Quando si decide di allargare il proprio team di lavoro, una delle prime considerazioni che accompagna la selezione della nuova risorsa riguarda il costo del nuovo dipendente.
Gli oneri a carico dell’azienda che assume, infatti, non includono solo la retribuzione. Lo stipendio è solo la punta dell’iceberg quando si parla dei costi legati a un dipendente. Dietro ogni contratto di lavoro ci sono una serie di oneri diretti e indiretti che le imprese devono considerare per avere una visione completa dell’impatto finanziario di ogni assunzione sul bilancio aziendale.
Vediamo quanto costa un dipendente a un’azienda.
indice dei contenuti:
il costo del personale non include solo lo stipendio.
Il costo del personale per un’azienda non si limita al solo stipendio, ma include una serie di spese dirette e indirette che, insieme, costituiscono una parte significativa del bilancio aziendale.
Per valutare con precisione quanto costi realmente assumere e mantenere un dipendente, è necessario andare oltre la semplice retribuzione mensile, considerando tutte le spese correlate alla gestione delle risorse umane.
I costi diretti sono principalmente quelli associati alla retribuzione del dipendente. Questi comprendono lo stipendio base, le eventuali mensilità aggiuntive (tredicesima e quattordicesima), i contributi previdenziali e assistenziali, il TFR e altri incentivi economici come i premi di produzione.
Questo tipo di spesa è quella più evidente e tangibile per l’azienda perché rappresenta le somme versate direttamente ai dipendenti in cambio del loro lavoro e dell'effettiva produzione di beni e servizi. Tuttavia, non esaurisce l’impatto finanziario che un’assunzione ha sull’impresa. I costi indiretti, infatti, sono un altro elemento importante da considerare.
I costi indiretti includono tutte quelle spese che l'azienda sostiene per assicurare che i dipendenti possano svolgere correttamente le loro funzioni. Non sono direttamente legate alla produzione, ma sono indispensabili per rendere l’ambiente di lavoro positivo e produttivo.
Rientrano in questa categoria di costi la formazione, che rappresenta un investimento per migliorare le competenze dei dipendenti e mantenerli aggiornati sulle novità del settore, e il welfare aziendale, che include benefit come buoni pasto, piani di assicurazione sanitaria integrativa e altre forme di supporto che contribuiscono a migliorare la qualità della vita del personale e a mantenere alta la motivazione.
È essenziale ricordare che assumere nuovi dipendenti comporta anche altre spese legate alla gestione quotidiana delle risorse umane in azienda. Un esempio sono i processi di selezione, assunzione e onboarding, che richiedono un ingente investimento in termini di tempo e denaro per individuare i candidati più adatti e garantire loro un inserimento efficace nell’organizzazione.
Il costo totale del personale, quindi, è un insieme di voci che vanno monitorate e gestite con attenzione per assicurare la sostenibilità finanziaria dell’azienda. Attraverso una gestione consapevole e una pianificazione accurata, le imprese possono ottimizzare le risorse investite, massimizzando i benefici per il business.
gli elementi che compongono il costo del personale.
Per ottenere un quadro completo e realistico del costo del personale, è fondamentale analizzare le principali voci di spesa che lo compongono. Questi elementi possono variare in base alle politiche aziendali e alle esigenze specifiche dell’impresa. Tuttavia, esistono una serie di costi diretti e indiretti che sono comuni alla maggior parte delle organizzazioni.
Tra i principali costi diretti ci sono:
- RAL (Retribuzione Annua Lorda);
- contributi previdenziali e assistenziali;
- TFR (Trattamento di Fine Rapporto).
RAL (Retribuzione Annua Lorda).
La Retribuzione Annua Lorda (RAL) rappresenta il totale complessivo delle somme che un'azienda destina alla remunerazione dei suoi dipendenti nell'arco di un anno. Include non solo lo stipendio mensile del lavoratore, ma anche i contributi a carico dell'azienda e le mensilità aggiuntive come la tredicesima e la quattordicesima.
La tredicesima mensilità è un diritto per tutti i dipendenti, che la ricevono generalmente come extra nel mese di dicembre, mentre la quattordicesima, prevista solo da determinati contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL), viene erogata tipicamente nel mese di luglio.
contributi previdenziali e assistenziali.
I contributi previdenziali e assistenziali, obbligatori per legge ed essenziali per garantire una serie di tutele ai lavoratori, rappresentano una componente fondamentale dei costi del personale e sono a carico sia del dipendente che del datore di lavoro.
I contributi previdenziali versati all'INPS garantiscono al dipendente il trattamento pensionistico, l’assicurazione per malattia e maternità e il supporto in caso di cassa integrazione. Si tratta di somme trattenute dalla busta paga del lavoratore e a cui l’azienda contribuisce con un’ulteriore quota, calcolata sulla base dello stipendio lordo del dipendente.
I datori di lavoro sono tenuti a versare contributi anche all’INAIL per finanziare le assicurazioni contro gli infortuni e le malattie professionali. Questi sono finalizzati a coprire le spese per l’assistenza ai lavoratori in caso di incidenti sul lavoro o di patologie legate allo svolgimento dell’attività lavorativa.
Trattamento di Fine Rapporto (TFR).
Il Trattamento di Fine Rapporto (TFR) è una somma che l’azienda accantona annualmente per ogni dipendente, come forma di liquidazione da corrispondere al termine del rapporto di lavoro.
Questa somma viene calcolata annualmente sulla base della retribuzione lorda del dipendente ed è proporzionale al periodo di lavoro svolto. Si calcola dividendo la Retribuzione Annua Lorda (RAL), comprensiva di eventuali tredicesima e quattordicesima mensilità, per 13,5.
Finora, abbiamo esplorato i costi diretti associati ai dipendenti, ma un rapporto di lavoro porta con sé anche altre spese che l'azienda deve sostenere. Oltre alla RAL, ai contributi e al TFR, ci sono altre voci di spesa che riguardano la gestione del personale e che influiscono sul bilancio aziendale.
I principali costi indiretti, spesso meno visibili di quelli diretti ma comunque rilevanti, sono legati a:
- assenteismo e turnover;
- tempi di copertura delle vacancy;
- formazione e induction;
- benefit e welfare aziendale.
assenteismo e turnover.
Un elevato tasso di assenteismo comporta un considerevole carico finanziario per l’azienda. Quando non si dispone di un numero di persone sufficiente per svolgere i compiti necessari, bisogna scegliere tra queste opzioni:
- pagare per procurarsi personale aggiuntivo con un breve preavviso;
- ridistribuire i lavoratori a disposizione;
- chiedere loro di fare gli straordinari.
Le ultime due opzioni possono causare una perdita di produttività perché i dipendenti vengono distolti dalle loro consuete attività e potrebbero non possedere le competenze richieste per svolgere il lavoro in questione. Occorre, inoltre, considerare le possibili ripercussioni di uno skill mismatch come, ad esempio, l’aumento dello stress.
Anche il turnover del personale comporta costi e svantaggi. Se un numero troppo alto di persone abbandona l’azienda, è necessario investire una grande quantità di tempo, denaro ed energia nel recruitment per colmare le lacune nella forza lavoro. Oltre alle evidenti implicazioni finanziarie, questo potrebbe provocare disagi sul posto di lavoro e influire negativamente sul morale dei dipendenti.
tempi di copertura delle vacancy.
La difficoltà di coprire le posizioni vacanti per un periodo di tempo prolungato è un altro esempio di costo indiretto che può passare facilmente inosservato e che molte aziende tendono a sottovalutare.
L’impresa può subire una perdita in termini di efficienza e produttività. Mentre investe tempo e risorse nella ricerca del candidato ideale, le mansioni correlate alla posizione vacante rimangono scoperte o vengono gestite in modo provvisorio.
Questa situazione porta in molti casi a una redistribuzione del carico di lavoro tra i membri del team esistente, il che può aumentare lo stress e ridurre la motivazione. Più tempo richiede la selezione del personale, meno energia e risorse possono essere dedicate ad altre attività aziendali fondamentali per la redditività del business.
formazione e induction.
Il processo di recruitment non si conclude con la firma del contratto di lavoro. Per raggiungere risultati realmente ottimali è necessario supportare i dipendenti mentre acquisiscono dimestichezza con il nuovo ruolo e si integrano nell’organizzazione.
È possibile che questo processo includa attività di formazione aziendale o mentoring informali da parte di altri dipendenti.
Se, da una parte, tutto questo può contribuire a velocizzare l’adattamento dei neoassunti e a renderli più produttivi in tempi brevi, dall’altra non viene percepito come un costo evidente, anche se richiede tempo e influisce sulla produttività degli altri membri del personale.
Occorre, inoltre, considerare non solo i costi aggiuntivi legati al conseguimento di certificazioni per determinate competenze e al temporaneo aumento delle misure di controllo della qualità, ma anche la potenziale riduzione della produttività del team.
benefit e welfare aziendale.
Il welfare aziendale è un insieme di prestazioni non monetarie che permettono di creare un ambiente di lavoro positivo e motivante e di migliorare il benessere e la qualità della vita dei dipendenti.
Uno degli strumenti di welfare più diffusi sono i benefit aziendali che, sebbene contribuiscano a rafforzare l’employer branding, a migliorare la reputazione dell'azienda e ad aumentare l'engagement dei dipendenti, rappresentano un costo per il datore di lavoro.
Tra i benefit (flexible benefit e fringe benefit) più apprezzati ci sono l'assicurazione sanitaria, i buoni pasto, i programmi di benessere, la previdenza integrativa, l’auto aziendale e la flessibilità lavorativa. Rappresentano tutti un investimento per l'azienda, ma consentono di attrarre e trattenere talenti.
come eseguire una simulazione di costo di un dipendente.
Non è possibile stabilire a priori e universalmente una formula univoca per il calcolo del costo di un dipendente perché, come abbiamo visto, le variabili da considerare sono innumerevoli.
Tuttavia, volendo fornire un esempio, è possibile considerare alcuni costi diretti di base: retribuzione comprensiva di tredicesima e contributi.
Per calcolare il costo che l’azienda deve sostenere, prendendo in esame il caso di un dipendente assunto a tempo indeterminato, con orario full-time, che guadagna 1.900 euro lordi al mese, è possibile procedere come segue:
- retribuzione annua (non comprensiva di tredicesima mensilità): 1.900 euro x 12 mesi = 22.800 euro;
- tredicesima mensilità: 22.800 euro + 1.900 euro = 24.700 euro (RAL);
- contributi previdenziali e assistenziali a carico dell’azienda (percentuale media 30%): 24.700 euro x 30% = 7.410 euro;
- quota TFR da accantonare: 24.700 euro : 13,5 = 1.829,63 euro - TFP (24.700 euro*0.50%) = -123,5 euro;
- somma complessiva: 24.700 euro + 7.410 euro + 1.829,63 euro - 123,5 euro = 33.939,63 euro (33.816,13).
Volendo avere un’idea maggiormente realistica, a questo costo complessivo dovrebbero essere aggiunti tutti i costi diretti e indiretti visti in precedenza, il costo legato ai cd. CTB INAIL (assicurazione contro gli infortuni - calcolati sulla base della qualifica e dello storico infortuni dell’azienda) e eventuali costi aggiuntivi per fondi di categoria.
quanto costa assumere un dipendente in Italia?
Il costo di assunzione di un dipendente in Italia varia in base a diversi fattori. Tra i principali:
- inquadramento professionale;
- settore in cui opera l’azienda;
- difficoltà di reperimento della figura;
- ricorso o meno ad agenzie specializzate in ricerca e selezione del personale;
- canali utilizzati per promuovere la vacancy;
- tipologia e durata del contratto di lavoro;
- possibilità di accedere ad agevolazioni e sgravi contributivi.
Devono essere considerati anche tutti i costi relativi all’inquadramento INAIL e INPS. Ai costi per le pratiche di assunzione, poi, vanno aggiunti quelli che riguardano le pratiche mensili, come la compilazione delle buste paga.
In linea di massima, le voci che fanno lievitare in modo significativo il costo del personale sono quelle relative alle tasse e ai contributi. Lo stipendio lordo, in caso sia di contratto a tempo indeterminato che determinato, infatti, comprende, come abbiamo visto, tutti gli oneri contributivi e assistenziali.
La differenza principale tra contratto a tempo indeterminato e determinato sta nella durata. Da un punto di vista di costi, invece, il secondo tipo di rapporto comporta oneri leggermente superiori rispetto al primo. Ciò è dovuto al fatto che per i contratti di lavoro a tempo indeterminato sono previsti degli incentivi in termini di deduzione ai fini IRAP del costo del lavoro.
L’obiettivo è quello di contrastare il cuneo fiscale contributivo - la differenza tra il costo totale sostenuto da un’azienda per un lavoratore e la retribuzione netta che resta al dipendente - che in Italia è mediamente pari a circa il 42% rispetto ad una media europea del 36%.
Come è chiaro, l’esborso complessivo per un’azienda che vuole assumere un dipendente in Italia è altamente variabile.
Per massimizzare l'efficienza e identificare le opportunità di risparmio è essenziale essere consapevoli dei molteplici fattori che influenzano i costi del personale nel lungo termine. Allo stesso tempo, è anche importante guardare ai costi del personale non solo come una spesa, ma come un investimento fondamentale per la crescita e il successo dell’azienda.
come ridurre i costi del personale in azienda.
I costi del personale rappresentano una delle spese che più pesano sul bilancio aziendale. Tuttavia, è possibile analizzare questi costi e implementare strategie efficaci per ridurli.
Innanzitutto, è necessario ottimizzare la gestione delle risorse umane, migliorando l’efficienza con programmi di formazione continua e sviluppo delle competenze interne. Questo garantirà la competitività aziendale e l’innovazione nel lungo termine.
La pianificazione di attività e turni all’interno dell’organizzazione può aiutare a ridurre i costi del personale legati agli straordinari, così come l’esternalizzazione di alcune funzioni non core e il ricorso a contratti flessibili possono incidere positivamente sul costo del lavoro. Inoltre, considera l’implementazione di un piano di welfare aziendale: uno strumento che non solo ti consentirà di ridurre i costi del personale, ma anche di ridurre il cuneo fiscale.
