Il performance management è l’insieme dei processi di valutazione e ottimizzazione delle prestazioni che guidano i dipendenti verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Tali procedure hanno subito una mutazione nel corso degli anni. La trasformazione digitale e le nuove tendenze del mondo del lavoro, hanno portato le aziende a rivalutare i vecchi sistemi di feedback annuali o semestrali, a favore di logiche di continuous performance management (CPM), dinamiche e orientate al miglioramento continuo.
Dalla pianificazione delle attività alla valutazione dei risultati ottenuti, scopriamo tutto quello che c’è da sapere sulla gestione delle performance dei dipendenti.
indice dei contenuti:
- che cosa si intende per performance management?
- l’evoluzione del performance management negli anni
- continuous feedback e performance management
- quali sono le fasi del performance management?
- assegnazione e definizione di obiettivi e priorità
- feedback continuo e monitoraggio delle attività
- coaching, skilling, upskilling, reskilling
- valutazione “finale” e condivisione dei risultati
- performance management e total reward
- come misurare la performance dei dipendenti?
- quali sono gli indicatori di performance dei dipendenti?
- chi valuta la performance dei dipendenti?
- i vantaggi del performance management
che cosa si intende per performance management?
Con il termine performance management ci si riferisce ad un processo continuativo di valutazione e ottimizzazione delle prestazioni dei dipendenti in un contesto aziendale.
Per comprendere cos'è il performance management occorre dunque focalizzarsi sul processo di valutazione della performance. Può essere infatti fuorviante identificare la gestione delle prestazioni con una sorta di giudizio conclusivo.
Il performance management, al contrario, deve esser inteso come un sistema di valutazione iterativo attraverso cui manager e responsabili HR possono fornire feedback costanti ai propri collaboratori, con l’obiettivo di chiarire le responsabilità lavorative, le priorità e le aspettative e ottimizzare le prestazioni dei lavoratori.
In questo modo è infatti possibile responsabilizzare i dipendenti e allineare gli sforzi dei singoli al raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali, aumentare i livelli di efficienza dell’azienda, promuovere la crescita professionale e lavorare sull’engagement dei dipendenti.
l’evoluzione del performance management negli anni.
I sistemi tradizionali di valutazione delle performance dei dipendenti sono stati revisionati e modulati nel corso degli anni.
Si è passati infatti da meccanismi a scarso valore aggiunto, che prevedevano feedback una tantum (annuali o semestrali), a modelli dinamici (performance development) in grado di intercettare le esigenze di flessibilità e trasformazione continua, dettate dall’evoluzione tecnologica e del mercato del lavoro.
Il focus del processo è passato dunque dall’analisi delle performance passate all’ottimizzazione delle performance future. Da un’ottica di valutazione, ad un’ottica di sviluppo e crescita professionale del dipendente, in cui il responsabile non è solo il capo, ma un vero e proprio coach.
Un cambio di paradigma dettato in particolar modo dalla consapevolezza della necessità di lavorare sull’engagement dei lavoratori, favorendo un'esperienza di lavoro piacevole e la possibilità di crescita professionale, nonché l’introduzione di nuove modalità di lavoro, basate sulla responsabilizzazione e il raggiungimento dei risultati .
continuous feedback e performance management.
Per strutturare un processo di performance management efficace le aziende necessitano di ripensare al proprio approccio di valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
Come abbiamo detto in precedenza, la valutazione delle prestazioni deve diventare un processo continuativo e orientato al futuro. Ecco dunque che entra in gioco il concetto di Continuous Feedback.
Al fine di strutturare un monitoraggio continuativo il percorso di valutazione dovrà prevedere quattro momenti chiave:
- assegnazione di obiettivi e priorità e individuazione dei comportamenti da migliorare (goal & priority setting)
- confronto continuativo e scambio di feedback volto a premiare i comportamenti virtuosi e fornire suggerimenti in real time per il miglioramento futuro (tips)
- incontri periodici face to face per discutere degli sviluppi e delle performance e impostare una road map per la crescita professionale o il raggiungimento degli obiettivi (points of contact)
- incontro di fine anno dedicato ad una revisione globale del percorso e dei progressi e all’assegnazione degli obiettivi e delle priorità per l’anno seguente (final review)
In questo contesto, la tecnologia può fornire un prezioso supporto e rendere maggiormente efficace l’intero processo di valutazione. Nello specifico parliamo di software, app o soluzioni in cloud, che consentono di tenere traccia delle performance, delle valutazioni e dei feedback, facilitando la comunicazione tra manager e collaboratore, e supportando i processi HR.
Affinché l’azienda possa evolvere in modo coerente ed efficace i propri processi di performance management, tuttavia, non sarà sufficiente strutturare la valutazione secondo le logiche del Continuous Feedback.
Alla base della Performance Management Transformation, infatti, dovrà esserci un vero e proprio cambio di paradigma che parta dal ripensamento delle logiche con cui l’azienda si approccia allo sviluppo dei propri talenti. In termini di cultura aziendale, di responsabilità condivise tra funzione HR e Manager, di processi e di innovazione.
A tal proposito, l'azienda dovrà:
- individuare i punti di forza e di debolezza del processo esistente (performance management assessment)
- ridisegnare il processo in una logica di Continuous Feedback (performance management redesign)
- supportare il cambiamento manageriale, attraverso la condivisione di obiettivi, benefici e nuovi comportamenti da adottare (People Change Management)
- condividere con le persone il nuovo modello e i principi che ne sono alla base, in un'ottica di empowerment e responsabilizzazione (Employee Change Management)
- analizzare i risultati dell’introduzione delle nuove procedure e apportare miglioramenti (monitoring)
quali sono le fasi del performance management?
Come citato in precedenza, il processo di performance management basato sul continuous feedback prevede alcune fasi principali.
Vediamole nel dettaglio.
assegnazione e definizione di obiettivi e priorità.
Il primo step del processo consiste nello stabilire obiettivi e priorità per ciascun dipendente. Questi costituiranno la base per le successive valutazioni e forniranno al lavoratore un’idea chiara delle sue responsabilità e dei compiti da svolgere per contribuire al successo della strategia aziendale.
In questo primo momento, verranno inoltre definite le metriche e le modalità con cui verranno successivamente valutate le prestazioni.
feedback continuo e monitoraggio delle attività.
Il processo prosegue con il monitoraggio costante delle performance dei dipendenti. I responsabili dovranno valutare la qualità delle prestazioni e i progressi in itinere, con lo scopo di affrontare e risolvere tempestivamente eventuali ostacoli al raggiungimento degli obiettivi.
Questo prevede che il dipendente riceva feedback on the job sulla bontà del proprio lavoro, così come momenti di confronto più strutturati, cadenzati regolarmente, in cui sarà possibile discutere più nel dettaglio di ciò che sta o non sta funzionando, dell'esperienza lavorativa nel suo complesso e di come porre rimedio a eventuali problematiche.
coaching, skilling, upskilling, reskilling.
Aspetto fondamentale del processo di valutazione delle performance dei dipendenti è la valutazione delle competenze. Offrire ai propri collaboratori la possibilità di sviluppare o aggiornare le proprie skill è infatti la base per garantire lo sviluppo del potenziale e, di conseguenza, la capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Per questo motivo, i programmi di coaching e formazione sono parte integrante delle attività di performance management. In particolare, ogni azienda dovrebbe predisporre attività di:
- skilling: acquisizione di nuove competenze;
- upskilling: miglioramento e/o approfondimento delle competenze acquisite;
- reskilling: riqualificazione delle competenze obsolete.
(leggi anche: tutto quello che c’è da sapere su skilling, upskilling e reskilling)
valutazione “finale” e condivisione dei risultati
Il processo di valutazione non si conclude mai in senso definitivo. Il suo valore, risiede infatti nell’essere uno strumento di supporto costante alla crescita e al raggiungimento degli obiettivi. Tuttavia, a conclusione di ogni anno è importante prendersi un momento per valutare il percorso svolto e stabilire obiettivi e priorità per l’anno seguente.
In questo frangente l’azienda deve anche considerare i risultati complessivi di tutte le valutazioni e il successo delle azioni messe in campo a tal proposito, al fine di individuare inefficienze o insight utili all'ottimizzazione dei processi HR complessivi, dalla selezione ai programmi di onboarding, sviluppo, formazione e reward.
performance management e total reward.
Performance e ricompense sono temi strettamente collegati. Parliamo in questo caso di “Total Reward” ovvero, l'insieme dei sistemi di retribuzione che un azienda prevede per i propri dipendenti al fine di attrarre, trattenere e motivare i lavoratori al raggiungimento degli obiettivi.
In questo caso, si considerano dunque tutti gli elementi che possono fornire una qualche tipo di ricompensa a riconoscimento dell’impegno prestato dal dipendente: dalla più basica retribuzione, alle possibilità di formazione e coaching, citate precedentemente, alla possibilità di lavorare in un ambiente piacevole, ad un corretto work-life balance, a servizi di varia natura o incentivi monetari come bonus, premi e così via.
In un contesto lavorativo orientato al risultato, che pone un grande focus sulla valutazione e l’ottimizzazione delle prestazioni, un sistema di total reward equo e correttamente implementato si configura come uno strumento in grado di motivare, coinvolgere e fidelizzare i dipendenti, con effetti positivi sia sul singolo che sull’azienda nel suo complesso.
come misurare la performance dei dipendenti?
Per misurare la performance dei dipendenti, occorre andare oltre la semplice valutazione quantitativa legata alla produzione, includendo anche elementi relativi al talento, ai valori, alla cultura dell’organizzazione.
Non è quindi sufficiente valutare “quanto si fa”, ma anche il modo in cui lo si fa. Entrambi gli aspetti – quantitativo e qualitativo – vanno tenuti in considerazione.
Ciò significa soprattutto osservare le persone mentre lavorano, nel corso dell’anno, anno dopo anno. Come si integrano nel contesto aziendale, se e come fanno propri i valori e le peculiarità dell’organizzazione, come interagiscono con i diversi settori e così via. Il risultato finale è solo una parte della valutazione
quali sono gli indicatori di performance dei dipendenti?
Al fine di poter monitorare le prestazioni di ogni lavoratore e fornire un feedback sulle performance ottenute, i responsabili devono identificare gli elementi che consentono di determinare con chiarezza i punti di forza e debolezza e le aree di miglioramento di ciascun dipendente.
A questo proposito, sarà necessario tenere in considerazione la specificità e le priorità di ogni ruolo.
Volendo identificare alcuni dei principali elementi di valutazione delle performance dei dipendenti, potremmo citare:
- Produttività
- Efficienza
- Creatività e innovazione
- Qualità del lavoro
- Comprensione e capacità di risoluzione dei problemi
- Esperienza e grado di specializzazione
- Capacità di lavorare in squadra, collaborare e comunicare con i colleghi
- Atteggiamento
- Organizzazione e rispetto delle scadenze
chi valuta la performance dei dipendenti?
Esistono diversi esempi e approcci alla valutazione delle performance. Per classificarli è possibile partire da chi esegue, nel concreto, questa valutazione.
- Valutazione eseguita dal manager. In questo caso, la valutazione viene eseguita dal team leader che si confronterà con il collaboratore in modo diretto, prevedendo anche delle sessioni on-the.job.
- Autovalutazione. In questo caso è lo stesso dipendente che analizza le proprie performance e riflette sui punti di forza, debolezze e aree di miglioramento. Questa valutazione, può essere successivamente usata nei momenti di confronto con i responsabili per portare il proprio punto di vista e confrontarsi sui risultati raggiunti
- Assessment Centre. La valutazione delle performance può essere affidata anche a specialisti esterni che supportino l’azienda nel valutare il potenziale dei talenti interni e nel costruire percorsi di crescita coerenti e mirati. Questo processo, avrà lo scopo di rendere i lavoratori consapevoli del potenziale, dei propri punti di forza, e delle aree di miglioramento e, di conseguenza, responsabili della gestione della propria crescita personale e professionale.
- Valutazione di team: un altro metodo di valutazione è quello di favorire lo scambio di feedback tra i membri stessi della squadra di lavoro. Questo può favorire la coesione del gruppo, che imparerà come lavorare al meglio per supportare gli sforzi reciproci e la creazione di un ambiente di lavoro sereno.
i vantaggi del performance management.
Il principale beneficio dell’attivazione di un processo di performance management basata sul continuous feedback è la strutturazione di un sistema di verifica e gestione delle prestazioni che si concretizza in una migliore consapevolezza dei processi interni e, di conseguenza, nella capacità di agire tempestivamente per porre rimedio a eventuali mancanze o criticità.
Volendo scendere ancora più nel dettaglio dei vantaggi del performance management potremmo inoltre includere :
- migliore efficienza e competitività;
- aumento delle capacità d’innovazione;
- facilitazione dei processi decisionali;
- creazione di un migliore ambiente lavorativo;
- maggiore coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti;
- maggiore produttività;
- riduzione dei tassi di turnover;
