La job analysis, una delle fasi più importanti del processo di selezione, è una ricognizione dettagliata dei compiti, delle responsabilità, delle abilità e degli obiettivi che caratterizzano un determinato profilo professionale.
È un’attività molto delicata, il cui scopo ultimo è definire quali sono i requisiti per una specifica posizione. I responsabili HR possono servirsene per valutare le competenze e le caratteristiche necessarie per ogni posizione, individuare le candidature più interessanti per l’azienda e selezionare i migliori talenti per l’organizzazione.
Scopriamo cos’è e perché è importante la job analysis.
indice dei contenuti:
cos'è e quali sono le caratteristiche della job analysis.
La job analysis è la fase preliminare di ogni processo di selezione, durante la quale i responsabili delle risorse umane raccolgono informazioni su tutto ciò che riguarda una determinata posizione lavorativa.
Si tratta di un'analisi accurata che delinea non solo i compiti e le responsabilità associati al ruolo, ma anche le competenze tecniche e personali necessarie per svolgerlo in modo efficace. È fondamentale per comprendere quali conoscenze e abilità il candidato ideale dovrebbe possedere, il suo ruolo gerarchico all'interno dell'azienda, il profilo anagrafico e il percorso di studio richiesto.
Impostare una job analysis in modo corretto offre numerosi vantaggi. Innanzitutto, consente di testare le conoscenze dei candidati in modo mirato durante il processo di selezione, assicurando che vengano individuati i talenti migliori.
Una volta individuato il candidato giusto, la job analysis facilita anche i processi di onboarding, aiutando i nuovi assunti ad integrarsi rapidamente e a comprendere le aspettative aziendali.
La job analysis è uno strumento strategicamente vantaggioso anche perché pone le basi per le valutazioni periodiche delle prestazioni dei dipendenti, che molte organizzazioni effettuano mensilmente, trimestralmente o semestralmente (leggi anche: performance management).
È un’attività utile anche per la crescita dei dipendenti perché chiarisce cosa l'azienda si aspetta da chi ricopre una determinata posizione. Sapere esattamente quali sono le aspettative e i requisiti per un ruolo specifico aiuta i lavoratori a pianificare il loro percorso di carriera per raggiungere posizioni di maggiore responsabilità.
i metodi per svolgerla.
I metodi a cui è possibile ricorrere per eseguire una job analysis efficace e raccogliere informazioni utili su una specifica posizione lavorativa sono numerosi.
Uno dei più comuni è l'intervista. Questa può essere condotta in forma semi-strutturata con domande prestabilite su temi specifici. Possono essere intervistati i collaboratori che svolgono il ruolo in questione, i loro manager o altri stakeholder chiave.
Le interviste, che possono essere individuali o svolte attraverso focus group coinvolgendo dipendenti che svolgono ruoli simili, permettono di ottenere una comprensione approfondita del lavoro e di indagare aspetti di contesto, relazioni e percezioni.
Un altro metodo efficace è il questionario, che permette di ottenere dati strutturati e standardizzati. Questo può essere somministrato ai collaboratori che ricoprono il ruolo in questione e/o ai loro responsabili. Le domande possono riguardare i compiti principali e secondari, il tempo richiesto per ciascuna attività, i titoli necessari, le responsabilità principali, gli strumenti utilizzati e le soft skills necessarie per svolgere efficacemente il lavoro.
L'osservazione diretta è un altro metodo utile. Questo approccio prevede l’affiancamento del collaboratore durante la giornata lavorativa per indagare i suoi comportamenti. Tuttavia, richiede molto tempo e può influenzare il comportamento delle persone, producendo informazioni parzialmente distorte.
Esaminare documenti formali, come mansionari o contratti di lavoro, è un altro metodo che fornisce informazioni dettagliate sui ruoli e le responsabilità associati a una posizione lavorativa.
Anche analizzare gli annunci di lavoro di altre aziende per posizioni simili è un’ottima soluzione perché permette ai responsabili HR di capire quali competenze e qualifiche sono richieste per un determinato ruolo anche al di fuori del proprio contesto.Questo consente di avere un’idea chiara sulle skill che altre organizzazioni stanno cercando di acquisire, anche nell’ottica di ottenere un vantaggio competitivo.
In generale, il consiglio è adottare un approccio ibrido per condurre la job analysis e cercare di indagare non solo i compiti, le responsabilità e gli obiettivi associati al ruolo professionale in questione, ma anche le caratteristiche che il candidato deve possedere per ricoprire quella determinata posizione.
differenza tra job analysis e job description.
Nel processo di selezione del personale, la job analysis e la job description sono due aspetti strettamente interconnessi, ma con funzioni distinte.
La job analysis è lo step preliminare deputato alla raccolta sistematica e dettagliata di informazioni riguardo una specifica posizione lavorativa. Durante questa fase, i responsabili HR utilizzano vari metodi, come visto in precedenza, per ottenere un quadro completo dei compiti, delle responsabilità e delle competenze che il candidato deve possedere per svolgere il lavoro.
Una volta completata la job analysis, si passa alla scrittura della job description. Quest’ultima sintetizza le informazioni raccolte e presenta una descrizione chiara e strutturata della posizione. Include le principali responsabilità, le attività che la persona che otterrà il lavoro dovrà svolgere, le competenze richieste e le qualifiche necessarie per ricoprire il ruolo (leggi anche: come scrivere una job description efficace).
In sostanza, la job analysis fornisce le informazioni grezze necessarie per redigere la job description. La prima è un processo di analisi dettagliata e raccolta di informazioni, mentre la seconda è un documento derivato da queste informazioni, utilizzato negli annunci di lavoro per comunicare in modo efficace i requisiti della posizione. Entrambe sono essenziali per un processo di selezione efficace.
la job analysis in fase di selezione.
Una job analysis condotta bene è funzionale alla fase di selezione del personale.
Innanzitutto, consente di redigere job description dettagliate e accurate, che chiariscono ai candidati le responsabilità e le aspettative legate al ruolo, riducendo così il rischio di incomprensioni.
La job analysis, inoltre, permette di definire in modo più preciso i criteri di selezione, ovvero le competenze e l'esperienza necessari per ricoprire il ruolo, permettendo di valutare i candidati in modo più efficace e mirato.
Durante i colloqui, le informazioni raccolte attraverso la job analysis aiutano i recruiter a porre domande pertinenti e a concentrarsi sulle competenze e sulle esperienze realmente rilevanti per il ruolo. Questo approccio riduce il rischio di assumere persone non adatte e di creare aspettative di lavoro irrealistiche, migliorando così la qualità delle assunzioni.
Una job analysis accurata ottimizza l'intero processo di selezione, assicurando che le persone giuste siano collocate nei ruoli giusti.
la job analysis per l'organizzazione.
La job analysis ha un ruolo fondamentale non solo nel processo di selezione del personale, ma anche nella gestione delle risorse umane all’interno dell’organizzazione.
Le informazioni raccolte, infatti, forniscono una base da cui partire per implementare percorsi di onboarding aziendale strutturati, che aiutano i nuovi assunti ad adattarsi rapidamente e a comprendere quali sono le loro responsabilità.
Inoltre, la job analysis permette di sviluppare sistemi di valutazione delle prestazioni molto efficaci, che consentono di monitorare e misurare le performance dei dipendenti in modo accurato, identificando aree di miglioramento e opportunità di crescita. Questo, a sua volta, facilita l'identificazione delle necessità di sviluppo professionale e permette di creare programmi di formazione mirati che rispondano alle esigenze specifiche del personale.
La job analysis offre anche la possibilità di definire in modo chiaro compensi e benefit, come parte integrante di una strategia di total reward che mira a motivare e trattenere i migliori talenti all'interno dell'azienda.
Per assicurare che la job analysis sia svolta correttamente e in modo efficace è fondamentale affidarsi a professionisti qualificati nel settore delle risorse umane. Un’analisi mal condotta può portare a decisioni errate, sprechi di tempo e risorse e insoddisfazione tra i dipendenti. Pertanto, investire nella formazione degli specialisti HR è essenziale per il successo complessivo dell’organizzazione.
job analysis: esempio.
Ecco un esempio di job analysis per la posizione di Responsabile Marketing.
Step 1: identificazione del ruolo.
Il primo passo consiste nell'identificare il ruolo del Responsabile Marketing all'interno dell'azienda. Questo significa avere una panoramica generale delle sue responsabilità principali, come la gestione delle campagne marketing, le analisi di mercato o la supervisione del team.
Step 2: raccolta delle informazioni.
Si procede con la raccolta delle informazioni attraverso interviste semi-strutturate con il personale che attualmente ricopre la posizione, i loro manager e altri stakeholder rilevanti. Vengono utilizzati questionari dettagliati per ottenere dati sulle specifiche competenze e responsabilità del ruolo. Anche l'osservazione diretta può essere utilizzata per comprendere meglio le attività quotidiane del Responsabile Marketing.
Step 3: analisi dei dati.
Le informazioni raccolte vengono analizzate per identificare i compiti principali e secondari, il tempo richiesto per ciascuna attività, le competenze tecniche e trasversali necessarie, i titoli di studio che il candidato deve possedere e le responsabilità principali legate al ruolo.
Una volta completata la job analysis, si redige una job description chiara e dettagliata. Per il Responsabile Marketing, questa includerà:
- le responsabilità principali, come lo sviluppo di strategie marketing, la gestione del budget o la collaborazione con altri dipartimenti.
- le competenze richieste, come la capacità analitica e di leadership.
