il processo di onboarding aziendale.

Il processo di onboarding aziendale è un insieme di attività strategiche volte a facilitare l'inserimento di nuovi dipendenti all’interno dell’organizzazione. Non si tratta solo di introdurre le nuove risorse alle loro mansioni, ma anche di presentare la cultura aziendale.

È un momento critico per tutte le parti coinvolte: i neoassunti devono adattarsi a un ambiente di lavoro nuovo, fare una buona impressione su colleghi e superiori e acquisire dimestichezza con le dinamiche aziendali. I datori di lavoro devono far sentire i nuovi dipendenti ben accolti e supportarli affinché diventino pienamente operativi nel minor tempo possibile, ponendo le basi per il successo a lungo termine dell’impresa.

Il processo di onboarding si articola in diverse fasi, ciascuna delle quali richiede una pianificazione accurata. Dal pre-onboarding fino al momento in cui il nuovo assunto non raggiunge piena autonomia e produttività: nulla deve essere lasciato al caso e tutto deve essere organizzato nei minimi dettagli.

Scopriamo quali sono le fasi dell’onboarding aziendale, le strategie migliori per ottimizzare l’inserimento di una nuova risorsa nell’organico e i servizi più efficaci per rendere questa esperienza vantaggiosa sia per l'azienda che per i suoi dipendenti.

indice dei contenuti:

• le fasi dell'onboarding aziendale.
• strategie di onboarding aziendale.
• servizi a supporto dell'onboarding aziendale.

le fasi dell'onboarding aziendale.

Il processo di onboarding aziendale è una delle tappe più importanti dell’employee journey e si articola in 5 fasi principali:

1. Pre-onboarding: si tratta di una fase di preparazione essenziale, in cui svolgere alcune azioni chiave per informare e preparare l’azienda ad accogliere il neo assunto. Come approfondiremo più avanti, in questa fase del processo di onboarding ci si occupa, solitamente, della parte amministrativa dell’inserimento, si raccolgono tutti gli strumenti necessari al nuovo dipendente per svolgere il proprio lavoro e si informa l’organizzazione della nuova assunzione.
2. Orientamento: questa fase inizia il primo giorno di lavoro del nuovo professionista. È un momento in cui trasmettere le informazioni essenziali sulle politiche aziendali, sulla cultura e best practice, oltre a stabilire le aspettative in termini di risultati e collaborazione con l’azienda.
3. Formazione: è la fase del processo di onboarding dedicata all’apprendimento delle specificità del ruolo. I dettagli della formazione dipenderanno dalle mansioni, ma possono comprendere: processi, strumenti di lavoro, software e sistemi amministrativi.
4. Integrazione: si tratta della fase più lunga del processo, nella quale il nuovo assunto acquisisce una profonda comprensione del proprio ruolo e raggiunge il suo normale livello di produttività.
5. Follow-up e valutazione: in questa fase, il team HR dovrebbe programmare incontri periodici con il dipendente per raccogliere feedback, valutare i progressi e risolvere eventuali criticità legate al processo di onboarding.

Pianificare ciascuna di queste fasi con attenzione è un metodo infallibile per garantire che il nuovo assunto si integri con successo nell’organizzazione e sia incentivato a rimanere a lungo in azienda. Vediamo quindi come progettare un processo di onboarding in modo efficace.

1. pre-onboarding.

Iniziare un nuovo lavoro è un’esperienza impegnativa e, in alcuni casi, anche stressante. I nuovi assunti preferiscono affrontare il primo giorno senza sorprese e il pre-onboarding aiuta a ridurre queste incertezze, preparando sia il dipendente che l'azienda ad affrontare in modo fluido le fasi successive dell’onboarding.

Oggi, il pre-onboarding è indispensabile. Un'indagine condotta da Talmundo, in collaborazione con la Vlerick Business School, ha rilevato che il 40% dei lavoratori non ha ricevuto nemmeno le informazioni di base necessarie prima di iniziare e che una percentuale simile ha dovuto attendere oltre una settimana per avere a disposizione strumenti e attrezzature essenziali per il lavoro.

Lo studio ha dimostrato che un processo di pre-onboarding ben pianificato può aumentare in modo significativo la retention e ridurre drasticamente il numero di nuovi assunti che si dimettono prima ancora di iniziare.

Durante la fase di pre-onboarding, l’azienda si occupa di diverse attività. Innanzitutto, prepara tutta la documentazione necessaria all’assunzione. Procede poi con una comunicazione pre-arrivo, che fornisce dettagli chiari sul primo giorno di lavoro e introduce il neoassunto alla cultura aziendale. Infine, si occupa del setup dell'ambiente di lavoro: dalla configurazione della postazione ai dispositivi necessari per l’operatività, tutto deve essere pronto per accogliere il nuovo membro del team nel migliore dei modi.

2. primo giorno.

Il primo giorno è quello delle prime impressioni. L’accoglienza e l’orientamento devono essere ben organizzati, iniziando con un caloroso benvenuto e una presentazione chiara delle informazioni essenziali per muoversi in azienda. L'obiettivo è trasmettere sicurezza e far sentire il nuovo arrivato supportato fin dall'inizio.

Un altro aspetto molto importante è l’introduzione del nuovo dipendente al team. Incontrare i colleghi in un ambiente informale, magari durante una pausa caffè o un meeting dedicato, aiuta il neoassunto a iniziare a costruire relazioni e a sentirsi parte della squadra. 

Anche la configurazione degli strumenti di lavoro è una parte importante del primo giorno. Tutto, dal computer alle credenziali per accedere ai sistemi aziendali, dovrebbe essere pronto e funzionante per permettere al nuovo dipendente di iniziare a familiarizzare con il proprio ruolo senza intoppi.

Sono numerose le aziende che, ancora oggi, si concentrano esclusivamente sugli aspetti amministrativi durante l’orientamento del neoassunto, come evidenzia una ricerca di HCI. Compilare moduli o ascoltare presentazioni interminabili sulle policy aziendali, seppur necessario, non è sufficiente per creare coinvolgimento. 

Un processo di onboarding aziendale è efficace se mette al centro la connessione umana.

3. prima settimana.

Nella prima settimana, l’obiettivo principale è mettere il nuovo assunto nelle condizioni ideali per svolgere efficacemente il proprio lavoro. Per questo, è fondamentale organizzare incontri con figure chiave dell’azienda, come manager di reparto o team leader, che possono offrire una visione chiara delle responsabilità e degli obiettivi da raggiungere. Questi incontri aiutano il nuovo dipendente a comprendere chi sono i punti di riferimento all’interno dell’organizzazione e con chi dovrà collaborare più frequentemente.

Inoltre, durante questa fase, il neoassunto deve acquisire le competenze chiave per il ruolo. L’azienda dovrebbe organizzare sessioni pratiche sull’uso dei software e degli strumenti principali necessari per le sue mansioni, oltre che introdurre il nuovo dipendente agli strumenti amministrativi interni, come il sistema di gestione delle presenze o il portale delle risorse umane. 

Al termine della settimana, è utile assegnare al neoassunto i primi compiti. Si tratta di attività che consentono al nuovo arrivato di mettere in pratica quanto appreso, acquisire fiducia in se stesso e iniziare a capire come funzionano i processi aziendali.

4. primo mese.

Nel corso del primo mese, il focus si sposta sulle responsabilità del ruolo. Il nuovo dipendente deve acquisire una comprensione più dettagliata delle sue mansioni, delle aspettative legate alla posizione e di come il suo lavoro contribuisca agli obiettivi aziendali. È importante offrire l'opportunità di partecipare a sessioni formative più specifiche e di chiarire eventuali dubbi relativi alle attività quotidiane.

Durante questa fase, il feedback gioca un ruolo fondamentale. Manager e colleghi dovrebbero fornire riscontri costruttivi per aiutare il neoassunto a correggere eventuali errori e migliorare le proprie performance. Questi momenti di confronto non solo favoriscono la crescita, ma rafforzano anche la motivazione e il senso di appartenenza all’organizzazione.

Infine, è importante coinvolgere il nuovo arrivato nelle iniziative già avviate per aiutarlo a comprendere meglio le dinamiche operative dell’azienda, a lavorare in team e a sentirsi parte integrante dell'organizzazione.

5. primi tre mesi.

Nei primi tre mesi, la valutazione delle performance diventa un elemento centrale del processo di onboarding aziendale. 

Manager e responsabili esaminano i progressi del nuovo dipendente per capire se le aspettative sono state soddisfatte e se ci sono aree su cui migliorare. Questa fase permette di apportare eventuali correzioni e di sostenere il dipendente nel suo percorso di crescita, lungo tutto l’employee life cycle.

L’allineamento degli obiettivi è un altro aspetto fondamentale. È importante che il nuovo assunto comprenda chiaramente come le sue attività contribuiscono agli obiettivi strategici dell’azienda.

La pianificazione della formazione e dello sviluppo professionale è il passo successivo. Identificare le competenze da sviluppare e stabilire un piano di crescita aiuta il dipendente a sentirsi valorizzato e incentivato a migliorare. 

Tra tutte le fasi dell’onboarding, la formazione è probabilmente la più rilevante. Questo trova riscontro nel sondaggio Workmonitor di Randstad, dal quale è emerso che per il 79% degli intervistati le opportunità di formazione e sviluppo rappresentano uno dei fattori più importanti da considerare per valutare il proprio lavoro attuale o un potenziale impiego futuro.

strategie di onboarding aziendale.

Per rendere il processo di onboarding davvero efficace, le aziende devono adottare strategie mirate che supportino l’integrazione dei nuovi assunti, stimolino l’apprendimento e favoriscano il senso di appartenenza all’organizzazione.

Vediamo alcune delle strategie di onboarding aziendale più efficaci.

personalizzazione del piano di onboarding.

Un piano di onboarding personalizzato può fare molto per assicurare che il nuovo dipendente si senta supportato e valorizzato. Adattare il percorso alle esigenze specifiche del ruolo significa organizzare attività formative mirate e pertinenti, che abbiano un impatto diretto sulle competenze richieste. 

Ad esempio, un addetto alle vendite potrebbe beneficiare di sessioni di simulazione delle chiamate ai clienti, mentre un nuovo programmatore dovrebbe ricevere un training più approfondito sugli strumenti di sviluppo software utilizzati in azienda.

Considerare le preferenze di apprendimento è altrettanto importante. Alcuni dipendenti imparano meglio con esercitazioni pratiche, altri preferiscono una formazione teorica. Riconoscere queste differenze e offrire varie opzioni di apprendimento aiuta a rendere l’onboarding più coinvolgente e a ottenere risultati migliori.

utilizzo di tecnologie per l'onboarding aziendale.

Le tecnologie moderne possono migliorare notevolmente l’efficacia del processo di onboarding. L’utilizzo di piattaforme di e-learning permette ai nuovi dipendenti di apprendere in modo autonomo, accedendo a contenuti formativi interattivi e aggiornati. Queste piattaforme possono contenere video, quiz e materiali didattici, rendendo l’apprendimento più flessibile e accessibile.

I sistemi di gestione dell’onboarding consentono di automatizzare le attività amministrative, tenere traccia dei progressi dei dipendenti e assicurarsi che nessun passaggio importante venga lasciato in secondo piano. Questi strumenti migliorano la trasparenza e facilitano la comunicazione tra il dipendente e il team HR.

Incorporare elementi di gamification nel processo di apprendimento può rendere il percorso più divertente e motivante. L’assegnazione di badge per il completamento dei moduli o l’introduzione di competizioni amichevoli tra colleghi possono stimolare l’interesse del nuovo assunto e incoraggiarlo a completare le attività con entusiasmo.

mentoring e buddy system.

Un programma di mentoring ben strutturato può essere estremamente vantaggioso per i nuovi assunti. I mentor sono dipendenti esperti che offrono supporto e guida durante i primi mesi in azienda. La selezione dei mentor dovrebbe essere fatta con cura, scegliendo persone che siano non solo competenti nel loro ruolo, ma anche capaci di instaurare una relazione positiva e costruttiva con il neoassunto.

Per garantire l’efficacia del programma, è utile formare i mentor su come fornire feedback, risolvere eventuali difficoltà e sostenere la crescita del dipendente. Inoltre, strutturare il programma di mentoring con incontri regolari aiuta a creare relazioni di fiducia e a favorire un inserimento più graduale e sereno del nuovo assunto.

Il buddy system può essere un’altra soluzione efficace. In questo caso, al nuovo assunto viene assegnato un “buddy”, o compagno di lavoro, solitamente un collega dello stesso team, che lo aiuta a conoscere meglio l’ambiente aziendale e a sentirsi a suo agio con le attività quotidiane.

coinvolgimento del team e dei manager.

Il coinvolgimento attivo del team e dei manager è fondamentale per un onboarding aziendale di successo. Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità nel processo di inserimento assicura che tutti sappiano cosa fare per supportare il nuovo dipendente.

Creare opportunità di networking interno, come eventi di team building o pranzi informali, aiuta il neoassunto a conoscere colleghi di altri reparti e a costruire relazioni che possono essere utili per il suo sviluppo professionale. Questo tipo di interazioni rafforza il senso di appartenenza e favorisce la collaborazione tra diverse aree aziendali.

comunicazione continua e feedback.

Mantenere una comunicazione costante con il nuovo dipendente durante l’intero processo di onboarding è essenziale. Implementare check-in regolari, ad esempio incontri settimanali o mensili, permette ai manager di valutare come procede l’inserimento e di affrontare eventuali preoccupazioni o difficoltà.

Utilizzare sondaggi per raccogliere feedback dal nuovo assunto offre l’opportunità di migliorare il processo. I dipendenti possono segnalare cosa ha funzionato e cosa, invece, potrebbe essere migliorato. Questa raccolta di opinioni consente all’azienda di ottimizzare l’onboarding e fa sentire il dipendente ascoltato e apprezzato.

Queste strategie contribuiscono a rendere l’onboarding aziendale un’esperienza positiva e memorabile per i nuovi assunti, favorendo il loro coinvolgimento e migliorando l’efficacia complessiva del processo.

servizi a supporto dell'onboarding aziendale.

I servizi a supporto dell’onboarding aziendale sono soluzioni a cui le aziende possono ricorrere per rendere il processo di inserimento più efficace, soddisfacente e vantaggioso per tutti i soggetti coinvolti.

consulenza per la progettazione del processo di onboarding.

Il consulente HR svolge un ruolo chiave nell'implementazione dell'onboarding aziendale. In collaborazione con i responsabili delle risorse umane e i leader aziendali, progetta il programma di onboarding, definendo gli obiettivi, identificando le fasi chiave, selezionando le attività e preparando le risorse e gli strumenti necessari.

Si occupa poi del coordinamento e della gestione pratica del processo di onboarding, assicurandosi che le attività siano pianificate in anticipo e che le risorse necessarie siano disponibili. Fornisce formazione e orientamento al nuovo dipendente e offre supporto costante durante l’inserimento in azienda.

Inoltre, il consulente HR svolge un ruolo importante nella valutazione dell'onboarding, raccogliendo feedback dai nuovi dipendenti, dai responsabili e dagli altri colleghi coinvolti per identificare punti di forza e aree di miglioramento.

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formazione per HR e manager sul processo di onboarding.

La formazione per i responsabili delle risorse umane e i manager è fondamentale per garantire che il processo di onboarding venga gestito con competenza e professionalità. Attraverso sessioni formative mirate, HR e manager possono apprendere le migliori pratiche di onboarding.

Questo aiuta a sensibilizzarli sui bisogni dei neoassunti e a fornire ai nuovi arrivati il supporto necessario per integrarsi nell’organizzazione. Inoltre, sviluppare queste competenze migliora l'interazione con i nuovi dipendenti, rafforzando il legame con l'azienda.

fornitura di piattaforme tecnologiche per l'onboarding.

Le piattaforme di onboarding digitale offrono funzionalità pratiche ed efficienti per gestire l'intero processo di inserimento. Queste consentono di creare liste di attività, condividere documenti e risorse, automatizzare flussi di lavoro e integrarsi con altri sistemi aziendali, come il sistema di gestione delle risorse umane. 

Grazie alle piattaforme di onboarding digitale, la gestione delle informazioni diventa più semplice e la collaborazione tra i dipartimenti coinvolti viene migliorata.

Inoltre, l'implementazione di piattaforme LMS (Learning Management System) consente di offrire formazione e corsi online ai nuovi dipendenti, semplificando l'accesso a materiali formativi e favorendo l'apprendimento continuo.

Gli strumenti digitali facilitano anche la raccolta di feedback e la valutazione dei nuovi dipendenti, consentendo la creazione di sondaggi, valutazioni e questionari online per valutare l'esperienza del dipendente durante il processo di onboarding.

supporto nell'implementazione di programmi di mentoring.

I servizi a supporto dell’implementazione di programmi di mentoring si rivelano estremamente efficaci per favorire l’integrazione dei nuovi assunti perché offrono assistenza nella selezione e formazione dei mentor. Viene creato un piano strutturato che definisce le aspettative, le responsabilità e la frequenza degli incontri tra mentor e mentee.

I mentor aiutano i nuovi dipendenti a orientarsi, rispondono alle loro domande e li guidano nelle prime fasi di adattamento. Inoltre, questi servizi prevedono anche l’allineamento del programma di mentoring con gli obiettivi aziendali per massimizzare i benefici sia per i dipendenti sia per l'organizzazione.

servizi di valutazione e ottimizzazione del processo di onboarding aziendale.

I servizi di valutazione del processo di onboarding includono l’analisi delle fasi già implementate, attraverso la raccolta di dati e feedback da parte dei neoassunti e dei team coinvolti. 

Le informazioni raccolte possono essere utilizzate per ottimizzare il percorso di inserimento e migliorare l’employee experience. Questi servizi possono includere audit completi del processo di onboarding, report di performance e suggerimenti su come migliorare l’esperienza complessiva.

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