Secondo alcuni studi, circa il 95% dei datori di lavoro utilizza già il controllo delle referenze dei lavoratori (reference checking) nel processo di ricerca e selezione del personale. Tuttavia, spesso non ne viene compreso appieno il reale valore.
Nella realtà odierna, contraddistinta da un mercato del lavoro altamente competitivo, infatti, è quanto mai necessario assicurarsi che le aziende assumano il candidato più idoneo. Se eseguito correttamente, il reference checking può contribuire a questo scopo. Ad esempio, può aiutare a determinare la compatibilità tra il candidato e l’azienda e il suo potenziale.
Per sfruttare al meglio il processo di controllo delle referenze, occorre comprendere esattamente in cosa consiste questo strumento, il valore aggiunto che apporta al processo di recruiting e le best practice per utilizzarlo in modo efficace.
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scopri i servizicos'è il "reference checking"?
I reference checking vengono solitamente condotti nella fase finale del processo di ricerca e selezione del personale. Il loro scopo è quello di acquisire informazioni su un potenziale dipendente, attraverso la richiesta di feedback da parte di attuali ed ex colleghi di lavoro. Per ottenere questo feedback è necessario porre al referente una serie di domande sul candidato, tramite una telefonata o via e-mail.
Il processo di controllo delle referenze è molto semplice.
- Il candidato fornisce un elenco di attuali ed ex colleghi di lavoro, manager e professori che conoscono personalmente le sue capacità e qualità professionali.
- In base alle informazioni di contatto trasmesse, l’azienda ha il compito di contattare ciascun referente e porre loro una serie di domande. Ad esempio: “Come giudica la capacità del candidato di lavorare in team?”.
Trattandosi di una procedura che solitamente si svolge nelle fasi finali del processo di ricerca e selezione del personale, è sufficiente effettuare un reference checking sui candidati che si intende assumere.
Sebbene il processo possa sembrare semplice, il trucco per raccogliere feedback utili consiste nell’assicurarsi di porre le giuste domande. In altre parole, non è consigliabile effettuare un reference checking senza aver predisposto un piano di azione strategico.
perché i controlli delle referenze dei lavoratori sono importanti?
Sono diverse le ragioni per cui si rende necessario effettuare un reference checking, tra cui:
raccogliere informazioni rilevanti.
Spesso i referenti aziendali rappresentano una delle fonti migliori per raccogliere informazioni su un candidato in ambito lavorativo. Difatti, essi possono rivelarsi l'unica fonte, oltre al candidato stesso, in grado di conoscere in prima persona le sue performance e capacità professionali.
Porre le giuste domande durante il processo di reference checking può consentire di ottenere una grande quantità di informazioni. Ad esempio:
- i punti di forza e di debolezza del candidato
- le sue capacità di rispettare le scadenze
- la sua disponibilità a imparare sul campo.
Questo, a sua volta, permette di determinare se possiede le competenze e le qualità necessarie per la posizione da ricoprire.
determinare la compatibilità con la posizione lavorativa.
I professionisti HR sono consapevoli del fatto che possedere le giuste competenze è soltanto uno dei fattori da considerare nel processo di selezione del personale. Oltre alla compatibilità con la posizione lavorativa, occorre che il candidato sia affine anche ai valori e alla cultura aziendale.
Il reference checking è utile al fine di stabilire se il candidato è adatto alle esigenze dell’azienda. In fin dei conti, chi meglio di chi ha lavorato con il candidato nel quotidiano può conoscerlo? Generalmente, è possibile capire dal modo in cui i referenti rispondono alle domande se gode di buona reputazione o se è semplicemente uno dei tanti colleghi di lavoro.
A questo proposito, è bene includere alcune domande che si riferiscano direttamente alla cultura aziendale. Ad esempio, se l’azienda promuove una cultura del lavoro basata sulla collaborazione, è opportuno porre ai referenti domande sulla capacità del candidato di lavorare in team. In alternativa, è lecito chiedere di indicare i casi in cui il candidato ha lavorato in gruppo alla realizzazione di un progetto specifico.
verificare le informazioni dei candidati.
Uno dei vantaggi principali del controllo delle referenze dei lavoratori consiste nella possibilità di verificare le informazioni riportate nel curriculum e nella domanda di lavoro del candidato.
Non ci si deve esimere dal chiedere ai referenti di verificare informazioni come la qualifica, le mansioni, le responsabilità professionali, la formazione e le competenze. Gli attuali ed ex colleghi di lavoro sono spesso le persone più indicate ad esprimere un giudizio sulle capacità e attitudini del nuovo potenziale dipendente.
Occorre anche tenere presente che i referenti spesso esprimono le loro opinioni personali, le quali possono dipendere da una serie di fattori. Inoltre, non bisogna dimenticare che la maggior parte dei candidati si limita a fornire i nominativi dei referenti che sanno che potranno esprimere un giudizio positivo su di loro.
Per ottenere chiarezza su alcune di queste risposte, è necessario porre domande di follow-up. Ad esempio, se il referente afferma che il candidato è dotato di una buona capacità di leadership, occorre chiedere quali sono le sue capacità specifiche in tale ambito.
individuare i segnali d’allarme.
Un altro vantaggio offerto dai reference checking è la possibilità di mettere in guardia le aziende da potenziali problemi con il candidato.
Ad esempio, se le risposte fornite dai referenti non sono in linea con quanto indicato nel curriculum, ciò potrebbe significare che il talento ha enfatizzato in maniera eccessiva alcune delle sue competenze ed esperienze.
Il referente potrebbe anche inavvertitamente alludere a comportamenti scorretti sul luogo di lavoro, come assenze frequenti, ritardi, polemiche e offese.
Alcuni segnali d’allarme a cui prestare attenzione sono:
- il candidato non ha avvisato il referente della chiamata
- il referente non è in grado di rispondere a domande di base sul candidato
- le informazioni di base relative alla professione, come il titolo e le mansioni, non corrispondono a quanto indicato nel curriculum del candidato.
- il referente dichiara di non essere la persona più indicata per rispondere alle domande.
come condurre un reference checking efficace.
Il modo in cui si svolge il processo di reference checking può influire sul suo valore reale.
Per esempio, un controllo delle referenze condotto frettolosamente e senza una pianificazione chiara, è probabile che fornisca risultati limitati.
Al contrario, un reference checking strutturato in modo strategico può fornire spunti utili per prendere decisioni ottimali durante il processo di recruiting.
Ecco le best practice da tenere in considerazione per pianificare un processo di reference checking efficace.
preparare le domande di controllo delle referenze in anticipo.
Non conviene mai condurre un reference checking senza la dovuta preparazione. Se non si vogliono ottenere feedback confusi o irrilevanti, è bene prendersi un po’ di tempo prima di procedere.
- Innanzitutto, occorre chiedere alle persone che hanno preso parte al processo di selezione, un parere sul candidato. Quali sono i dettagli che si desiderano approfondire? Quali sono le perplessità sulle sue soft e hard skill?
- Dopodiché, si dedica del tempo a rileggere il curriculum, la domanda e la lettera di presentazione del candidato. Così come riprendere gli appunti del colloquio svolto e tutte le informazioni pertinenti per rinfrescare la memoria.
- È inoltre opportuno determinare la finalità del reference checking. L’obiettivo principale è verificare le competenze del candidato, determinare se è idoneo alla posizione lavorativa o assicurarsi che non ci siano problemi di fondo? Comprendere quale sia la finalità principale consente di concentrarsi sulla formulazione di domande in grado di fornire i risultati desiderati.
- È altresì consigliabile disporre di un elenco di domande già pronte prima di avviare il processo di reference checking. Questa fase assicura di raccogliere informazioni pertinenti e coerenti, evitando qualsiasi problema di conformità.
informare i candidati.
Bisogna assicurarsi di far sapere al candidato che si procederà a un controllo delle sue referenze lavorative. È inoltre consigliabile verificare con i team legali se è necessario ottenere il consenso esplicito da parte del candidato prima di contattare i referenti.
Infine, è bene assicurarsi di aver compreso quali informazioni sui candidati si possono o non si possono raccogliere e come gestire questi dati in un secondo momento.
Quando si parla di reference checking, infatti, è necessario conoscerne i limiti legali. Ad esempio, molti paesi non consentono ai datori di lavoro di richiedere informazioni personali su un candidato. Questi limiti legali valgono in genere anche per le referenze di un candidato.
A tal proposito, in Italia, l’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori “fa divieto al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore”.
porre domande dirette e a risposta aperta.
Nonostante alcune domande a risposta chiusa possano rivelarsi utili, soprattutto all'inizio e al termine della conversazione, queste non apportano alcun un valore reale. Anzi, impediscono ai referenti di fornire informazioni complete sulle capacità effettive del candidato.
La maggior parte delle domande deve dare al referente la possibilità di fornire tutte le informazioni che ritiene opportune. Le domande a risposta aperta sono quindi le più indicate per il reference checking, in quanto lasciano al referente un maggiore margine di azione per rispondere.
Per esempio:
- Quali sono state le principali responsabilità del candidato nel ruolo che ricopriva?
- Come il candidato ha gestito i conflitti sul lavoro?
- Quali sono, secondo Lei, i maggiori punti di forza e di debolezza del candidato?
non fare supposizioni.
Quando si effettua un reference checking, è sempre opportuno attenersi ai fatti, chiedendo ai referenti di corroborare le opinioni con esempi concreti. Ad esempio, se il referente afferma che il candidato è adatto alla posizione lavorativa, bisogna porre ulteriori domande per sapere quali sono le competenze specifiche che lo rendono tale.
Inoltre, si consiglia di non dare troppo peso all'atteggiamento o al tono del referente. Non conoscendolo personalmente, è impossibile stabilire se si tratta del suo tono di voce naturale, se sta semplicemente avendo una brutta giornata o se il suo atteggiamento ha a che fare in qualche modo con il candidato.
non affrettare il processo.
I reference checking si rivelano molto preziosi ai fini del processo di ricerca e selezione del personale, ma possono richiedere una notevole quantità di tempo.
Se il reference checking avviene per telefono, è necessario prevedere un tempo sufficiente per porre tutte le domande. Se i referenti si sentono messi sotto pressione, potrebbero essere riluttanti a fornire risposte complete. A loro volta, questi controlli potrebbero non essere in grado di fornire le informazioni di cui si ha bisogno.
In alternativa, se si fa ricorso all'e-mail, è bene concedere ai referenti alcuni giorni per completare il modulo e, se necessario, inviare un promemoria amichevole.
non interrompere il referente.
È bene evitare di interrompere i referenti mentre parlano, per non impedirgli di fornire informazioni preziose sul candidato. Al contrario, occorre porre la propria domanda e lasciare al referente il tempo di raccogliere le idee e rispondere.
In ogni caso, è lecito riportare il referente sull'argomento qualora questo si discosti troppo dalla domanda iniziale o inizi a rivelare informazioni private sul candidato.
chiedere referenze professionali.
È ben noto che i candidati sono più propensi a fornire i nominativi dei referenti di cui si fidano affinché esprimano un giudizio positivo nei loro confronti. Sebbene questa pratica non possa essere impedita, si può chiedere al candidato di fornire solo i nominativi di persone con cui lavora attualmente o ha lavorato in passato.
Inoltre, è possibile chiedere al candidato di non utilizzare come referenze i membri della famiglia, anche se in precedenza ha lavorato con loro. Adottare questi accorgimenti può migliorare in modo considerevole lo standard qualitativo delle referenze, garantendo una conoscenza diretta delle competenze professionali del candidato.
esempi di domande per il reference checking.
Prima di effettuare un controllo delle referenze del lavoratore, è bene chiedere il parere degli altri membri del team di ricerca e selezione del personale.
Ad esempio, si può chiedere loro di segnalare eventuali aree del cv del candidato che necessitano ulteriori input o aree di criticità. Durante l'incontro con il referente, sarà possibile utilizzare queste informazioni per porre domande strettamente legate alla mansione da ricoprire.
In genere, il primo step dei reference checking è costituito da alcune domande di base, volte a confermare che il referente abbia effettivamente lavorato con il candidato. Ad esempio:
- “Per quanto tempo ha lavorato con il candidato?”
- “Qual era il ruolo del candidato?”
- “Quali compiti e responsabilità specifiche aveva il candidato nel suo ruolo?”
In una fase successiva, si può passare a domande più attinenti alla mansione, come ad esempio:
- Come giudica la capacità del candidato di gestire situazioni di stress?
- Quanto il candidato ha saputo gestire i conflitti sul lavoro?
- Come vengono valutate le capacità lavorative del candidato rispetto ad altri che ricoprono ruoli simili?
- Conosce le ragioni per cui il candidato ha rassegnato le dimissioni?
- Assumerebbe nuovamente o raccomanderebbe il candidato per questa posizione?
Parallelamente, è bene dare al referente la possibilità di fornire ulteriori informazioni sul candidato, di rispondere a eventuali perplessità o di chiarire le risposte date in precedenza.
Si consiglia di scaricare la nostra guida per accedere all’elenco completo di domande da porre durante il processo di reference checking.
