people analytics: utilizzare i dati per ottimizzare la gestione del personale.

Le attuali sfide del mercato del lavoro - la carenza di talenti e competenze qualificate e i fenomeni delle Great Resignation e del Quite Quitting - impattano sulle aziende di ogni settore. In questo contesto, non solo diventa più complesso attrarre e acquisire nuovi talenti, ma anche ingaggiare e trattenere i migliori dipendenti nel lungo termine. 

Per vincere queste sfide diventa essenziale costruire una talent experience positiva, che riesca ad andare oltre le aspettative dei dipendenti e rispondere in modo sempre più puntuale e personalizzato ai loro desideri e necessità. 

È qui che entra in gioco la People Analytics, anche detta “HR People Analytics” o “Talent Analytics”. Ogni azienda, infatti, dispone di un’enorme mole di dati, sia provenienti dal mondo del lavoro che relativi ai talenti interni. Questi, se correttamente analizzati e interpretati, possono fornire importanti informazioni e insight a supporto della strutturazione delle strategie di gestione del personale e, di conseguenza, di una maggiore competitività dell’azienda stessa.

Una strategia di People Analytics serve proprio a questo: trasformare i cosiddetti “big data” di cui si dispone in strumenti che permettano di prendere decisioni informate ed efficaci per la propria organizzazione.

Scopriamo più nel dettaglio cosa si intende per People Analytics, i vantaggi dell’applicazione delle tecniche di HR Data Analytics nell’ambito delle risorse umane e quali strumenti utilizzare.

indice dei contenuti:

• cos'è la people analytics?
• le fasi del processo di people analytics.
• HR analytics vs people analytics: quali sono le differenze?
• i vantaggi di implementare la people analytics in azienda.
• people analytics: best practice e case study.
• quali strumenti utilizzare.

cos'è la people analytics?

La People Analytics è un insieme di metodi, processi e strumenti di raccolta, analisi e interpretazione dei dati relativi alle persone che fanno parte di un'azienda che permette di ottenere informazioni relative agli aspetti che riguardano la gestione complessiva delle risorse umane.

In particolare, la People Analytics permette di utilizzare i dati raccolti per compiere indagini mirate e precise su diversi aspetti che riguardano il personale, andando maggiormente in profondità e provando a trasformare il “freddo” numero in una valutazione di tipo qualitativo. 

Questo consente ai team HR di comprendere cosa si cela dietro a dati e metriche e prendere decisioni informate circa:

• miglioramento dei processi;
• esigenze di personale in termini di attitudini, skill e competenze;
• ottimizzazione delle strategie di ricerca, selezione e assunzione di nuovo personale;
• talent experience;
• in generale, tutto ciò che riguarda i propri dipendenti. 

Grazie all’evoluzione dei tool di data analytics e data visualization e all’integrazione di tecnologie come l’Intelligenza Artificiale, il machine learning e l’analisi predittiva, la People Analytics, oggi, è in grado di apportare un reale valore all’azienda, sia in termini di scelte più consapevoli sia per quanto riguarda la massimizzazione del ritorno sull’investimento.

le fasi del processo di people analytics.

Una buona strategia di People Analytics può fornire informazioni preziose per prendere decisioni informate. Se ben strutturata, consente alle aziende di identificare i punti di forza e di debolezza delle strategie HR già implementate e di capire dove sia necessario intervenire e concentrare gli sforzi di ottimizzazione.

Di seguito, le principali fasi del processo di People Analytics.

definire gli obiettivi e i KPI HR.

Definire gli obiettivi e i KPI (Key Performance Indicators) è il primo passo di qualsiasi strategia di People Analytics. 

Questo processo inizia con la partecipazione attiva di leader aziendali, responsabili HR e manager dei vari dipartimenti per garantire che gli obiettivi fissati siano in linea con le necessità e le priorità dell’azienda. 

È essenziale domandarsi quali dati siano più pertinenti per gli obiettivi aziendali perché questo aiuta a focalizzarsi sugli aspetti che possono davvero portare valore all’organizzazione e a impostare correttamente gli indicatori chiave di prestazione.

Questi indicatori possono includere metriche sulla soddisfazione dei dipendenti, sui tassi di turnover, sul livello di engagement, sui costi di assunzione o sulle performance dei team. La scelta dei KPI deve riflettere le necessità dell’azienda e differisce a seconda del settore e della strategia di business: per esempio, un'azienda che desidera migliorare la produttività potrebbe concentrarsi su KPI legati alle performance e all'efficienza, mentre un’altra focalizzata sulla fidelizzazione dei dipendenti potrebbe dare maggior peso a indicatori di soddisfazione ed engagement.

In questa fase, è importante coinvolgere anche il dipartimento legale affinché i processi di raccolta e gestione dei dati siano conformi alle leggi sul lavoro e rispettino le normative vigenti in materia di privacy e trattamento dei dati personali.

impostare un piano di azione.

Una volta definiti gli obiettivi e identificati i dati che dovranno essere analizzati per comprendere il contesto aziendale, è necessario impostare un piano di azione per iniziare a sfruttare le potenzialità della People Analytics.

Durante questa fase, è necessario:

• stabilire chi avrà accesso ai dati. Bisogna individuare le figure professionali autorizzate a consultare i dati raccolti. Tipicamente, queste includono i membri del team HR, i leader aziendali e, in alcuni casi, i manager. Assicurarsi che l’accesso sia limitato e controllato è essenziale per questioni di privacy. È comunque possibile concedere l’accesso selettivo ai risultati e agli insight derivati dalle analisi;
• determinare dove conservare i dati e come utilizzarli. La scelta della piattaforma per l’archiviazione dei dati è importante. I dati devono essere conservati in ambienti sicuri, conformi alle normative GDPR e che garantiscano la protezione delle informazioni personali. È importante decidere anche come i dati saranno utilizzati, cioè per quali scopi specifici, e definire le modalità di analisi e manipolazione degli stessi;
• definire le modalità di raccolta. Stabilire come raccogliere i dati è fondamentale per assicurarsi che le informazioni ottenute siano affidabili e pertinenti. Questo include l’identificazione delle fonti, come i sistemi di gestione HR, i questionari di soddisfazione dei dipendenti, i dati sulle prestazioni e qualsiasi altra fonte rilevante per gli obiettivi prefissati;
• stabilire come presentare e fornire i risultati. Una volta raccolti e analizzati, i dati devono essere comunicati in maniera efficace. È consigliabile utilizzare strumenti di data visualization per facilitare la comprensione e rendere le informazioni accessibili anche a chi non ha competenze tecniche in ambito analytics. Creare report periodici e presentazioni dettagliate aiuta a condividere i principali insight con i vari stakeholder, permettendo loro di prendere decisioni più informate.

Indipendentemente dalla complessità del progetto, il piano d’azione dovrebbe essere il più semplice possibile. Questo significa che dovrà essere di facile applicazione, replicabile e scalabile e dovrà consentire un facile aggiornamento e leggibilità. 

Avere un piano d'azione ben definito consentirà anche una migliore comprensione da parte delle parti interessate. Non solo il proprio team, infatti, ma tutti coloro che sono coinvolti nei processi di gestione del personale, dall'inizio alla fine, devono comprendere il valore della People Analytics e come può concretamente supportare l’ottimizzazione delle strategie e dei processi HR.

raccogliere, analizzare e interpretare i dati.

Questa fase rappresenta il cuore della People Analytics perché consente di estrarre informazioni preziose che possono guidare l’ottimizzazione della strategia di gestione delle risorse umane dell’azienda. 

Dopo la raccolta dei dati effettuata utilizzando fonti rilevanti e diversificate per avere una visione completa e approfondita dell’organizzazione, si passa all’analisi. Qui entra in gioco l’uso di strumenti di analytics, come software di data mining e machine learning, per individuare pattern e trend che potrebbero essere sfuggiti a un'osservazione preliminare. 

Ad esempio, l'analisi può rivelare correlazioni tra soddisfazione dei dipendenti e tasso di assenteismo oppure tra formazione e miglioramento delle performance. Un approccio efficace è quello basato sull’analisi predittiva, che utilizza i dati storici per prevedere futuri comportamenti dei dipendenti, come il rischio di abbandono dell’azienda o l’adeguatezza di un dipendente a una promozione.

Segue l’interpretazione dei dati, indispensabile per renderli utilizzabili e trasformarli in insight concreti. È importante che i risultati vengano opportunamente contestualizzati e che vengano effettuati dei collegamenti con gli obiettivi strategici definiti nella fase iniziale del processo di People Analytics.

comunicare i dati.

Una volta raccolti, analizzati e interpretati, i dati devono essere comunicati in modo chiaro e strategico per garantire che tutte le parti coinvolte comprendano il valore delle informazioni ricavate e possano utilizzarle per migliorare la gestione del personale.

In questa fase, è utile trasformare i dati in visualizzazioni comprensibili, come grafici, infografiche o dashboard interattivi, che rendono i risultati facilmente interpretabili da parte dei manager e dei team HR. Gli strumenti di data visualization aiutano a raccontare una “storia” con i dati, evidenziando i trend principali e le aree critiche che richiedono interventi specifici.

È inoltre importante adattare il messaggio in base al pubblico: per esempio, i manager possono necessitare di una panoramica generale per prendere decisioni strategiche, mentre i team HR potrebbero voler approfondire aspetti operativi. Un approccio efficace prevede incontri e presentazioni che facilitino il dialogo tra i diversi reparti e favoriscano la condivisione di feedback.

implementare azioni correttive e impostare strategie HR data driven.

L’ultimo step consiste nell’utilizzare le informazioni e gli insight forniti dalla People Analytics per implementare azioni correttive e impostare strategie HR data driven. 

L’implementazione di azioni correttive può riguardare diversi aspetti, come modifiche nelle politiche di assunzione, aggiustamenti nei percorsi di sviluppo professionale o miglioramenti nelle strategie di retention. Ad esempio, se dai dati emerge un alto tasso di turnover in un dipartimento specifico, l’azienda potrebbe intervenire con politiche di supporto alla crescita e allo sviluppo o con un sistema di benefit per incentivare la permanenza.

Bisogna poi impostare strategie HR data driven, prevedendo i bisogni futuri dell’organizzazione e prendendo decisioni informate. Questo approccio consente di anticipare i trend, ottimizzare le performance aziendali e mantenere alta la competitività sul mercato.

Ad esempio, attraverso l’analisi predittiva, è possibile prevedere quali competenze saranno più richieste nei prossimi anni e pianificare percorsi di formazione specifici per soddisfare tali esigenze.

Come è chiaro, l’utilizzo dei dati permette di passare da una gestione HR reattiva a una proattiva, basata su strategie ben strutturate e continuamente aggiornate in base ai dati raccolti e alle informazioni disponibili.

Per fare in modo che tutto questo porti un reale valore all’azienda, è necessario che venga supportato da una corretta formazione dei professionisti che si troveranno a dover sfruttare i dati per le proprie decisioni. In alcuni casi, potrebbe essere necessario assumere esperti di data analytics.

HR analytics vs people analytics: quali sono le differenze?

“HR Analytics” e “People Analytics” sono due termini che vengono talvolta usati come sinonimi. Pur avendo molto in comune – si basano entrambi su un approccio analitico – si differenziano però per il focus verso il quale si orientano. 

La HR Analytics si concentra su metriche quantitative, quindi su numeri, dati comparabili e metodologie standard. La People Analytics sposta l’attenzione sulle persone e sulle loro singolarità: aggiunge la domanda “perché?” ai dati riportati dagli HR Analytics.

Ad esempio, poniamo che un’azienda stia affrontando un periodo di aumento dell’assenteismo. I numeri riportati dall’HR Analytics possono fornire dati utili e permettere ai responsabili HR di effettuare paragoni con altri periodi, con altre aziende del settore o con altri settori. 

La People Analysis introduce un elemento qualitativo, che si può cogliere ad esempio sottoponendo dei questionari ai dipendenti. L’obiettivo è comprendere perché l’assenteismo sul lavoro è aumentato. Forse l’ambiente di lavoro non è positivo? Il team non è affiatato? Oppure la pressione si è fatta troppo pesante e costante? 

Lo stesso discorso vale se si considera la selezione del personale. Anche in questo caso, entrambi gli approcci risultano utili ed è importante utilizzarli entrambi, in modo integrato. 

Quando un candidato si presenta per un colloquio, l’azienda porta avanti il dialogo e la successiva valutazione basandosi su alcune metriche standard, tipiche dell’HR Analytics, per l’appunto (leggi anche: domande intelligenti da fare al colloquio).

Subentra a questo punto la People Analytics, attraverso la quale è possibile ad esempio analizzare le risposte dei candidati in relazione a quelle fornite da precedenti candidati, diventati poi dipendenti di successo. 

Possiamo anche affermare che la HR Analytics si concentra soprattutto sull’organizzazione e sui suoi obiettivi, mentre la People Analytics rivolge uno sguardo più approfondito al capitale umano, alle persone.

i vantaggi di implementare la people analytics in azienda.

I vantaggi della People Analytics in ambito HR sono molteplici e sempre più determinanti per il successo e la competitività delle aziende. 

Un’affermazione che trova riscontro nel Talent Trend Report di Randstad, secondo cui il 75% dei responsabili delle risorse umane sta aumentando gli investimenti in tecnologie di analisi predittiva per prendere decisioni sulle scelte strategiche relative al personale.

Grazie agli strumenti di People Analytics, le aziende possono:

• determinare le esigenze attuali e future in ambito di risorse. La People Analytics consente di analizzare i dati sui trend del personale per individuare le necessità attuali e prevedere quelle future. Questo permette di pianificare efficacemente le strategie di gestione della forza lavoro e garantire che l’organico sia sempre in linea con le esigenze operative;
• prevedere quali posizioni sarà facile o difficile coprire. La possibilità di identificare le posizioni per le quali sarà più difficile trovare candidati qualificati consente di sviluppare strategie di reclutamento mirate. Allo stesso modo, si possono individuare ruoli per i quali il mercato offre un’ampia disponibilità di talenti;
• comprendere le competenze disponibili internamente ed esternamente. Con People Analytics, le aziende possono mappare le competenze dei dipendenti e confrontarle con le competenze richieste dal mercato. Questo facilita il processo di sviluppo delle competenze e permette di colmare eventuali lacune con formazione, riqualificazione o nuove assunzioni;
• costruire pacchetti di retribuzione e benefit competitivi. Utilizzando i dati, le aziende possono confrontare i propri pacchetti di retribuzione con quelli del mercato e personalizzarli in modo da attrarre e trattenere talenti, garantendo un’offerta competitiva e in linea con le aspettative dei dipendenti;
• prendere decisioni in materia di ricollocazione del personale, mobilità interna e reskilling. Basandosi sulle performance e sulle esigenze future del business, le aziende possono ottimizzare la forza lavoro, promuovendo la mobilità interna dei talenti e riqualificando il personale. Questo approccio consente di allocare le risorse in modo efficiente e rispondere prontamente ai cambiamenti del mercato;
• favorire una maggiore diversità, equità e inclusione. La People Analytics aiuta a identificare eventuali disparità e a promuovere politiche HR più inclusive, garantendo un ambiente di lavoro equo e accogliente per tutti i dipendenti; 
• migliorare le prestazioni aziendali e la produttività sul lavoro. Analizzando i dati relativi alle performance dei dipendenti, è possibile individuare aree di miglioramento e implementare strategie per ottimizzare la produttività. Le imprese possono così creare un ambiente che stimola la performance e il raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• accelerare e ottimizzare il processo di assunzione e ridurre i costi complessivi di reclutamento. La People Analytics può ridurre i tempi di assunzione e i costi associati al recruiting perché aiuta a identificare in modo più rapido ed efficace i candidati ideali, migliorando la qualità delle assunzioni e riducendo il turnover;
• migliorare la pianificazione della forza lavoro. L’analisi dei dati aiuta l’azienda a pianificare e gestire la forza lavoro in modo più efficiente, permettendo di capire in anticipo quali risorse serviranno e quando. Questo rende l’organizzazione più agile e reattiva alle sfide del mercato.

Il valore della data analytics nel settore HR è confermato anche da un'analisi di McKinsey, secondo cui l'utilizzo della People Analytics genera:

• un aumento pari all’80% dell’efficienza del processo di reclutamento;
• una crescita del 25% della produttività aziendale;
• una diminuzione del 50% dei tassi di abbandono.

Risulta dunque evidente come adottare un approccio decisionale basato sui dati possa favorire il successo delle strategie legate al personale: dall’attraction alla ricerca, selezione e assunzione di personale, dalle politiche di formazione e sviluppo delle risorse umane alle strategie di engagement e retention dei talenti.

Questo comporta una grande attenzione alla trasformazione delle risorse umane, alla creazione di un'esperienza positiva e personalizzata per le proprie persone e una continua valutazione e ottimizzazione dei processi, delle tecnologie e delle politiche che hanno un impatto sui lavoratori interni ed esterni.

people analytics: best practice e case study.

McKinsey fornisce alcuni esempi di come big data e People Analytics siano in grado di aumentare l’efficacia delle imprese nel valutare e trattenere talenti. 

Uno di questi racconta di come una grande banca asiatica abbia utilizzato l’analisi dei dati per identificare i dipendenti con più potenziale, per comprendere quali fossero gli indicatori di performance più efficaci e quale il metodo migliore per assumere nuovi dipendenti. 

In seguito all’implementazione di un processo di People Analytics, la banca ha ottenuto un aumento del 26% della produttività e del 14% dell’utile netto. Non solo: il tasso di conversione dei neoassunti in dipendenti a tempo indeterminato è cresciuto dell’80%.

Un’altra azienda, operante nell’ambito della fornitura di servizi professionali, ha introdotto pratiche di People Analytics per la prima scrematura dei curricula, ricevendone una quantità elevatissima ogni giorno, praticamente impossibile da sondare con i metodi tradizionali. 

In questo modo, ha risparmiato tempo e risorse economiche, con un ritorno del 500% sull’investimento, individuando al contempo i migliori candidati.

quali strumenti utilizzare.

Per avviare un processo di People Analytics occorre, innanzitutto, acquisire competenze specifiche. Sicuramente, in questo ambito è prioritario formarsi adeguatamente, seguendo corsi ad hoc, oppure assumere professionisti già formati.

La People Analytics, infatti, non è un’attività che si può improvvisare. Il focus è su come trasformare i dati raccolti in risultati leggibili, per poi presentarli nella maniera più utile e accessibile, e per farlo serve una preparazione adeguata.

Al contempo, è comunque indispensabile disporre degli strumenti giusti per raccogliere, archiviare, gestire e analizzare i dati relativi al personale. In primo luogo, occorre dotarsi di software per la raccolta dei dati sui dipendenti o candidati. 

Per tenere traccia di numerose informazioni, un’ottima soluzione sono le piattaforme di Human Resource Information Systems (HRIS), sistemi con un’alta capacità di elaborazione delle informazioni relative alla gestione e allo sviluppo delle risorse umane, in grado di offrire ai responsabili HR un valido supporto decisionale. 

Le aziende più grandi e strutturate possono accedere a sistemi ancora più elaborati basati sull’Intelligenza Artificiale e sul machine learning. Queste tecnologie consentono di elaborare grandi quantità di dati in modo rapido e accurato, permettendo di eseguire analisi approfondite ed effettuare previsioni. 

In ogni caso, è bene tenere a mente che le tecnologie devono adattarsi al contesto e alle necessità specifiche dell’azienda, in modo flessibile e scalabile. Nel valutare l’adozione di nuovi sistemi, o nell’ottimizzare quelli esistenti, è dunque importante scegliere soluzioni di People Analytics modellabili sulla base della cultura organizzativa e dell’utilizzo che ne faranno i dipendenti.

Spesso, è anche necessario integrare le informazioni interne all’azienda con approfondimenti esterni, come le tendenze riguardanti i lavoratori di un settore specifico.