employer of record (EOR).

Espandersi a livello internazionale è un passo importante per qualsiasi azienda, ma la gestione di questioni legali, fiscali e amministrative in un nuovo paese può rivelarsi un ostacolo complesso.  Fortunatamente, esiste una soluzione che semplifica notevolmente questo processo: l'employer of record (EOR) si assume la responsabilità legale e amministrativa dei vostri dipendenti all'estero, gestendo l’intero processo, dall'assunzione e redazione dei contratti all'elaborazione delle buste paga, fino al versamento delle imposte. Questo vi permette di concentrarvi sulla crescita del vostro business, senza preoccuparvi di adempiere a normative complesse e spesso sconosciute.

indice dei contenuti:

• cos'è un employer of record?
• quali sono i compiti di un employer of record?
• i vantaggi dell'employer of record per le aziende.

cos'è un employer of record?

L’employer of record (EOR) è un’entità terza che assume formalmente i dipendenti per conto di un’altra azienda e consente alle imprese di espandersi in nuovi mercati o di assumere personale in diverse aree geografiche senza dover creare una propria entità legale nel paese in cui operano.

L’EOR si prende carico di tutte le responsabilità legali e amministrative legate all’assunzione e alla gestione del personale, tra cui il pagamento delle tasse e dei contributi previdenziali, la conformità alle normative sul lavoro e il rispetto delle leggi sindacali locali. Grazie a questo sistema, le aziende possono concentrarsi sulle attività strategiche e operative, riducendo significativamente i rischi legati alla non conformità normativa e ai procedimenti legali.

La figura dell’Employer of Record non deve essere confusa con quella del professional employer organization (PEO). Sebbene entrambe offrano servizi di gestione del personale, presentano sostanziali differenze.

Da una parte, l’EOR assume formalmente i dipendenti per conto dell’azienda cliente, diventandone il datore di lavoro legale, gestendo quindi ogni aspetto normativo e amministrativo, mentre l’azienda cliente mantiene il controllo operativo dei dipendenti.

Dall’altra, una professional employer organization agisce attraverso un modello di co-assunzione in cui sia la PEO sia l’azienda cliente condividono le responsabilità contrattuali e legali dei dipendenti. La PEO si occupa della gestione delle risorse umane, come benefit e buste paga, ma l’azienda cliente mantiene un ruolo attivo nella gestione strategica del personale.

Una delle differenze chiave tra i due modelli riguarda quindi la gestione della conformità legale: l’employer of record è particolarmente utile per aziende che vogliono espandersi a livello internazionale, poiché garantisce la piena conformità alle normative locali di ciascun paese; la professional employer organization, invece, è più indicata per aziende che operano in un singolo mercato e desiderano ottimizzare la gestione HR senza doversi necessariamente espandere all’estero.

quali sono i compiti di un employer of record?

Uno dei compiti principali di un EOR è facilitare l’inserimento dei dipendenti locali all’interno dell’organizzazione, assicurandosi che il processo di onboarding sia conforme alle normative del paese di assunzione. Questo implica sia la gestione delle procedure di assunzione e la raccolta della documentazione necessaria, sia l’integrazione del nuovo dipendente nella cultura aziendale. Attraverso check list strutturate e pratiche standardizzate, l’EOR può assicurare un ingresso agevole e privo di ostacoli della nuova risorsa nel team aziendale internazionale. 

Un secondo compito dell'employer of record è la redazione dei contratti di lavoro, che devono essere conformi alle leggi locali: è di sua competenza la stesura di contratti chiari e dettagliati, sia a tempo determinato che indeterminato, garantendo che tutte le clausole rispettino le normative in vigore e tutelino sia il datore di lavoro che il dipendente. Questo include la gestione della documentazione relativa a benefit, ferie, malattie e clausole di risoluzione del rapporto di lavoro.

La gestione delle buste paga e della compliance fiscale rappresenta un’altra responsabilità fondamentale di un EOR, oltre all’elaborazione dei compensi, la gestione della tassazione dello stipendio e il versamento dei contributi previdenziali. Grazie alla conoscenza approfondita della normativa fiscale locale, l’EOR riduce il rischio di errori legati alla gestione delle risorse umane all’estero e garantisce la corretta adempienza alle normative, evitando sanzioni o problemi di conformità.

Un altro compito essenziale è la registrazione e il pagamento delle tasse locali. Ogni paese ha un proprio sistema fiscale e previdenziale, spesso complesso e soggetto a continue modifiche: da questo punto di vista, l’EOR si assicura che le tasse vengano calcolate e versate correttamente alle autorità competenti, alleggerendo l’azienda cliente da questo onere e minimizzando i rischi di non conformità.

Infine, l’employer of recordgestisce anche la cessazione del rapporto di lavoro, che deve essere svolta con la massima attenzione per garantire il rispetto delle leggi locali: dalla preparazione della documentazione di chiusura e al calcolo delle indennità di fine rapporto, fino alla gestione di eventuali controversie e all’assistenza nelle pratiche di outplacement. Un employer of record assicura che il processo sia equo, trasparente e privo di rischi legali per l’azienda.

Al tempo stesso, è importante tenere presente anche quali sono gli ambiti di competenza che non spettano a questa figura:

• inserimento operativo, che richiede un coinvolgimento diretto del datore di lavoro; 
• ricerca e selezione del personale. L’employer of record può fornire il proprio supporto condividendo contatti e conoscenze locali, ma il processo di reclutamento rimane di esclusiva competenza dell’azienda. È quest’ultima a dover definire il profilo dei candidati, leggere le lettere di presentazione, condurre colloqui e selezionare i professionisti più adatti alle proprie esigenze;
• coordinamento delle attività lavorative. La gestione delle prestazioni e la supervisione quotidiana sono responsabilità del datore di lavoro, che deve assicurarsi che i dipendenti abbiano le risorse necessarie per svolgere il proprio incarico in modo efficace;
• valutazione delle prestazioni, che rientra nelle competenze dell’azienda, la quale può adottare strumenti di monitoraggio interni o affidarsi a terze parti specializzate per garantire un’analisi oggettiva;
• erogazione della formazione professionale. L’employer of record non fornisce programmi di sviluppo o aggiornamento per i dipendenti, pertanto spetta al datore di lavoro strutturare percorsi di crescita e miglioramento delle competenze, in linea con le esigenze aziendali e con le evoluzioni del mercato.

Questi aspetti evidenziano come, pur semplificando notevolmente la gestione amministrativa e burocratica, l’EOR non sostituisca il ruolo del datore di lavoro, ma piuttosto lo supporti, permettendogli di concentrarsi sulle strategie di crescita e sulla gestione delle risorse umane in modo più efficace.

È chiaro, quindi, come l’Employer of Record si distingua nettamente da un semplice software per la gestione delle risorse umane: mentre quest’ultimo automatizza e ottimizza i processi HR interni, l’EOR assume la responsabilità legale dei dipendenti per conto dell’azienda cliente, offrendo un servizio completo che comprende la gestione operativa e la conformità normativa.

i vantaggi dell'employer of record per le aziende.

Affidarsi a un employer of record rappresenta una scelta strategica per le aziende che desiderano espandersi in nuovi mercati senza doversi confrontare con la complessità burocratica e normativa di ogni singolo paese. 

Uno dei principali vantaggi dell’EOR è la possibilità di accedere a un pool globale di talenti. Questo consente alle imprese di assumere professionisti altamente qualificati in diverse parti del mondo senza dover costituire una propria entità legale.

L’employer of record garantisce, inoltre, una gestione semplificata della compliance normativa. Ogni paese ha regolamenti specifici in materia di lavoro, tassazione e contributi previdenziali, e un errore in questi ambiti può comportare sanzioni significative. Affidandosi a un EOR, le aziende riducono il rischio di non conformità e garantiscono il rispetto delle normative locali.

Un altro aspetto fondamentale è la gestione centralizzata delle buste paga: coordinare pagamenti internazionali in diverse valute e conformarsi alle normative fiscali locali può risultare complesso e soggetto a errori. L’EOR non solo sa come leggere una busta paga, ma si occupa dell’intero processo, garantendo che i dipendenti ricevano stipendi puntuali e correttamente tassati, senza impatti negativi sulla continuità aziendale.

Dal punto di vista dell’espansione aziendale, un employer of record offre una soluzione rapida ed efficiente per entrare in nuovi mercati. Senza la necessità di costituire una nuova entità legale, le aziende possono avviare operazioni in tempi ridotti, risparmiando sui costi amministrativi e sulle lunghe procedure di registrazione.

Non bisogna poi sottovalutare il fatto che questa figura consente una maggiore flessibilità operativa, permettendo alle aziende di testare nuovi mercati senza investimenti a lungo termine e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del business globale.

Nonostante i numerosi vantaggi, la collaborazione con un employer of record può presentare alcune difficoltà operative che le aziende devono considerare attentamente per garantire una gestione efficace delle proprie risorse umane a livello internazionale: 

• barriera linguistica. A seconda del paese in cui vengono assunti i dipendenti, potrebbero verificarsi difficoltà di comunicazione che possono ostacolare la comprensione delle procedure aziendali, la formazione e l’interazione quotidiana con i team locali. È essenziale adottare strategie che facilitino la comunicazione, come l’uso di lingue comuni o il supporto di interpreti professionali; 
• differenze culturali. Ogni paese ha pratiche lavorative, etichetta professionale e aspettative diverse in termini di gestione del personale. Un approccio che funziona in un mercato potrebbe non essere altrettanto efficace in un altro. Comprendere e rispettare le abitudini locali è fondamentale per garantire un rapporto di lavoro armonioso e produttivo con i dipendenti assunti tramite l’EOR; 
• differenze di fuso orario, specialmente quando l’azienda madre e i dipendenti lavorano in regioni geografiche molto distanti. La pianificazione delle riunioni, la gestione dei turni e la tempestività delle comunicazioni possono risultare complicate. Per ovviare a questo problema, le aziende devono adottare strumenti di collaborazione digitale e pianificare le attività con una gestione attenta delle fasce orarie.

Affidare informazioni sensibili a un employer of record richiede garanzie sul rispetto delle normative internazionali sulla protezione dei dati, come il GDPR in Europa. Le aziende devono assicurarsi che il referente scelto adotti protocolli di sicurezza avanzati per proteggere le informazioni aziendali e quelle dei dipendenti, evitando rischi di violazioni o fughe di dati.

Gestire il reclutamento internazionale può essere una sfida complessa, ma affidarsi a un partner esperto può fare la differenza. Noi di Randstad offriamo soluzioni su misura per il recruiting internazionale, garantendo l’accesso ai migliori talenti globali e semplificando l’intero processo di assunzione. Se vuoi espandere il tuo business senza preoccuparti delle complessità burocratiche e normative, scopri come possiamo supportarti nel raggiungimento dei tuoi obiettivi aziendali.