workforce management: cos'è e come implementarlo.

Il workforce management è un sistema aziendale finalizzato alla gestione, pianificazione e ottimizzazione dell'impiego delle risorse umane all'interno dell’organizzazione. Racchiude al suo interno una serie di processi e procedure il cui obiettivo principale è migliorare l'efficienza operativa dell’impresa, massimizzando la produttività e minimizzando i costi associati alla gestione del personale.

In termini più specifici, il WFM garantisce che l'azienda disponga delle persone giuste, con le competenze necessarie, nel momento e nel luogo in cui sono richieste. Si concentra, insomma, sulla collocazione ottimale dei dipendenti in modo che le loro competenze siano utilizzate al massimo delle loro potenzialità e che le risorse umane siano gestite in maniera efficace.

In altre parole, il WFM serve a garantire che il personale non sia solo presente, ma anche altamente produttivo e che le sue attività siano ottimizzate per raggiungere gli obiettivi aziendali. L’attenzione si concentra sulle prestazioni e sulle competenze dei dipendenti, mirando a massimizzare l’efficienza attraverso una gestione intelligente delle risorse.

Il workforce management si concentra sull’ottimizzazione di processi quali:

• programmazione e pianificazione del personale, per garantire che ci siano abbastanza risorse disponibili per coprire le necessità operative in modo efficiente;
• monitoraggio del tempo, delle presenze e delle assenze, per assicurare che le risorse siano gestite correttamente e che ci sia una distribuzione equa del carico di lavoro;
• gestione della retribuzione e dei benefit, per mantenere i dipendenti motivati e ridurre il turnover;
• analisi delle metriche della forza lavoro, per ottimizzare la pianificazione, ridurre i costi legati alla gestione delle risorse e migliorare la produttività.

Tra gli altri processi che il WFM aiuta ad ottimizzare ci sono la gestione delle performance, la formazione dei dipendenti e l’automazione di attività amministrative legate al personale. Questo approccio integrato permette di ottenere una visione chiara e completa della forza lavoro e di prendere decisioni più rapide e informate, migliorando la capacità dell’azienda di adattarsi ai cambiamenti del mercato.

I processi di gestione della forza lavoro migliorano la pianificazione aziendale e aumentano la consapevolezza perché consentono all’organizzazione non solo di monitorare e prevedere con maggiore precisione le proprie esigenze operative e strategiche, ma anche di controllare in modo più accurato le risorse disponibili, le competenze necessarie e la loro allocazione in modo da rispondere prontamente agli obiettivi di business.

Allo stesso tempo, una strategia efficace di workforce management permette all'azienda di aumentare significativamente la propria flessibilità operativa e di avere a disposizione il giusto mix di competenze e risorse nel momento esatto in cui sono necessarie. Questo ottimizza i costi legati alla manodopera e permette di adattarsi in maniera efficiente alle dinamiche del mercato.

Con una gestione integrata di questo tipo, i team HR possono assumere un ruolo maggiormente strategico e fornire valore a tutto il resto del business:

• da un lato, efficientando i processi, potranno garantire un risparmio di tempo e denaro, con un ritorno positivo in termini di profitti, soddisfazione e produttività dei dipendenti;
• dall'altro, grazie all’analisi dei dati legati al personale, saranno in grado di pianificare la necessità di lavoratori nel lungo periodo, tenendo conto di eventuali oscillazioni del carico di lavoro, monte ore complessivo, normative, gestione di assenze e di permessi. Questo si tradurrà in una maggiore flessibilità per l’azienda che potrà così adattarsi alle nuove sfide senza attuare costosi cambiamenti nelle proprie attività o strategie di assunzione.

Grazie ad una corretta gestione della forza lavoro, l’azienda può quindi ottenere diversi benefici. I principali vantaggi del workforce management sono:

• miglioramento dell'efficienza aziendale e della gestione della forza lavoro. Il WFM consente alle aziende di monitorare in modo continuo le performance dei dipendenti, ottimizzando l'allocazione delle risorse in base alle necessità operative. In questo modo, migliora l’efficienza complessiva dell’impresa e si evitano sovraccarichi di lavoro o periodi di inattività. Questo vantaggio si traduce in un incremento della produttività;
• ottimizzazione della programmazione e della pianificazione. Il workforce management consente di pianificare con maggiore precisione i turni e i carichi di lavoro dei dipendenti. Le tecnologie di WFM aiutano a prevenire eventuali carenze di personale e a pianificare le risorse in modo da garantire il funzionamento continuo dell'azienda;
• riduzione del tasso di assenteismo. Grazie al monitoraggio costante delle presenze, delle assenze e dei permessi, il WFM permette di individuare tempestivamente le cause dell’assenteismo, implementando strategie per ridurlo. Con una maggiore attenzione al benessere dei lavoratori e una gestione più equa dei turni, l’assenteismo può diminuire sensibilmente;
• individuazione e risoluzione delle inefficienze. Il WFM facilita l’analisi delle prestazioni lavorative e permette di identificare eventuali inefficienze nei processi aziendali. Attraverso una gestione più attenta dei dati, le aziende possono risolvere tempestivamente le problematiche interne e migliorare i processi di lavoro;
• automazione del lavoro amministrativo con conseguente risparmio di tempo e riduzione degli errori e possibilità di dedicare maggiore attenzione alle necessità dei lavoratori. Con l'uso di software per il workforce management, molte attività amministrative, come la gestione delle buste paga o delle presenze, possono essere automatizzate. Questo comporta un notevole risparmio di tempo e riduce la possibilità di errori umani, migliorando l'accuratezza complessiva delle operazioni;
• ottimizzazione della gestione dei costi della forza lavoro. Il WFM permette di monitorare i costi legati al personale in tempo reale, consentendo un migliore controllo delle spese e una riduzione degli sprechi. L'azienda può così mantenere sotto controllo i costi relativi alla manodopera, ottimizzando l’uso delle risorse;
• miglioramento delle misure di sicurezza per i dipendenti. Un efficace sistema di gestione della forza lavoro aiuta anche a garantire la sicurezza sul luogo di lavoro. Utili in questo senso sono il monitoraggio costante delle condizioni di lavoro e la verifica della conformità alle normative vigenti;
• maggiore trasparenza e corretta assegnazione delle responsabilità. Grazie alla gestione centralizzata delle risorse e alla tracciabilità delle attività, il WFM favorisce una maggiore trasparenza all’interno dell’organizzazione, rendendo più chiari i ruoli e le responsabilità di ciascun dipendente;
• maggiore motivazione e coinvolgimento dei lavoratori grazie a un ambiente di lavoro più trasparente ed efficiente, in cui tutti sanno quali sono i propri ruoli e le proprie responsabilità. Quando i dipendenti sono inseriti in un ambiente di lavoro dove sanno chiaramente quali sono i propri compiti, risultano più motivati e coinvolti. Un buon workforce management migliora quindi la soddisfazione e il senso di appartenenza all’azienda, riducendo il turnover e aumentando la retention.

La pianificazione gioca un ruolo fondamentale nell’implementazione di una strategia di workforce management perché permette di allineare le esigenze del business a quelle della forza lavoro e consente alle aziende di disporre delle persone giuste, con le competenze adeguate, al momento opportuno. 

Il workforce planning è un processo articolato in 5 fasi:

1. definizione degli obiettivi strategici;
2. analisi dell’attuale forza lavoro;
3. pianificazione delle future esigenze di personale;
4. sviluppo di strategie di gestione, reclutamento, formazione e valutazione del personale;
5. misurazione delle performance.

Ognuna di queste fasi dialoga con le altre e prevede una serie di attività specifiche che, se condotte in maniera ottimale, possono influenzare positivamente i risultati dell’azienda. 

1. definizione degli obiettivi strategici 

Il primo step consiste nella definizione degli obiettivi di business e nell’allineamento tra questi e le politiche di gestione del personale. Comprendere gli obiettivi dell’organizzazione consente di definire chiaramente quale impostazione dare alla pianificazione e alla gestione della forza lavoro. 

È importante ricordare che le strategie di workforce management avranno un diretto impatto su tutti i dipartimenti e i processi aziendali. Allo stesso modo, anche i cambiamenti o le necessità interne avranno un riflesso sulle strategie di gestione della forza lavoro. 

Per questo motivo, gli obiettivi e le strategie di workforce management devono essere correttamente comunicati e condivisi ad ogni livello aziendale.

2. analisi dell’attuale forza lavoro.

La seconda fase del workforce planning è l’analisi dell’attuale forza lavoro. Prevede una valutazione attenta della propria disponibilità di personale e della sua capacità di adattarsi - a livello quantitativo e qualitativo - al raggiungimento degli obiettivi aziendali. 

In questo senso, è necessario valutare:

• dimensioni, struttura e composizione dell’attuale forza lavoro;
• numero di dipendenti necessari per ogni ruolo;
• tassi di rotazione relativi alla forza lavoro interna;
• azioni da mettere in campo per colmare eventuali gap (reclutamento, ridistribuzione, formazione, …).

3. pianificazione delle future esigenze di personale.

Una volta completata l'analisi della forza lavoro attuale, si passa alla terza fase del workforce planning, in cui l'azienda acquisisce una visione chiara delle proprie risorse, identificando punti di forza, debolezze e aree di miglioramento, e inizia a progettare al meglio le attività di gestione del personale.

In questo caso, la pianificazione non si limita a un semplice conteggio numerico delle risorse necessarie, ma include la definizione di strategie mirate per attrarre, reclutare, sviluppare e trattenere i migliori talenti. 

La comprensione delle criticità permette di prevedere le esigenze aziendali e di capire dove potrebbero sorgere gap che necessitano di interventi immediati.

4. sviluppo di strategie di gestione, reclutamento, formazione e valutazione del personale.

Dopo aver chiarito i propri obiettivi, aver analizzato la forza lavoro e aver pianificato le future esigenze di personale, si passa operativamente all’azione, mettendo in campo le giuste strategie di workforce management. 

Tutto ciò si concretizzerà nel workforce plan, il piano strategico per la gestione del personale il cui obiettivo è quello di delineare esigenze, obiettivi e strategie con una visione a lungo termine. 

Nel concreto, il workforce plan dovrebbe contenere una valutazione dettagliata delle necessità di personale negli anni a venire, tenendo in considerazioni le proiezioni di sviluppo del business e, di conseguenza, la necessità di aumentare, diminuire, riqualificare o ridurre il personale in essere. 

5. misurazione delle performance.

Trattandosi di un processo iterativo, la pianificazione del personale richiede una costante valutazione dei risultati. 

All’interno del workforce plan dovranno essere stabiliti i criteri e le metriche con cui valutare la bontà delle azioni messe in campo. Questo consentirà di applicare correzioni o ottimizzazioni in itinere laddove necessario.

Se svolta nel modo corretto, la pianificazione del personale consentirà all’azienda di comprendere e progettare la propria forza lavoro in modo efficace avendo ben chiari gli obiettivi di medio/lungo termine. 

In questo modo, l'azienda si assicurerà di avere sempre il corretto apporto di lavoratori e competenze per far fronte alle esigenze di business. Al tempo stesso, il management avrà un’idea chiara dei punti di forza e debolezza, delle criticità e dei possibili miglioramenti. 

Un notevole vantaggio in termini competitivi che si tradurrà nella capacità di prevedere e sviluppare, o acquisire, tempestivamente le abilità, le esperienze e le conoscenze necessarie per soddisfare le esigenze aziendali.

Compresi i numerosi vantaggi di un approccio strategico alla gestione della forza lavoro non resta che iniziare a implementare il proprio piano. Il metodo migliore è partire dall'identificazione delle esigenze specifiche della propria azienda e delle sfide che si troverà ad affrontare, per allineare la strategia di workforce management agli obiettivi aziendali. 

In generale, è consigliabile seguire alcuni passaggi:

• stabilire le priorità. Quali sono gli ambiti di miglioramento prioritari? Ad esempio, sei più interessato a migliorare l’employee retention o ad attirare risorse più competenti? Quali sono i punti critici che di recente hanno causato difficoltà? Quali sono i problemi a cui l'azienda potrebbe andare in contro nel nel lungo termine? 
• identificare e correggere i processi inefficienti. Una volta identificati i problemi da risolvere, è importante analizzare con attenzione le cause della loro origine. Una volta identificate, sarà possibile mettere in campo azioni specifiche per porvi rimedio. Ad esempio, alla base di una scarsa produttività potrebbe esserci un problema generale di comunicazione. Ad esempio, l’utilizzo di molteplici sistemi, non comunicanti, per coordinare i processi di gestione della forza lavoro, che non consentono ai diversi team di avere un quadro chiaro delle necessità di personale;
• ricercare possibili soluzioni. Sul mercato esistono innumerevoli opzioni per la gestione della forza lavoro, da software "plug and play" fino a partner HR come Randstad che offrono un servizio completo. L’identificazione di una possibile soluzione varierà a seconda della complessità del problema da affrontare. Se l’inefficienza è causata dall’utilizzo di sistemi tecnologici non integrati, potrebbe bastare un aggiornamento delle proprie tecnologie di gestione del personale per efficientare i processi. Al contrario, se il problema fosse legato ad aspetti maggiormente strategici o strutturali, il supporto di un team di professionisti potrebbe essere la scelta ottimale.

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Dopo aver capito come avviare una strategia di workforce management, è necessario passare in rassegna i principali problemi che le aziende si trovano ad affrontare nella gestione della forza lavoro e le migliori strategie per porvi rimedio.

assenteismo.

L'assenteismo sul lavoro, ossia l’assenza non pianificata dei dipendenti, è un fattore di particolare rilevanza quando si parla di gestione della forza lavoro, in particolare per i risvolti legati alla produttività e ai costi del lavoro. Una corretta strategia di workforce management dovrebbe mirare, tra le altre cose, a garantire che questo fenomeno sia ridotto al minimo, in modo da non influire negativamente sul corretto funzionamento aziendale. 

All’origine dell’assenteismo ci sono diverse cause. Alcune più essenzialmente pratiche come infortuni, malattia e problemi di salute, necessità familiari e così via. Altre, invece, prevalentemente riconducibili al clima aziendale e al benessere dei lavoratori. Parliamo in questo caso, ad esempio, di un ambiente disorganizzato, senza una chiara direzione strategica e obiettivi comuni per cui collaborare, in cui nessuno conosce chiaramente i propri ruoli, responsabilità e prospettive.

Tutti questi aspetti hanno ricadute negative non solo sulla concreta operatività giornaliera, ma anche, in un’ottica di medio-lungo termine, sulla motivazione e il benessere dei dipendenti e, dunque, sulla produttività, l’employee retention, i costi del personale e i profitti complessivi. 

Una corretta strategia di workforce management può aiutare l’azienda non soltanto a comprendere e risolvere le cause principali dell'assenteismo, ma anche a gestire gli effetti di questo fenomeno attraverso una pianificazione proattiva e altre soluzioni a lungo termine. In questo modo l’organizzazione sarà sempre nelle condizioni di non trovarsi in difficoltà quando deve far fronte a una carenza di personale, perché dispone di strategie in continua evoluzione per affrontare il problema. 

Con un'analisi della forza lavoro e lo sviluppo di procedure per la corretta pianificazione e gestione del personale sarà possibile avere un quadro più chiaro delle caratteristiche e delle competenze della forza lavoro, individuare le aree più affette da problemi di assenteismo e quelle più critiche da gestire in caso di carenza di lavoratori. 

Di conseguenza, sarà possibile pianificare in anticipo come redistribuire la forza lavoro per sopperire ad eventuali carenze e garantire che il business continui senza intoppi. Questo potrebbe includere attività come la gestione delle presenze, delle ferie e dei permessi, l’assunzione di personale flessibile per particolari progetti o periodi di picco, le verifiche delle competenze e delle performance dei dipendenti, la strutturazione di succession plan e di programmi di formazione e sviluppo.

Leggi anche: tutto quello che c’è da sapere sull'assenteismo.

inefficienze operative e bassa produttività.

L'efficienza è il principio cardine delle aziende moderne, dove le nuove tecnologie e strategie sono tipicamente volte a ottimizzare i processi con l'obiettivo di massimizzare il ROI.

Ma cos'è l'efficienza e cosa significa che un'attività è inefficiente?

In poche parole, l'attività della forza lavoro viene definita inefficiente quando, per un determinato processo, vengono spesi più tempo e denaro di quanto ne occorrano in media ad altre aziende per fare o produrre la medesima cosa. 

L’inefficienza può essere causata da diversi fattori. Per citarne alcuni:

• mancata sincronizzazione dei processi aziendali;
• basso tasso di innovazione e digitalizzazione dei processi;
• scarsa efficacia nella gestione organizzativa e del personale;
• elevati costi delle risorse (materiali e di capitale umano);
• mancanza di obiettivi comuni e coinvolgimento dei propri stakeholder;
• carenza di conoscenze e competenze.

Se sui fattori esterni l’organizzazione ha poco margine di manovra, può invece intervenire sugli elementi interni, come la gestione e la pianificazione del personale. Una buona strategia di workforce management dovrebbe essere volta a porre l’organizzazione e i dipendenti nelle condizioni di garantire sempre buoni livelli di produttività, con il minor dispendio possibile di risorse. 

Questo, in concreto, si traduce in:

• impostare una corretta pianificazione della forza lavoro affinché l’azienda disponga sempre della giusta quantità di lavoratori, con le giuste competenze, nel momento giusto;
• porre i lavoratori nelle condizioni di conoscere in modo chiaro il proprio ruolo, le proprie responsabilità e prospettive;
• favorire la collaborazione e una comunicazione chiara e trasparente;
• garantire il benessere e il coinvolgimento dei propri lavoratori, anche grazie ad una cultura aziendale positiva e sistemi benefit di ricompense di varia natura.

Leggi anche: tutto quello che c’è da sapere sulla produttività.

turnover elevato e scarsa fidelizzazione.

I costi legati a un turnover elevato e a una scarsa fidelizzazione dei dipendenti possono essere elevati. E non solo in ottica prettamente monetaria, ma anche dal punto di vista del tempo e dell’effort necessari a ricoprire una posizione vacante, così come del carico aggiuntivo di lavoro per coloro che rimangono in azienda. Con possibili ripercussioni sul benessere, la soddisfazione e la sicurezza dei lavoratori.

Ogni azienda ha a che fare con un flusso di personale che transita in entrata e in uscita e il turnover può avere tassi più o meno elevati, ma comunque fisiologici, a seconda della tipologia di organizzazione e del settore in cui opera. 

Tuttavia, questo aspetto è di particolare importanza quando si parla di workforce management e deve essere valutato con attenzione al fine di assicurarsi di garantire un ambiente di lavoro positivo in grado di motivare e trattenere in azienda i dipendenti con le giuste competenze e attitudini.

Un eccessivo livello di turnover (turnover patologico), infatti, può dire molto sull’azienda e sul benessere che garantisce ai propri collaboratori. In particolare, le cause più diffuse che portano all’insoddisfazione del personale e, di conseguenza, al suo ricambio possono essere:

• problemi di comunicazione con i responsabili e i vari reparti; 
• assenza di riconoscimenti e di possibilità di carriera all’interno dell’azienda; 
• cattivo rapporto tra colleghi;
• eccessivi carichi di lavoro e scarsa empatia verso i bisogni dei collaboratori;
• scarsa flessibilità e autonomia.

Se l’aumento del turnover non è controllato attraverso adeguate politiche del personale, l'azienda corre il rischio di perdere i professionisti più qualificati. A questo proposito, i responsabili HR devono focalizzarsi sull’employee retention, ovvero la capacità dell’azienda di attuare strategie e politiche per trattenere i dipendenti.

Per riuscirci, sarà necessario garantire al lavoratore un'esperienza positiva, sin dai primi momenti di contatto con l’azienda, e strutturare una strategia di gestione del personale che tenga conto delle aspettative e necessità dei dipendenti, al fine fornire risposte concrete ai loro bisogni e garantire un ambiente di lavoro positivo e un giusto work-life balance.

costi della forza lavoro.

I costi associati alla forza lavoro non si limitano alle retribuzioni per i dipendenti e i collaboratori, ma comprendono anche le spese per la ricerca, assunzione, formazione e selezione del personale e tutte le voci di spesa indirette associate ad un alto tasso di turnover o a eventuali inefficienze causate da una non ottimale gestione del personale.

Una buona strategia di workforce management consente di ottimizzare i costi della forza lavoro migliorando l’efficienza di tutti i processi legati al personale e aumentando la produttività dell’azienda. 

In particolare, un processo di WFM correttamente strutturato dovrebbe prevedere un costante monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI), come previsioni della domanda, performance di vendita e relative necessità di personale, tenendo conto di tempo e manodopera per dipendente. 

Questo consentirà all’azienda di definire in modo chiaro le necessità in termini di nuove assunzioni o, viceversa, la possibilità di formare o ridistribuire il personale esistente. In questo modo, sarà possibile ridurre al minimo le nuove assunzioni, dove non necessario, e agire quindi sui costi legati alla ricerca e all’inserimento di nuove figure. 

Allo stesso tempo, si potrà agire sulla produttività, la motivazione e la retention del personale esistente, a cui sarà data la possibilità di crescere professionalmente grazie ad attività di upskilling e reskilling o di assumere nuove ruoli grazie a processi di transizione interna.

Avere un’idea chiara delle esigenze di personale consentirà inoltre all’azienda di garantire il giusto apporto di personale quando e dove serve e ridurre così i costi, monetari e fisici, associati alla necessità di straordinari.

Monitorando l’attuale situazione l'azienda potrà anche avere un quadro chiaro dei tassi di produttività del lavoro e turnover del personale. I responsabili potranno quindi agire per eliminare le inefficienze che causano scarsa motivazione e insoddisfazione.

Leggi anche: come controllare i costi della forza lavoro.

sicurezza dei dipendenti e futuro del luogo di lavoro.

La sicurezza dell’ambiente di lavoro è un tema centrale e delicato, che non comprende solo la tutela della salute fisica, ma anche emotiva e valoriale di ogni soggetto. Un aspetto da considerare non solo in relazione al rispetto delle normative previste per ogni datore di lavoro, ma anche per garantire un ambiente sano, protetto e privo di pericoli in cui i lavoratori si sentano a proprio agio e motivati. Con un impatto positivo anche sulla produttività e la fidelizzazione dei dipendenti.

Per poter creare un ambiente sicuro l’azienda deve analizzare la propria situazione, adottare le corrette pratiche e monitorare costantemente l’ambiente e i processi per assicurare che tutto si svolga nel rispetto dei protocolli e delle regole vigenti.

Altrettanto importante potrebbe essere valutare le modifiche da apportare all’ambiente di lavoro per favorire l'ottimizzazione delle procedure di sicurezza e l’individuazione di metodi per allineare sicurezza ed efficienza. 

Le strategie e gli strumenti di workforce management possono offrire un valido supporto anche in questa fase: da un lato, stabilendo processi standardizzati per garantire la conformità alle leggi sul lavoro, l’aggiornamento e la formazione dei lavoratori in materia di sicurezza e monitorando le presenze e le attività dei dipendenti; dall’altro, analizzando processi e procedure per ridurre al minimo eventuali pericoli o fattori di stress e garantire il corretto equilibrio tra lavoro e vita privata.

Il workforce management è un processo complesso, che tuttavia può portare enormi benefici all’azienda. Per implementarlo è indispensabile poter contare su figure altamente specializzate in ambito HR, che abbiano una visione di insieme e siano in grado di attuare strategie efficaci per raggiungere gli obiettivi desiderati.

Considerata la complessità e la strategicità di tutte queste attività, collaborare con un partner HR può consentire all’azienda di esternalizzare l’ottimizzazione degli aspetti legati alla gestione della forza lavoro affidandola a dei professionisti e poter concentrarsi sullo sviluppo del core business.

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esternalizzazione della gestione della forza lavoro.

Gestire in modo strategico la forza lavoro è un processo complesso, che tuttavia può portare enormi benefici all’azienda. Per poter strutturare in modo corretto è indispensabili poter contare su figure altamente specializzate in ambito HR, che abbiano una visione di insieme e siano in grado di attuare le giuste strategie per raggiungere gli obiettivi desiderati.

Come abbiamo visto, il workforce management comprende una serie di aspetti, tra cui:

• l’analisi delle esigenze e degli obiettivi aziendali
• la programmazione e la pianificazione della forza lavoro
• l’assunzione, formazione o ridistribuzione del personale 
• l'efficientamento dei processi per aumentare la  produttività e ridurre i costi
• la diminuzione del turnover e l’ottimizzazione dell’employee retention

Considerata la complessità e la strategicità di tutte queste attività collaborare con un partner HR  può consentire all’azienda di esternalizzare l’ottimizzazione degli aspetti legati alla gestione della forza lavoro a dei professionisti e poter concentrarsi sullo sviluppo del core business.

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