span of control e risorse umane: cosa sapere?

Quanti dipendenti può gestire efficacemente un manager? La risposta a questa domanda è cruciale per ogni azienda che voglia migliorare le proprie performance e ottimizzare le risorse. La risposta risiede nello span of control, o intervallo di controllo, che permette di misurare il rapporto tra manager e sottoposti. 

Parlare di span of control e organizzazione aziendale significa capire come trovare il giusto equilibrio tra contenimento dei costi, necessità di semplificare i processi decisionali e migliorare la qualità del supporto manageriale.

indice dei contenuti:

• che cos’è lo span of control?
• tipologie di span of control e qual è il migliore.
• fattori che influenzano lo span of control.
• come calcolare lo span of control, l'intervallo di controllo.

che cos’è lo span of control?

Lo "span of control" è un elemento determinante nella gestione aziendale contemporanea per via del suo impatto diretto sull'efficienza organizzativa e sulla soddisfazione dei dipendenti.

Si tratta di un parametro essenziale nella gestione delle risorse umane e indica il numero di dipendenti che fanno capo direttamente a un manager, determinando così l'ampiezza della supervisione e la struttura gerarchica dell'azienda. 

Considerare in maniera attenta e strategica lo span of control permette di godere di numerosi benefici, tra cui: 

• costi. I manager percepiscono stipendi più elevati rispetto ai loro sottoposti, e un numero sproporzionato di manager rispetto ai dipendenti può tradursi in un significativo incremento del costo del personale. Secondo McKinsey, le aziende che adeguano il proprio span of control possono ottenere una riduzione dei costi manageriali compresa tra il 10% e il 15%; 
• efficienza operativa. Una struttura caratterizzata da uno span of control troppo ristretto presenta diversi livelli gerarchici tra il CEO e il personale di prima linea, il che può rallentare i processi decisionali e generare inefficienze. Al contrario, un'organizzazione con uno span troppo ampio può compromettere la comunicazione tra i dipendenti e i manager, aumentando il time management sui singoli task, rallentando le operazioni e causando un sovraccarico decisionale. Trovare il giusto equilibrio permette di mantenere un flusso di lavoro fluido ed efficiente; 
• soddisfazione dei dipendenti. Una supervisione eccessiva può risultare opprimente, mentre un controllo insufficiente può generare una percezione di abbandono. Il giusto equilibrio consente di mantenere un adeguato livello di autonomia, supporto e soddisfazione. Inoltre, un'adeguata supervisione facilita la pianificazione di programmi di apprendimento e sviluppo, fattore sempre più rilevante per la retention dei talenti; 
• rapidità nel rispondere ai bisogni del mercato. La riduzione dei livelli gerarchici avvicina i leader aziendali al personale operativo, favorendo una maggiore comprensione delle dinamiche aziendali e una risposta più tempestiva alle richieste dei clienti.

tipologie di span of control e qual è il migliore.

Quando si analizza la gestione del personale, ci sono due tipologie di span control: ampio o ristretto. 

Nel caso dello span of control ampio, un singolo manager è responsabile di un numero elevato di persone che devono rispondere a lui. Ovviamente, la definizione di "ampio" può variare in base alle dimensioni e alle caratteristiche dell'azienda: infatti, in alcune realtà, 7 subordinati per manager possono essere considerati un numero elevato, mentre in altre realtà questo può rimandare ad una situazione di equilibrio. 

Un'organizzazione con uno span of control ampio presenta una struttura relativamente piatta, con meno livelli gerarchici tra il personale di prima linea e la leadership senior. In questi casi, capire l’ampiezza ideale dipende da fattori quali la natura del lavoro, lo stile di gestione dei manager e l'impiego della tecnologia. 

Tuttavia, generalmente, uno span ampio è adatto alle aziende che presentano le seguenti caratteristiche:

• mansioni dei dipendenti relativamente semplici e con poca variabilità;
• dipendenti e manager sono esperti, motivati e sicuri nel loro ruolo;
• manager con pochi altri compiti oltre alla gestione del personale;
• strumenti di collaborazione e comunicazione digitale ben integrati nell'organizzazione.

Ad esempio, lo span of control ampio potrebbe essere un grande call center, dove il lavoro è standardizzato e un manager può supervisionare efficacemente 10-20 operatori, favorendo efficienza e contenimento dei costi.

In un'azienda con uno span of control ristretto, i manager supervisionano un numero più limitato di persone. Le aziende con questa struttura presentano un numero superiore di manager rispetto ai dipendenti operativi, con una struttura più gerarchica e diversi livelli di management intermedio. Questo approccio si adatta meglio alle aziende in cui:

• le attività quotidiane sono complesse e variegate, richiedendo una guida costante;
• i livelli di motivazione ed esperienza dei dipendenti sono bassi;
• i manager hanno numerosi compiti oltre alla gestione del personale;
• i dipendenti sono distribuiti su più sedi, nazioni o fusi orari.

Un esempio tipico di azienda con intervallo di controllo ristretto potrebbe essere un team di sviluppo software, dove un manager che supervisiona da 4 a 7 ingegneri può fornire il giusto supporto, migliorando la produttività e garantendo un'esperienza lavorativa positiva.

fattori che influenzano lo span of control.

Le grandi aziende sono in continua evoluzione e, mentre i team crescono o si restringono, lo span of control può diventare troppo ampio o troppo ristretto. È importante, quindi, conoscere quali sono i fattori che influenzano lo span of control per poter affrontare al meglio il workforce management, al di là della semplice evoluzione aziendale. 

Tra i principali ci sono:

• livello di esperienza dei dipendenti. I lavoratori con un elevato grado di esperienza richiedono meno supervisione e tendono a preferire una maggiore autonomia. Al contrario, i dipendenti meno esperti necessitano di un controllo più stretto per operare efficacemente; 
• complessità delle mansioni. Attività semplici e ripetitive consentono uno span of control ampio, mentre incarichi complessi e variegati, che coinvolgono più stakeholder, richiedono una supervisione più ravvicinata; 
• grado di motivazione dei dipendenti. I soggetti motivati sono più autonomi e possono lavorare con una supervisione minima. Invece, team con basso livello di coinvolgimento richiedono una supervisione puntuale per mantenere la produttività. In questo senso, lo span of control è un tema che si intreccia da vicino con il talent management; 
• capacità dei manager. Le competenze e lo stile di gestione dei manager influiscono direttamente sullo span of control. Alcuni leader eccellono nella gestione di grandi team grazie alle loro capacità strategiche, mentre altri necessitano di un numero inferiore di subordinati per garantire una gestione efficace; 
• dislocazione geografica. La gestione di team distribuiti su più sedi o fusi orari è più complessa rispetto a quella di un team che opera nello stesso ambiente fisico, richiedendo spesso un controllo più stretto; 
• integrazione con strumenti tecnologici. L’adozione di strumenti di collaborazione online e intelligenza artificiale permette di ampliare lo span of control, semplificando la comunicazione e la gestione delle attività quotidiane; 
• supporto amministrativo ai manager. Un'eccessiva quantità di compiti amministrativi può limitare l'efficacia del manager, rendendo necessaria uno span of control più ristretto. Delegare alcune responsabilità a dipendenti senior può contribuire ad alleggerire il carico gestionale e migliorare l'efficienza complessiva.

Comprendere questi fattori e adottare misure strategiche per bilanciarli consente alle aziende di ottimizzare la propria struttura organizzativa, migliorare la produttività e garantire un ambiente di lavoro efficiente e motivante.

come calcolare lo span of control, l'intervallo di controllo.

Il calcolo dello span of control è un processo semplice che può essere applicato sia all'intera organizzazione sia a singoli dipartimenti. Per determinare questo parametro, è sufficiente dividere il numero totale di dipendenti per il numero di manager, ottenendo così un valore numerico che rappresenta il rapporto tra i due.

Ad esempio, in un'azienda con 300 dipendenti e 25 manager, dividendo 300 per 25 si ottiene uno span of control di 12, che può essere espresso come 12:1, ovvero 12 dipendenti per ogni manager.

Nel caso di aziende di grandi dimensioni, questo calcolo fornisce un valore medio particolarmente utile, che i reparti HR possono utilizzare per avere una visione d'insieme dell'organizzazione. 

È opportuno sottolineare che, all'interno della stessa azienda possono esistere differenze significative tra i vari dipartimenti, con alcuni team che presentano uno span of control più ristretto e altri con un rapporto più ampio. 

È importante considerare che l’intervallo di controllo può variare notevolmente a seconda del settore di appartenenza, ma resta comunque un indicatore affidabile e semplice per valutare la struttura organizzativa e il livello di supervisione manageriale coinvolto nelle operazioni quotidiane.

È molto difficile stabilire a priori quale sia lo span of control adatto: è importante considerare numerosi fattori che vanno dalla complessità delle attività quotidiane svolte dai dipendenti ai livelli di competenza in materia tech, senza dimenticare la cultura aziendale e lo stile di leadership nella catena di comando.

Lo span of control, come è chiaro, è un elemento chiave per l’efficienza organizzativa perché influenza costi, produttività e soddisfazione dei dipendenti. Trovare il giusto equilibrio tra numero di risorse gestite e capacità manageriali consente alle aziende di ottimizzare la struttura interna e migliorare le performance complessive.