seguire ogni volta che vengono presentate una segnalazione o una denuncia
• Raccogliere e analizzare regolarmente feedback sulle politiche in materia di bullismo e molestie per assicurarsi che siano idonee allo scopo

ricerca di un nuovo lavoro.

Un altro motivo comune per cui le persone tendono ad assentarsi in modo non pianificato riguarda la partecipazione a un colloquio o a una valutazione per un altro lavoro. I dipendenti potrebbero anche chiedere un congedo per malattia per avere più tempo da dedicare alla ricerca di un altro impiego, all'aggiornamento del CV o alla compilazione delle domande di candidatura.

Questo è un altro caso in cui è necessario disporre di politiche chiare in modo che i lavoratori sappiano quali motivazioni sono ritenute accettabili per assentarsi dal lavoro.

Alcune aziende potrebbero essere disposte a concedere al proprio personale la flessibilità necessaria per partecipare ai colloqui di lavoro durante il normale orario. Anche se questo può sollevare timori circa la possibilità di favorire un tasso eccessivo di turnover del personale, dimostrare fiducia e quindi concedere un certo grado di libertà e controllo sul proprio lavoro potrebbe aumentare la soddisfazione professionale, riducendo la probabilità che i dipendenti lascino l'azienda.

Se ti trovi a dover fare i conti con un alto tasso di assenteismo in azienda e pensi che la ricerca di lavoro da parte dei dipendenti sia uno dei fattori determinanti, potrebbe essere il momento giusto per riconsiderare i tuoi metodi di assunzione e il modo in cui interagisci con il personale.

assenteismo sul lavoro: come influisce sulle prestazioni aziendali?

Alti tassi di assenteismo sono fonte di problemi in qualsiasi organizzazione.

Numerose assenze possono impattare sia sul business che sul morale. Per esempio, assenze non pianificate si riflettono su altri lavoratori che potrebbero dover fare straordinari o aumentare i carichi di lavoro per coprire i colleghi. Se sono coinvolte mansioni di front office a farne le spese possono essere gli stessi clienti. Ritardi nei progetti e nei processi decisionali sono inevitabili conseguenze dell’assenteismo.

In accordo con lo U.S. Centers for Disease Control and Prevention i datori di lavoro americani perdono 225,8 miliardi di dollari all’anno a causa dell’assenteismo - con una media di $1.685 per lavoratore. L’IZA Institute of Labor Economics stima che un aumento dell’1% delle assenze per malattia genera una perdita di produttività dello 0,24%. Solo nel Regno Unito, mediamente 15,4 milioni di giorni lavorativi vengono persi ogni anno a causa di stress, ansia e depressione collegate al lavoro con un costo stimato di £13.5 milioni. 

Il costo totale delle ore di assenza come percentuale sulla busta paga, considerando sia costi diretti e indiretti, si attesta fra il 20,9% e il 22,1% negli Stati Uniti, tra il 32,8% e il 34% in Australia e tra il 36,3% e il 38,3% in Europa.

Anche se il business non registra nell'immediato una significativa perdita di produttività a causa dell’assenteismo, è utile in ogni caso identificare, misurare e motivare le principali cause di assenza. Questo potrebbe richiedere dei cambi nella cultura lavorativa, nell'approccio manageriale e nella comunicazione interna, ma tale sforzo può produrre risultati sorprendenti anche oltre le attese. Il coinvolgimento e la retention possono crescere nel tempo, dando un boost alle performance di business e alla crescita.

come ridurre l'assenteismo sul lavoro.

I costi diretti e indiretti associati ad assenze o cali di prestazione sono considerevoli, in particolare per le piccole e medie imprese. Il contenimento dell' assenteismo da parte dei datori di lavoro comporta pertanto vantaggi tangibili, tra cui:

• riduzione dei costi relativi al personale
• miglioramento del morale dei dipendenti
• maggiore produttività
• migliori tassi di retention

Quindi, il primo passo da compiere consiste nel definire lo scostamento tra quanto pianificato e le assenze inaspettate. Nonostante possa sembrare un semplice esercizio, può rivelarsi più complicato di quanto si pensi. 

Una volta identificate le assenze non pianificate, l'analisi dei dati può aiutare a determinare in che modo incidono sull'organizzazione. Ad esempio:

• Vi è bisogno di ricorrere alla flessibilità per coprire il carico di lavoro?
• Le date di consegna dei progetti sono state rinviate?
• Le vendite hanno subito delle ripercussioni? 

Da questo punto in poi si può iniziare a misurare l’estensione del problema, ad esempio tenendo traccia del numero di assenze mensili e, successivamente, restringere il focus sulle business units o dipartimenti che rilevano un livello particolarmente alto di assenteismo.

Per ultimo occorrerà entrare in profondità nell’analisi e identificare le ragioni che spingono i dipendenti a non presentarsi al lavoro e che potrebbero impattare sull'azienda, cosi da potervi porre rimedio.

gestire l'assenteismo sul lavoro con una pianificazione proattiva e soluzioni a lungo termine.

L'assenteismo può essere gestito attraverso diverse misure e strategie. Tra le più efficaci rientrano:

1. l'adozione di un approccio proattivo, che aiuterà a pianificare in anticipo il modo in cui far fronte agli effetti della carenza di personale
2. una visione di lungo termine, che consentirà di identificare e gestire i motivi per cui le persone tendono ad assentarsi in modo non pianificato

Vediamo queste strategie nel dettaglio.

diventare proattivi e pianificare.

I datori di lavoro che ottengono il maggior successo nella gestione dell'assenteismo e nella mitigazione del suo impatto sull'azienda sono quelli che adottano un approccio proattivo anziché limitarsi a reagire alla carenza di personale e a coprire i vuoti di organico. 

Condurre un'analisi della forza lavoro e svolgere altre attività, come le verifiche delle competenze, aiuterà ad ottenere un quadro chiaro della situazione attuale in termini di capacità e skill, nonché a individuare le aree che potrebbero rivelarsi più problematiche in caso di elevati livelli di assenteismo. In questo modo sarà molto più semplice anticipare le sfide derivanti dalla riduzione del personale e affrontarle in maniera efficiente.

Essere pronti a gestire i periodi di carenza di personale identificando le attività e le mansioni critiche per il funzionamento del business è fondamentale. Successivamente, sarà creare un elenco dettagliato delle conoscenze e delle competenze richieste per svolgere tali mansioni, in modo da capire quali attività devono assumere la priorità e quali possono essere eseguite da altri dipendenti in assenza di membri chiave del personale. Queste strategie rappresentano generalmente buone pratiche dal punto di vista della gestione e della pianificazione della forza lavoro, poiché permettono di utilizzare al meglio i talenti disponibili e di assegnare i compiti in modo più efficace.

Individuare le competenze necessarie per completare compiti critici e disporre di un quadro chiaro delle capacità della forza lavoro aiuterà inoltre a creare piani di formazione e sviluppo efficaci. A sua volta, l'implementazione di programmi di formazione appositamente studiati per migliorare le competenze nelle aree critiche contribuirà a garantire la continuità del core business anche in caso di carenza di personale 

individuare le cause alla radice dell'assenteismo.

Un altro modo per affrontare l'assenteismo e la gestione della forza lavoro consiste nell’individuare le ragioni di fondo per cui le persone tendono ad assentarsi. Un approccio di questo tipo può favorire soluzioni durature e a lungo termine che consentono di contenere il livello complessivo di assenteismo.

Come abbiamo visto, le cause alla radice dell'assenteismo possono essere diverse.

Per identificare questi problemi, è necessario stabilire una buona comunicazione con i dipendenti e comprendere il modo in cui le persone percepiscono il proprio lavoro.

in che modo Randstad può aiutarti a gestire l'assenteismo sul lavoro.

Quando l'assenteismo inizia a diventare un problema serio per il tuo business, devi cercare una soluzione. Con ogni probabilità, scoprirai che una gestione efficace di questo problema non si limita a un singolo metodo o approccio, ma consiste in una serie di tattiche combinate per ottenere risultati positivi e duraturi.

Anche se è importante gestire e la forza lavoro in modo da garantire un uso ottimale delle competenze e delle risorse disponibili in qualsiasi momento, bisogna essere preparati ad assumere lavoratori qualificati e affidabili quando ce n'è bisogno. Oltre a reagire rapidamente alle sfide create dall'assenteismo, è necessario individuare i motivi per cui si sta trasformando in un problema per l'azienda e impegnarsi in modo proattivo per coinvolgere i propri dipendenti.

In breve, è necessario adottare un approccio olistico, che si concentri sia su temi come il benessere, il coinvolgimento e la soddisfazione professionale del personale, sia su processi HR fondamentali, come la pianificazione e il recruitment della forza lavoro. Dall'assunzione di lavoratori flessibili per aumentare all'occorrenza la capacità di personale, all'ottimizzazione della pianificazione delle risorse, della programmazione e della formazione, per aiutare i dipendenti a esprimere tutto il loro potenziale, siamo in grado di supportarti in diverse fasi del percorso.

Se vuoi sapere di più su come abbiamo aiutato i nostri clienti ad affrontare questa sfida, leggi il case study di un'azienda di logistica a livello globale che si è rivolta a noi quando l'elevato livello di assenteismo ha iniziato a creare grossi problemi, come il mancato rispetto delle scadenze e spese eccessive per gli straordinari. 

Oppure contattaci per una consulenza personalizzata.