offboarding: cos’è e come gestire l’addio con i dipendenti.

Il turnover del personale è una realtà inevitabile nel ciclo di vita di un'azienda. Per questo motivo, sia che si tratti di un fenomeno occasionale, sia che il fenomeno diventi più frequente e sistematico (come nel caso della great resignation), è essenziale saper gestire in modo adeguato tanto la fase di entrata, quanto quella di uscita. di un lavoratore.

Quando un dipendente decide di lasciare l'azienda, volontariamente o involontariamente, la procedura che viene messa in atto rientra nel concetto di offboarding.

L'offboarding è una fase fondamentale del percorso lavorativo di un dipendente e richiede l'implementazione di diverse strategie per garantire una transizione serena ed efficiente, minimizzando al contempo eventuali ripercussioni negative sull'organizzazione. 

Ma cosa implica esattamente il processo di offboarding dei dipendenti e perché è così importante strutturarlo in modo accurato e strategico? 

Analizziamo più a fondo questa pratica essenziale per la gestione delle risorse umane.

indice dei contenuti.

• che cos'è l’offboarding: definizione, significato e traduzione

• perché è importante prevedere strategie di offboarding per le aziende

• come strutturare un piano di offboarding: i passaggi fondamentali

che cos'è l’offboarding: definizione, significato e traduzione.

L'offboarding è un termine di origine anglosassone che si traduce in "procedura di uscita" o "processo di disinserimento". Esso identifica il percorso che un dipendente segue quando decide di lasciare l'azienda. 

Indipendentemente dalle circostanze o dalle ragioni di questa decisione, l'offboarding dovrebbe essere gestito con grande attenzione, assicurando una transizione efficace e rispettosa per tutte le parti coinvolte.

Alcuni potrebbero pensare che, una volta che un dipendente decide di lasciare l'azienda, oltre alle pratiche burocratiche, non ci sia molto altro da fare. 

Questo è un errore comune, ma, come evidenziato in un recente articolo dell’Harvard Business Review, la gestione dell'offboarding è un aspetto cruciale per il mantenimento di un ambiente lavorativo sano e produttivo, oltre a offrire un'opportunità di crescita a lungo termine per l'azienda. 

perché è importante prevedere strategie di offboarding per le aziende.

L'offboarding non è mai una perdita di tempo, al contrario, rappresenta un momento fondamentale per garantire il benessere complessivo e l'efficienza dell'organizzazione. Ecco perché:

• Contribuisce alla fidelizzazione dei dipendenti: Un processo di offboarding gestito con cura mostra agli altri dipendenti che l'azienda tratta con rispetto e considerazione tutti i membri del team, anche quando decidono di lasciare l'azienda. Questo può aiutare a rafforzare il legame tra i dipendenti attuali e l'organizzazione.
• Valorizza l’immagine dell’azienda e ne salvaguarda la reputazione: Gli ex dipendenti possono diventare potenziali ambasciatori dell’azienda. Se si sentono valorizzati e supportati, anche in questa ultima fase di contatto con l’organizzazione, sono più propensi a raccomandare l'organizzazione come un eccellente datore di lavoro.
• Riduce i rischi burocratici e finanziari:  un programma di offboarding ben strutturato permette di evitare inconvenienti, errori, formalità burocratiche e amministrative, e potenziali perdite finanziarie.
• Accelera i processi legali: Un adeguato processo di offboarding può aiutare a velocizzare e semplificare eventuali processi legali.
• Favorisce il trasferimento di conoscenze e competenze: Il dipendente in uscita può avere l'opportunità di trasmettere le proprie competenze e conoscenze ad altri membri del team o a un successore designato, preservando così il capitale intellettuale dell'azienda.
• Migliora l’organizzazione interna e la logistica: Un efficace processo di offboarding può rendere più fluidi i passaggi di consegne, con benefici per l'intera organizzazione.
• Fornisce feedback preziosi: Attraverso i colloqui di uscita, l'azienda può ottenere informazioni preziose sull'esperienza del dipendente, sulle ragioni del suo addio e individuare eventuali aree di miglioramento all'interno dell’organizzazione.

Da quanto riportato da Alison M. Dachner e Erin E. Makarius, autore della ricerca pubblicata sull'Harvard Business Review, è emerso che molte aziende ancora sottovalutano l'importanza dei programmi di uscita, considerandoli un elemento secondario della gestione dei talenti. 

Questo è un errore, poiché al pari di un efficiente processo di inserimento di un nuovo assunto in azienda (processo di onboarding), l'offboarding, se gestito strategicamente, può creare un valore significativo a lungo termine per l'azienda.

come strutturare un piano di offboarding: i passaggi fondamentali.

Strutturare un processo di offboarding efficace è un'arte che richiede attenzione, pianificazione e una profonda comprensione dei bisogni, sia dell'azienda che dei propri dipendenti. 

Ecco una guida passo dopo passo su come realizzare un piano di offboarding ottimale.

gestione della documentazione e delle informazioni.

Nel processo di offboarding, la gestione della documentazione rappresenta un passaggio imprescindibile. Non solo assicura la corretta registrazione della risoluzione del rapporto di lavoro, ma serve anche come base per la protezione dei diritti del dipendente e dell'azienda.

Al momento dell’uscita  di un lavoratore, si dovrebbero raccogliere e archiviare correttamente tutti i documenti relativi alla sua esperienza professionale nell'azienda. Questi includono:

• la lettera di dimissioni o la comunicazione formale di terminazione del contratto
• i contratti di lavoro
• gli eventuali accordi di non concorrenza o di riservatezza
• le valutazioni delle prestazioni
• i piani di formazione
• e ogni altro documento che potrebbe risultare utile al suo successore o ai responsabili HR.

Dovrebbe essere condotta, inoltre, un'attenta revisione dei dati personali del dipendente memorizzati nei sistemi aziendali, per assicurarsi che la loro gestione sia in conformità con le leggi sulla protezione dei dati. 

Questo implica, tra le altre cose, la rimozione dell'accesso a qualsiasi sistema informatico aziendale e la sicura eliminazione dei dati personali dove necessario, nel rispetto delle norme sulla privacy.

Assicurarsi che tutti questi passaggi siano gestiti correttamente aiuterà a creare un processo di offboarding strutturato e rispettoso, contribuendo a mantenere un rapporto positivo con il dipendente in uscita e proteggendo l'azienda da possibili problematiche future.

pianificazione delle attività contabili.

Al momento dell'offboarding, bisogna affrontare vari compiti contabili.  

Un aspetto che riguarda tutti gli aspetti finanziari e burocratici legati alla risoluzione del rapporto di lavoro e che richiede un'attenta considerazione e preparazione per evitare errori e conseguenti problemi legali.

Uno degli elementi chiave in questa fase è la gestione dello stipendio finale, che deve essere calcolato accuratamente tenendo conto di tutte le variabili, come:

• ore straordinarie
• bonus
• deduzioni
• e altro.

Inoltre, è importante considerare anche i giorni di ferie non utilizzati dal dipendente, che dovranno essere retribuiti, così come eventuali benefit non monetari che il dipendente potrebbe avere ricevuto.

Un altro elemento importante da considerare è il trattamento di fine rapporto (TFR), una somma di denaro che l'azienda ha accumulato nel corso del rapporto di lavoro e che deve essere liquidata al dipendente al momento del suo distacco. Questa operazione deve essere eseguita nel rispetto delle normative vigenti e delle eventuali disposizioni contrattuali specifiche.

Inoltre, bisogna assicurarsi di effettuare tutte le notifiche necessarie ai vari enti previdenziali e assicurativi, così come alle autorità fiscali. Questo passaggio è fondamentale per evitare conseguenze legali e garantire la corretta chiusura del rapporto di lavoro dal punto di vista burocratico e fiscale.

Durante questa fase di offboarding, è fondamentale collaborare strettamente con il reparto contabile e legale dell'azienda per assicurarsi che tutti gli aspetti finanziari e legali siano gestiti correttamente.

comunicazione interna con il team.

Evitare che circolino voci non confermate è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro sereno. Pertanto, è importante comunicare in modo chiaro e tempestivo al team che il dipendente in questione lascerà l'azienda. 

La prima fase della comunicazione interna richiede la preparazione di una comunicazione ufficiale che annunci l’uscita del dipendente. Questo deve essere fatto in modo sensibile e rispettoso, prendendo in considerazione sia i sentimenti del lavoratore che decide di lasciare l’azienda, sia il potenziale impatto sul morale del team.

Il messaggio dovrebbe essere chiaro e diretto, fornire tutte le informazioni necessarie, senza però entrare in dettagli personali o riservati. È importante includere anche i dettagli sulle disposizioni transitorie, come chi assumerà le responsabilità del dipendente in partenza e come sarà gestita la transizione.

Una buona comunicazione interna in questa fase può aiutare a minimizzare i potenziali conflitti o malintesi tra i membri del team. È fondamentale assicurarsi che tutti i membri del gruppo di lavoro siano informati e capiscano cosa sta succedendo, in modo da poter adeguare le loro aspettative e responsabilità di conseguenza.

Durante tutto il processo di offboarding, le linee di comunicazione devono rimanere aperte. Può essere utile organizzare riunioni per discutere la situazione e rispondere a eventuali domande o preoccupazioni. Inoltre, i leader dovrebbero fare del loro meglio per supportare il resto del team durante la transizione, offrendo rassicurazioni e supporto quando necessario.

Inoltre, è importante considerare che la comunicazione interna non termina con l'annuncio dell’uscita del dipendente. Successivamente, infatti, dovrebbe essere fornito un aggiornamento sulle nuove disposizioni e sul progresso della transizione.

La gestione attenta e rispettosa della comunicazione interna durante l'offboarding può aiutare a:

• mantenere un clima aziendale positivo
• facilitare una transizione efficace
• ridurre al minimo le possibili interruzioni dell'attività aziendale.

pianificare la transizione.

Una volta risolte le questioni pratiche, è tempo di pianificare la transizione delle responsabilità al nuovo dipendente, se è già stato individuato, o avviare il processo di ricerca e selezione di un nuovo candidato, interno o esterno all’azienda, focalizzandosi sulle competenze richieste e sui potenziali margini di miglioramento rispetto alla situazione precedente.  

Una transizione ben pianificata può minimizzare l'interruzione delle operazioni aziendali, mantenere la produttività e la qualità del lavoro, e garantire che le competenze e le conoscenze del dipendente in uscita non vengano perse. 

Per questo motivo, è necessario seguire alcuni step:

1. identificare il successore: il primo passo nella pianificazione della transizione è l'identificazione di un successore per il dipendente in uscita. Questo potrebbe essere un membro già presente nel team o un nuovo dipendente assunto appositamente per l’occasione. Idealmente, la figura individuata dovrebbe avere le competenze e l'esperienza necessarie per assumersi le responsabilità del suo predecessore. Tuttavia, è anche importante considerare il potenziale di crescita, l'adattabilità e l'attitudine alla formazione.
2. effettuare il passaggio di consegne: una volta individuato un successore, il passaggio delle consegne diventa il fulcro della transizione. Questo processo deve essere meticoloso e strutturato, e potrebbe richiedere un periodo di affiancamento in cui il dipendente in uscita istruisce il successore mostrando le specificità del ruolo. Questo periodo di transizione deve essere gestito in modo efficiente per garantire che le responsabilità e le conoscenze vengano trasferite senza intoppi.
3. offrire training e sviluppo al nuovo entrante: nel contesto della transizione, potrebbe essere necessario prevedere ulteriori formazioni per il successore, al fine di colmare eventuali lacune di competenza e assicurare che sia pienamente in grado di farsi carico delle nuove responsabilità. Questo potrebbe includere formazione on the job, corsi di formazione esterni o l'accesso a risorse di apprendimento online.
4. monitorare le performance e fornire supporto: infine, una volta completata la transizione, è fondamentale continuare a monitorare e supportare il dipendente per garantire che la transizione sia efficace. Questo potrebbe includere check-in regolari, feedback e revisioni delle prestazioni per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento.

La pianificazione della transizione non è un processo che può essere affrettato. Richiede tempo, pazienza e un impegno significativo da parte di tutti i coinvolti. 

Tuttavia, con la giusta pianificazione e il corretto supporto, la transizione può essere gestita in modo efficace e senza intoppi, portando benefici sia per l'individuo che per l'organizzazione nel suo complesso.

informare clienti e stakeholder.

Quando un dipendente lascia un'organizzazione, i clienti e gli stakeholder con i quali aveva un rapporto di lavoro possono nutrire dei dubbi legittimi su come questo cambiamento influenzerà il loro lavoro. 

Una comunicazione tempestiva e ben pianificata può aiutare a minimizzare le preoccupazioni e a garantire una transizione senza intoppi. Ecco i passaggi da seguire:

• preparare la comunicazione: la prima fase nel comunicare il cambiamento a clienti e stakeholder consiste nel preparare accuratamente i messaggi da inviare. È essenziale presentare le informazioni in modo chiaro, conciso e rispettoso. Il messaggio dovrebbe esprimere riconoscenza per il dipendente in partenza, delineare chiaramente le prossime fasi e fornire dettagli di contatto per ulteriori domande.
• coinvolgere il dipendente in uscita: se appropriato e se il diretto interessato è d'accordo, potrebbe essere utile coinvolgere il lavoratore  nella comunicazione del suo addio. Questo potrebbe includere la stesura di una email di addio ai clienti con cui ha lavorato strettamente, o l'organizzazione di una telefonata o di una riunione per presentare personalmente il suo successore.
• presentazione del successore: quando viene annunciata l’uscita di un dipendente, è importante introdurre al più presto ai clienti e agli stakeholder la persona che lo sostituirà . Questo darà loro la possibilità di familiarizzare con il nuovo punto di contatto e di sviluppare un nuovo rapporto lavorativo.
• mantenere la comunicazione attiva: È fondamentale mantenere le linee di comunicazione aperte con i clienti e gli stakeholder anche dopo l'annuncio. Ciò significa essere disponibili per rispondere a eventuali domande, preoccupazioni o feedback che potrebbero avere e assicurarsi che si sentano supportati durante la transizione.

Comunicare un cambiamento di personale ai clienti e agli stakeholder può essere una sfida ma, se gestita correttamente, la fase di passaggio può diventare un'opportunità per rafforzare le relazioni e la fiducia. 

L'obiettivo finale è rassicurare che il livello di servizio che ricevono non cambierà, nonostante il cambiamento nel team.

restituzione dei beni aziendali.

Un altro passo cruciale del processo di offboarding è la restituzione dei beni aziendali. Anche in questa fase, all’azienda è richiesta una pianificazione adeguata e un approccio meticoloso per evitare confusioni e garantire la sicurezza dei propri beni.

• inventario dei beni aziendali: il primo passo nel processo di restituzione dei beni aziendali è fare un inventario accurato di tutti gli oggetti di proprietà dell'azienda che sono stati forniti al dipendente. Questo può includere computer portatili, telefoni cellulari, chiavi, carte di accesso, apparecchiature specializzate, documenti importanti, ecc.
• pianificazione della restituzione: stabilire una data e un'ora per la restituzione dei beni aziendali, che sia comoda sia per il dipendente che per l'azienda, è altrettanto importante.  Un'opzione potrebbe essere organizzare la restituzione durante l'ultima settimana di lavoro, in modo da avere tempo per risolvere eventuali problemi o discrepanze.
• verifica e documentazione: al momento della restituzione, sarà necessario assicurarsi di verificare ogni articolo rispetto all'inventario e di documentare che tutto sia stato restituito in buone condizioni. Questo servirà a proteggere sia l'azienda che il dipendente da eventuali disaccordi o malintesi.
• sicurezza dei dati: se il dipendente ha avuto accesso a dati sensibili o confidenziali attraverso i dispositivi aziendali, è essenziale assicurarsi che tali informazioni siano adeguatamente protette. Questo potrebbe richiedere la cancellazione sicura dei dati dai dispositivi o la modifica delle password e degli accessi.
• manutenzione o smaltimento: una volta che i beni sono stati restituiti, l'azienda deve decidere se riutilizzarli, archiviarli o smaltirli. Se i beni saranno riutilizzati, potrebbe essere necessario effettuare una manutenzione o un aggiornamento.
• comunicazione trasparente: assicurarsi che il dipendente comprenda pienamente le aspettative relative alla restituzione dei beni aziendali determinerà il successo della procedura. Questo può essere fatto attraverso un documento scritto o durante un incontro di offboarding.

Gestire correttamente la restituzione dei beni aziendali può ridurre il rischio di perdite finanziarie per l'azienda e garantire una transizione senza intoppi per il dipendente in uscita.

colloquio di uscita/exit interview.

Il colloquio di uscita offre l'opportunità di chiudere il rapporto di lavoro in modo positivo e costruttivo. Vediamo come strutturarlo:

• programmazione: è importante pianificare il colloquio di uscita con il dipendente in partenza in modo tempestivo, preferibilmente nell'ultima settimana di lavoro. Questo colloquio dovrebbe essere condotto da un membro dell'HR o dal responsabile diretto del dipendente.
• preparazione per il colloquio: prima del colloquio è essenziale preparare un set di domande per guidare la discussione. L'obiettivo è ottenere un feedback costruttivo sulle esperienze del dipendente, identificare eventuali aree di miglioramento e comprendere le ragioni del suo abbandono.
• atmosfera positiva: assicurarsi che l'ambiente del colloquio sia rilassato e amichevole incoraggerà il dipendente a condividere apertamente i suoi pensieri e le sue esperienze.
• feedback reciproco: il colloquio di uscita non dovrebbe essere un monologo, ma una conversazione a due vie. Mentre l'azienda ottiene preziosi feedback, è anche un'occasione per dare al dipendente un feedback sul suo lavoro e le sue prestazioni.
• addio formale: oltre al colloquio di uscita, è importante organizzare un momento formale di addio per il dipendente. Questo potrebbe essere un semplice saluto in ufficio o un evento più strutturato come un pranzo o una cena. In questo modo, si riconosce il contributo fornito dal dipendente all'azienda.
• ringraziamento: durante l'addio, ringraziare il dipendente per il suo impegno e le sue prestazioni può contribuire a rafforzare un sentimento positivo. Può anche motivare altri dipendenti a migliorare e a dare il loro meglio.

Questi momenti non solo aiutano a chiudere il ciclo lavorativo, ma possono anche fornire preziose informazioni per migliorare l'ambiente di lavoro e l'esperienza dei dipendenti.

 tutela dei dati aziendali ed eliminazione degli account.

La sicurezza dei dati aziendali è di vitale importanza, soprattutto nel contesto attuale, caratterizzato da una crescente digitalizzazione delle operazioni aziendali.

È fondamentale che, come parte del processo di offboarding, le aziende adottino misure efficaci per garantire che i dati sensibili non finiscano nelle mani sbagliate. Vediamo in dettaglio come poter gestire questa fase:

• analisi degli accessi: il primo passo è fare un inventario di tutte le risorse digitali a cui il lavoratore ha avuto accesso. Queste potrebbero includere account e-mail aziendali, sistemi di gestione dei progetti, account sui social media, applicazioni CRM, accessi a database, piattaforme cloud, ecc.
• revoca degli accessi: dopo aver identificato tutte le risorse digitali sarà necessario procedere con la revoca immediata degli accessi. Questo dovrebbe essere fatto idealmente nell'ultimo giorno di lavoro del dipendente, per minimizzare eventuali interruzioni delle operazioni quotidiane.
• trasferimento di proprietà degli account: per gli account associati a progetti specifici o a responsabilità lavorative, come l'account email o gli account dei social media, dovrebbe essere pianificato un trasferimento di proprietà a un altro membro del team. Questo passaggio dovrebbe essere effettuato prima della partenza del dipendente.
• eliminazione di dati sensibili: in alcuni casi, potrebbe essere necessario eliminare i dati sensibili dai dispositivi del dipendente, come laptop o smartphone aziendali. Questo dovrebbe essere fatto in modo sicuro e conforme alle leggi sulla privacy dei dati.
• briefing sulla riservatezza: è importante anche avere una discussione con il dipendente in uscita riguardo alle politiche di riservatezza e sulle eventuali clausole di non divulgazione (NDA) firmate. Questo può aiutare a sottolineare l'importanza di mantenere la riservatezza dei dati aziendali anche dopo l'uscita dall'azienda.

La protezione dei dati aziendali è un compito cruciale durante il processo di offboarding. 

Un adeguato approccio può prevenire potenziali minacce alla sicurezza e assicurare la continuità delle operazioni aziendali.