La gestione del personale è una delle attività più importanti e delicate per la vita di un’impresa: riuscire ad attrarre e trattenere i migliori talenti è tanto difficile quanto indispensabile per raggiungere gli obiettivi di business e aumentare le proprie probabilità di successo.
Le attività che rientrano in questa funzione aziendale richiedono un ingente investimento in termini di tempo, risorse e denaro. Non basta fare incontrare domanda e offerta di lavoro, ma è necessario implementare strategie HR finalizzate a migliorare le prestazioni aziendali e ridurre gli sprechi.
Per limitare i problemi che potrebbero derivare da un’organizzazione approssimativa di queste attività, molte aziende scelgono di affidare, in tutto o in parte, la gestione delle risorse umane a consulenti esterni specializzati. Si parla, in questo caso, di outsourcing HR.
Scopriamo cos’è l’outsourcing HR, perché è vantaggioso e quali compiti di gestione delle risorse umane possono essere esternalizzati.
indice dei contenuti:
i vantaggi di esternalizzare la gestione delle risorse umane.
Alcune aziende scelgono di esternalizzare la gestione delle risorse umane perché non dispongono di un reparto HR interno e preferiscono non investire nell’assunzione di personale per questa funzione.
Altre, invece, pur avendo a disposizione un dipartimento dedicato, scelgono di affidare ad esperti esterni alcune attività HR, come la selezione del personale, provvedendo internamente ad altri compiti, come la formazione dei dipendenti.
In alcuni casi, le imprese scelgono di esternalizzare l'intero processo di gestione delle risorse umane, affidando a partner esterni non solo la selezione dei talenti ma anche la gestione delle attività amministrative e burocratiche legate al personale.
Altre preferiscono delegare solo alcune attività specifiche, affidandosi a consulenti esterni che intervengono quando necessario, fornendo supporto HR solo nei momenti di effettivo bisogno, per esempio quando vi è carenza di personale.
Esiste anche il co-outsourcing: in questo caso, l’azienda e un esperto HR esterno lavorano fianco a fianco per gestire insieme tutto ciò che riguarda l’ambito HR ed efficientare i processi.
Esternalizzare la gestione delle risorse umane offre numerosi vantaggi alle aziende:
- riduzione dei costi operativi. L’outsourcing HR permette alle aziende di evitare i costi fissi tradizionalmente associati alla gestione interna delle risorse umane. Per esempio, affidandosi a consulenti esterni viene meno il bisogno di investire in infrastrutture o software specializzati. In questo modo, le spese HR si trasformano da fisse a variabili e le aziende pagano solo per i servizi effettivamente utilizzati;
- assunzione di personale qualificato. Grazie alla loro esperienza e all’avanguardia degli strumenti che utilizzano, i consulenti esterni possono non solo accorciare i tempi di ricerca e selezione del personale, ma anche individuare i candidati più adatti per il ruolo e il mercato di riferimento;
- focalizzazione su attività strategiche e core business. Con l'outsourcing, le aziende possono delegare la gestione HR a terzi e concentrarsi su altre attività. Questo permette ai manager e al personale di dedicare più tempo e risorse ad altri compiti, come la creazione di un piano di crescita, lo sviluppo di prodotti o la soddisfazione dei clienti;
- maggiore flessibilità e adattabilità alle esigenze aziendali. L'outsourcing permette di adattare rapidamente le strategie HR alle esigenze aziendali. In periodi di crescita, è possibile espandere rapidamente il supporto esterno senza dover assumere nuovo personale. Al contrario, nei periodi di ridimensionamento, i servizi esternalizzati possono essere ridotti evitando licenziamenti.
L'outsourcing HR è un’ottima soluzione anche per rimanere costantemente aggiornati su tendenze di settore e best practice. Affidarsi a esperti esterni significa delegare le attività HR a professionisti specializzati che aiutano le imprese non solo ad adottare soluzioni innovative e a migliorare continuamente le loro pratiche HR, ma anche ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
quali compiti HR possono essere esternalizzati?
Le aziende possono scegliere di esternalizzare diverse attività di gestione delle risorse umane, a seconda delle loro necessità e della complessità delle funzioni HR coinvolte.
Selezionare e assumere personale è uno dei compiti che, più frequentemente di altri, le aziende scelgono di affidare a consulenti esterni. Questo include la ricerca, l'identificazione e la valutazione dei candidati per garantire che l'azienda trovi il talento più adatto alle sue esigenze, senza dover gestire internamente il processo.
Un'altra attività che le aziende possono esternalizzare è l'amministrazione del personale, che comprende la gestione delle buste paga, dei contratti e delle pratiche fiscali e previdenziali. Esternalizzando questi compiti, l'azienda può ridurre i rischi di errori amministrativi e migliorare l’efficienza dei processi legati al payroll.
Altri compiti HR che le aziende possono delegare a consulenti esterni sono quelli relativi alla formazione del personale. I fornitori di outsourcing possono occuparsi dell’organizzazione e dell’erogazione di programmi di crescita e sviluppo, sia per il potenziamento delle competenze tecniche che per il miglioramento delle soft skills, come la leadership e il team building. Inoltre, possono fornire programmi di coaching e mentoring, supportando il personale nella transizione verso posizioni di maggiore responsabilità.
La gestione della compliance normativa è un'altra attività che può essere esternalizzata. Le normative sul lavoro sono complesse e in costante evoluzione e non tutte le aziende hanno le risorse per mantenersi sempre aggiornate. Affidarsi a un partner esterno specializzato in questo ambito consente all’impresa di garantire il rispetto delle normative in vigore.
outsourcing HR: i servizi di outsourcing delle risorse umane.
L’outsourcing HR comprende una vasta gamma di servizi che le aziende possono sfruttare per delegare in tutto o in parte le attività di gestione delle risorse umane a fornitori esterni specializzati.
Tra i servizi principale c’è il RPO (Recruitment Process Outsourcing), un modello in cui l'intero processo di reclutamento è esternalizzato a un partner che si occupa di tutte le fasi, dalla ricerca e selezione dei candidati fino alla gestione delle offerte di lavoro. Questa soluzione permette all’azienda di beneficiare di un team di esperti che gestisce il reclutamento con strumenti e risorse dedicate, ottimizzando il processo e migliorando l’esperienza dei candidati.
Un altro servizio di outsourcing è il TPO (Training Process Outsourcing), che si concentra sulla gestione della formazione e dello sviluppo professionale dei dipendenti. Attraverso il TPO, le aziende possono affidare a esperti esterni la progettazione, l’erogazione e il monitoraggio dei programmi formativi, garantendo l’accesso a soluzioni di apprendimento avanzate senza dover investire in strutture o risorse interne dedicate.
Le aziende possono optare anche per l’APO (Administrative Process Outsourcing), un servizio di gestione e amministrazione del personale focalizzato su compiti come la gestione delle presenze dei lavoratori o il supporto nell'elaborazione delle buste paga. Permette di ridurre i margini di errore e di semplificare le operazioni burocratiche, aiutando l’azienda a liberarsi di compiti ripetitivi e complessi e garantendo allo stesso tempo l’accuratezza e l’efficienza dei processi.
Un servizio più flessibile è l’HR Process Outsourcing (HRO), che consente di esternalizzare una combinazione di attività HR a seconda delle necessità specifiche dell’azienda. L’HRO permette di usufruire di servizi integrati, tra cui reclutamento, formazione, amministrazione e altro ancora, a seconda delle priorità aziendali e delle risorse a disposizione. Questo rende possibile l’implementazione di soluzioni su misura che ottimizzano la gestione delle risorse umane in modo modulare e scalabile.
Le aziende che ricorrono a uno o più di questi servizi di outsourcing HR possono concentrarsi maggiormente sulle attività core e su quelle ad alto valore aggiunto, lasciando la funzione HR nelle mani di professionisti esperti.
Come è chiaro, si tratta di una soluzione di cui le imprese di ogni settore e dimensione possono servirsi non solo per esternalizzare attività isolate, ma per costruire un sistema di gestione delle risorse umane più flessibile e competitivo nel suo complesso.
