schema turni di lavoro: come impostare la pianificazione dei turni di lavoro.

L’organizzazione del lavoro su turni interessa molti ambiti e numerose aziende, dalla ristorazione all’industria, dalla sanità alla grande distribuzione organizzata. 

Mantenere un'attività operativa 24 ore su 24, 7 giorni su 7, non solo può essere vantaggioso, ma in certi casi è addirittura inevitabile. Per garantire però che questo modello sia efficace per l'azienda. e al contempo rispettoso e sicuro per i dipendenti, è fondamentale strutturarlo con meticolosa attenzione.

Per questa ragione, elaborare un efficace schema di turni di lavoro è di cruciale importanza. Ma come strutturare i turni in modo che rispondano alle esigenze aziendali e tutelino contemporaneamente i lavoratori? 

In questo articolo, esploreremo cosa significa lavorare a turni, capiremo - tra le altre cose - chi decide i turni di lavoro e quanto tempo prima devono essere comunicati, fornendo spunti utili per impostare con successo la loro pianificazione.

indice dei contenuti:

• lavoro a turni: cosa significa e come funziona la pianificazione dei turni di lavoro
• che cos'è uno schema per i turni di lavoro?
• perché è importante lo schema dei turni di lavoro?
• come si crea uno schema per i turni di lavoro?
• schema per i turni di lavoro: pro e contro
• schema per i turni di lavoro: alcuni esempi
• perché digitalizzare il proprio schema per i turni di lavoro?
• HR management platform: come randstad può aiutarti

lavoro a turni: cosa significa e come funziona la pianificazione dei turni di lavoro.

Lavorare a turni significa organizzare il lavoro in modo tale che i dipendenti lavorino in diversi periodi durante la giornata o la settimana, anziché seguendo il tradizionale orario di lavoro fisso di 8 ore al giorno per 5 giorni alla settimana. Questo tipo di organizzazione è comune in molti settori, come l’industria, i servizi di emergenza, l’assistenza sanitaria, l’ospitalità e altri ambiti.

Pur offrendo vantaggi significativi alle aziende, in termini di produttività e copertura oraria, il lavoro a turni può presentare sfide significative per i dipendenti, influenzando potenzialmente la loro salute fisica e benessere psicologico. Per questo, è imperativo che nella pianificazione dei turni, le aziende adottino un approccio equilibrato che tenga conto sia delle esigenze operative sia del benessere dei dipendenti.

Inoltre, è vitale che le imprese rispettino le normative vigenti sul lavoro a turni, garantendo che i dipendenti siano trattati in modo equo e sicuro.

la regolamentazione del lavoro a turni.

In Italia, il lavoro a turni è una pratica strettamente regolamentata, principalmente dal Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66, e dettagliata ulteriormente dai singoli Contratti Collettivi Nazionali. 

Inoltre, diverse sentenze della Corte di Cassazione hanno influenzato la prassi, mentre la normativa europea, in particolare la Direttiva 93/104/CE, fornisce alcuni termini di riferimento aggiuntivi. Ma vediamo nello specifico come si applicano queste regolamentazioni.

periodo di lavoro.

In media, la durata del lavoro settimanale non può superare le 48 ore, straordinari inclusi. Questa regola funziona su una base media, consentendo a un dipendente di lavorare più di 48 ore in una data settimana, purché questa "eccedenza" sia bilanciata con periodi di lavoro ridotto in altre settimane.

periodo di riposo.

Ogni lavoratore ha diritto a 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore, e a 24 ore di riposo settimanale ogni 7 giorni, escludendo le 11 ore di riposo giornaliero. Mantenere questi periodi di riposo non solo è una questione di conformità, ma contribuisce anche al benessere generale dei dipendenti, influenzando positivamente la produttività e la sicurezza.

turno notturno.

Il "turno notturno" dura almeno 7 ore consecutive, includendo l'intervallo tra mezzanotte e le 5 del mattino. A causa dell'impatto significativo che può avere sui ritmi circadiani, esistono restrizioni specifiche su chi può lavorare durante questo turno, con protezioni speciali per i minori e le donne in gravidanza o con un bambino di età inferiore a un anno. Questo turno prevede una retribuzione maggiorata, con ulteriori incrementi per il lavoro durante le festività, come stipulato nei Contratti Collettivi Nazionali.

tempo di preavviso.

I turni vanno comunicati con un congruo preavviso in primo luogo nel rispetto dei lavoratori. La legge italiana non indica un termine preciso, rifacendosi ai principi di correttezza e buona fede del datore di lavoro. Salvo emergenze saltuarie, è bene comunicare i turni il prima possibile anche per garantire la massima produttività dei dipendenti.

che cos'è uno schema per i turni di lavoro.

Uno schema per i turni di lavoro è un piano dettagliato che stabilisce quando e in quale momento i dipendenti devono lavorare durante un periodo specifico, come una settimana o un mese. 

Questo schema viene utilizzato dalle aziende per garantire una copertura continua delle attività durante le 24 ore del giorno e i 7 giorni della settimana, quando il lavoro a turni è necessario.

Nello specifico, lo schema delinea gli orari di inizio e fine di ciascun turno di lavoro. Questi orari possono variare, adeguandosi alle mutevoli esigenze dell'azienda, e possono comprendere turni diurni, notturni, settimanali o nei weekend. 

Per questo motivo, è fondamentale che tali piani siano strutturati e comunicati in modo efficiente per garantire una transizione senza problemi tra i turni e una collaborazione efficace tra i team. 

I manager spesso adottano una di queste due approcci per la rotazione:

• rotazione fissa: in questo modello, i dipendenti seguono uno schema di turni di lavoro prestabilito, offrendo prevedibilità e consistenza
• rotazione flessibile: con questo approccio, invece, permette adattamenti basati sulle esigenze correnti dell'azienda, fornendo una certa flessibilità, ma richiedendo anche una maggiore attenzione alla pianificazione per evitare sovraccarichi o mancanze di personale.

In entrambi gli scenari, i programmi includono anche giorni di riposo programmati, fondamentali per consentire ai dipendenti di recuperare e mantenere la loro produttività nel tempo. 

Questo riflette una consapevolezza crescente dell'importanza di promuovere un equilibrio tra lavoro e vita personale, per garantire benessere e serenità ai propri dipendenti.

perché è importante lo schema dei turni di lavoro?

La realizzazione di uno schema per i turni di lavoro non è un'operazione che può essere lasciata al caso o improvvisata. Un piano ben strutturato è vitale per tutta una serie di motivi, tra cui:

• efficienza aziendale: permette di ottimizzare le operazioni quotidiane, garantendo che ci sia sempre un numero adeguato di persone a lavoro, evitando così tempi morti o sovraccarichi di lavoro.
• benessere dei lavoratori: assicura che i dipendenti abbiano un sano work life balance, prevenendo il burnout e mantenendo alti livelli di soddisfazione sul posto di lavoro.
• trasparenza e affidabilità: uno schema ben pianificato è una testimonianza della trasparenza e dell'affidabilità dell'azienda. dimostra che l'organizzazione prende sul serio tanto le esigenze operative quanto il benessere dei suoi dipendenti.
• conformità legale: facilita la conformità alle regolamentazioni legali e ai contratti collettivi, consentendo all’azienda di tenere traccia delle ore lavorate per ciascun dipendente e garantendo che i diritti dei lavoratori vengano rispettati, incluso il dovuto preavviso per i cambiamenti nei turni - un aspetto vitale quando si considera "quanto tempo prima devono essere comunicati i turni di lavoro".

come si crea uno schema per i turni di lavoro.

Creare uno schema per i turni di lavoro che sia equo e funzionale è una sfida. La chiave del successo risiede nell'equilibrare sapientemente le esigenze dell’organizzazione con quelle dei dipendenti, garantendo nel contempo conformità legale e efficienza operativa. 

Ecco una guida su come sviluppare uno schema per i turni di lavoro efficace:

• analizzare le esigenze operative: ogni azienda deve valutare le proprie esigenze, comprese le ore o i periodi di picco in cui è richiesta una maggiore copertura, i requisiti di sicurezza e i tempi morti.
• coinvolgere i dipendenti: coinvolgere i dipendenti nel processo, se possibile, è utile per raccogliere informazioni sulle loro preferenze e necessità. In ogni caso, inoltre, si dovrà tenere conto delle restrizioni legali e delle politiche aziendali che possono influenzare la creazione dello schema.
• definire i turni di lavoro: stabilite le esigenze organizzative e tenendo in considerazione le esigenze dei dipendenti, dovranno essere definiti il numero di turni e la loro durata. I turni potranno essere di 8 ore, 12 ore o altri intervalli, e potranno variare da giorno, notte o fine settimana.
• rotazione dei turni: nel definire i turni di lavoro, sarà importante decidere anche se sarà necessaria una rotazione e, se sì, definire uno schema di rotazione che equilibri le esigenze dell’azienda con quelle dei dipendenti. Ad esempio, potrebbe essere utilizzato uno schema di rotazione settimanale o mensile.
• assegnare i turni ai dipendenti: in base a quanto scelto nell’impostazione dei turni di lavoro, sarà necessario assegnare i dipendenti ai diversi turni in base alle loro competenze, preferenze e disponibilità. Per fare questo, sarà necessario assicurarsi di rispettare le normative sul lavoro e le leggi sulle ore di lavoro massime.
• definire giorni di riposo per ciascun dipendente: pianificare i giorni di riposo dei dipendenti è un aspetto essenziale. Essi, infatti, devono avere la possibilità di recuperare e gli deve essere garantito un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. In questo contesto, inoltre, sarà importante assicurarsi che ci siano giorni di riposo consecutivi, specialmente per i turni notturni.
• determinate la compensazione aggiuntiva: se previsto dalle leggi o dalle politiche aziendali, i responsabili dovranno preoccuparsi anche di calcolare correttamente la compensazione aggiuntiva per i dipendenti che lavorano in determinati turni (come i turni notturni o nei giorni festivi).
• comunicazione i turni e renderli disponibili per la consultazione: una volta strutturato lo schema dei turni di lavoro, questo andrà comunicato chiaramente ai dipendenti, possibilmente con anticipo, in modo che possano pianificare i propri impegni di conseguenza. Per farlo è possibile avvalersi di una bacheca online, un’app dedicata o un sistema di comunicazione diretta.
• monitorare e ottimizzare la pianificazione del lavoro: lo schema dei turni di lavoro non dovrebbe essere un semplice documento da reiterare invariato nel corso del tempo. Al contrario, sarà importante monitorare costantemente l’efficacia della pianificazione dei turni. Questo potrà essere fatto chiedendo feedback ai dipendenti o analizzando le metriche di produttività, assenteismo e turnover. Di conseguenza, sarà possibile apportare modifiche la dove necessario per migliorare l’equilibrio tra le esigenze dell’azienda e quelle dei lavoratori.

schema per i turni di lavoro: pro e contro.

La creazione di uno schema per i turni di lavoro può essere una sfida complessa poiché deve bilanciare le esigenze operative dell’azienda con le esigenze dei dipendenti. 

Al contempo, una pianificazione efficace dei turni è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro efficiente e soddisfacente per tutti i membri del team. 

È importante che le organizzazioni pianifichino gli schemi con cura, tenendo conto delle esigenze dei dipendenti e delle normative sul lavoro, e cercando di minimizzare gli svantaggi per il personale.

quali sono i vantaggi.

• copertura continua: un piano di turnazione ben progettato garantisce che ci sia sempre personale disponibile, anche durante le ore notturne o i periodi festivi, garantendo continuità operativa.
• flessibilità per i dipendenti: i dipendenti possono beneficiare di una maggiore flessibilità sul lavoro, soprattutto se lo schema dei turni è rotazionale, permettendo loro di avere alcuni giorni liberi durante la settimana.
• utilizzo ottimizzato delle risorse: la pianificazione dei turni può contribuire a un utilizzo più efficiente delle risorse, evitando sovraccarichi o tempi morti.
• maggiori opportunità di guadagno: in alcuni casi, i turni speciali come quelli notturni possono offrire compensi aggiuntivi, fornendo opportunità di guadagno extra.

quali sono gli svantaggi.

• disorganizzazione del ritmo circadiano: lavorare su turni, soprattutto notturni, può interferire con i ritmi circadiani naturali, portando a problemi di salute a lungo termine.
• difficoltà nel bilanciare vita lavorativa e personale: la programmazione a turni può creare sfide nell'equilibrio tra vita e lavoro, specialmente se i turni variano frequentemente.
• potenziali problemi di comunicazione: cambi di turni frequenti possono generare problemi di comunicazione tra i team, potenzialmente influenzando la coerenza delle operazioni.
• costi di gestione elevati: la gestione dei turni può richiedere risorse e tempo significativi, specialmente se richiede l'uso di software specializzati o una supervisione continua.

schema per i turni di lavoro: alcuni esempi.

Ecco alcuni esempi-base di schemi per i turni di lavoro.

schema a tre turni a rotazione.

Questo schema coinvolge tre turni principali (di solito mattina, pomeriggio e notte) che si alternano con regolarità.

schema a quattro turni a rotazione.

Questo schema prevede quattro turni principali che si alternano su un ciclo più lungo, di solito in un periodo di due settimane o più. Per questo motivo, offre ai dipendenti un periodo più lungo di riposo dopo ogni serie di turni. Ad esempio:

schema a turni alternati

In questo schema, i dipendenti lavorano un certo numero di giorni consecutivi seguiti però da turni di riposo, in linea con le normative vigenti. In questo caso, dunque, i dipendenti possono godere di periodi di riposo frequenti, ma viene loro richiesto di lavorare per più giorni consecutivi. Ad esempio:

perché digitalizzare il proprio schema per i turni di lavoro.

Grazie alle nuove tecnologie e ad alcuni programmi specializzati, digitalizzare il proprio schema per i turni di lavoro è un passo che può portare a una gestione più efficiente e snella delle risorse umane all'interno di un'azienda. 

Sostituire la classica pianificazione attraverso fogli di lavoro e modelli excel con programmi studiati ad hoc per lo scopo è un modo efficace per garantire flessibilità, accuratezza e condivisione fluida delle informazioni.

Vediamo alcuni punti chiave che illustrano perché vale la pena considerare questa transizione.

facilità di utilizzo.

Anche se uno schema per i turni di lavoro può essere realizzato con un semplice foglio Excel, a volte, inserire manualmente le informazioni e i dati dei turni, soprattutto quando il numero di dipendenti e turni è considerevole, può diventare un processo laborioso e soggetto a errori. Un sistema digitale, al contrario, offre una piattaforma user-friendly con funzionalità come drag-and-drop, facilitando la creazione e la modifica degli schemi.

automatizzazione dei processi.

Un vantaggio significativo dei software di pianificazione dei turni è l'ottimizzazione automatica. Queste piattaforme possono infatti prendere in considerazione variabili complesse, come la disponibilità dei dipendenti, le regole di rotazione e le competenze richieste per determinati turni, e creare schemi ottimizzati che tengano conto di tutti questi fattori, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori manuali.

facilità di condivisione.

Gli schemi digitali per i turni di lavoro possono essere condivisi con facilità, garantendo che tutti i membri del team siano sempre aggiornati sugli ultimi cambiamenti. Inoltre, queste piattaforme offrono spesso funzionalità che permettono ai dipendenti di scambiarsi i turni in modo autonomo (nel rispetto delle policy aziendali), promuovendo un ambiente di lavoro collaborativo e flessibile.

compliance legale.

Un software di gestione dei turni può facilitare il rispetto delle politiche aziendali e delle normative legali, integrando funzioni che impediscano la pianificazione di turni che violino regole predefinite o norme legali. 

migliore accessibilità.

Con l'introduzione di app e piattaforme cloud, gli schemi digitali per i turni di lavoro possono essere resi accessibili da qualsiasi dispositivo con connessione internet. Ciò significa che i dipendenti possono consultare i loro turni, richiedere giorni di riposo o modifiche al turno da ovunque si trovino, facilitando la comunicazione e la pianificazione.

analytics e reportistica.

Molti software per la gestione dei turni offrono anche strumenti di analisi e reportistica, che possono aiutare i manager a monitorare le performance, ad identificare i pattern nei requisiti di turno e a prendere decisioni informate per migliorare l'efficienza operativa nel tempo.

HR management platform: come randstad può aiutarti.

In un mondo in continuo cambiamento, dove l'efficienza e l'adattabilità sono essenziali per il successo aziendale, uno strumento digitale per la pianificazione del personale è quanto mai necessario. 

Per questo, all'interno dell'offerta di servizi digitali di Randstad,  mettiamo a disposizione un HR management platform, pensata per ottimizzazione la gestione delle risorse umane.

I software per la gestione del personale rappresentano una soluzione innovativa per la semplificazione e l’ottimizzazione della gestione HR e delle relative attività burocratiche all'interno delle aziende. Grazie a strumenti innovativi, infatti, queste piattaforme consentono di gestire in modo completo il ciclo di vita dei dipendenti, dall'assunzione all'uscita. Affrontano la complessità e il dispendio di tempo associati a operazioni ripetitive e permettono di rendere più fluida ed efficiente l'amministrazione del personale.