KPI HR: come misurare le performance delle risorse umane.

In un mercato del lavoro complesso e altamente competitivo, i responsabili delle risorse umane necessitano di adottare un approccio strategico e basato sui dati per programmare e ottimizzare costantemente tutti gli aspetti relativi alla gestione del capitale umano. Da questo dipende, infatti, il successo dell’intera azienda. 

In questo articolo, esploreremo cosa e quali sono i KPI HR, quale ruolo hanno e come misurare le performance in ambito risorse umane,

indice dei contenuti:

• cosa sono le metriche HR (KPI) e perché sono importanti?
• vantaggi dell'utilizzo dei KPI HR
• quali sono i KPI delle risorse umane?
• come scegliere i KPI HR giusti per la propria azienda?

cosa sono le metriche HR (KPI) e perché sono importanti?

A livello generale, i KPI (Key Performance Indicators)  sono indicatori chiave di performance utilizzati per valutare il successo di un'organizzazione, un progetto o un processo. Forniscono misurazioni quantitative e qualitative delle prestazioni, consentendo di monitorare e valutare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

I KPI delle risorse umane, di conseguenza, sono le metriche chiave per valutare la bontà delle attività e delle strategie relative alla risorse umane nel medio e lungo termine. Oltre a rappresentare un importante indicatore interno, possono anche aiutare ad identificare i punti di forza organizzativi e confrontare i risultati con standard settoriali e concorrenziali. 

Per questo motivo, esistono numerose metriche che possono essere prese in considerazione e che, idealmente, ogni HR team dovrebbe definire in base agli specifici obiettivi aziendali e per ogni fase dell’employee journey: dall'attraction, fino all’uscita del dipendente dall’azienda.

Per essere efficaci, inoltre, questi KPI devono essere SMART, ovvero possedere delle specifiche caratteristiche che li rendano:

• specifici per ciascun obiettivo
• misurabili
• accessibili e realistici in termini di possibilità di raggiungimento
• rilevanti
• temporalmente definiti.

In questo modo l’azienda sarà in grado di misurare l'efficienza, l'efficacia e il progresso verso gli obiettivi strategici, prendere decisioni informate, identificare aree di miglioramento e mantenere il focus sui risultati chiave per il successo complessivo.

vantaggi dell'utilizzo dei KPI HR.

L’impiego delle metriche HR offre numerosi vantaggi all’azienda. Se monitorati correttamente e successivamente tradotti in azioni concrete e data driven, infatti, i KPI offrono la possibilità di agire in modo proattivo (piuttosto che reattivo) e:

• identificare le fonti più efficaci per acquisire talenti qualificati
• costruire una cultura diversificata e inclusiva;
• ridurre lo skills gap
• ridurre i costi operativi
• aumentare la produttività e l’engagement dei dipendenti
• migliorare i risultati di business
• rafforzare l’employer brand.

quali sono i KPI delle risorse umane?

Grazie alle moderne tecnologie, oggi, è possibile raccogliere una vasta quantità di dati. 

Se, da un lato, questo può aiutare a tenere traccia di quasi tutti gli aspetti della gestione del personale, dall’altro, richiede la capacità di identificare quali KPI siano più rilevanti e, di conseguenza, su cosa sia necessario focalizzarsi. 

Vediamo dunque alcune delle più importanti metriche HR riguardanti le diverse fasi dell’employee jouney.

attraction e reclutamento.

In questa fase, l'obiettivo principale consiste nell'attrarre un'ampia gamma di candidati in linea con il ruolo e in sintonia con la filosofia aziendale. Pertanto, diventa essenziale adottare strategie di reclutamento altamente efficaci e mirate. 

Alcune delle metriche utilizzabili in ambito HR per monitorare l'andamento di queste strategie e relative attività sono:

• diversity of applicant pool: consente all’azienda di comprendere quanto il gruppo medio di candidati sia diversificato, analizzandone i dati demografici,  per assicurarsi di attrarre un gruppo eterogeneo di talenti e, eventualmente, eliminare potenziali barriere che spingono alcune categorie di lavoratori a non candidarsi per le posizioni aperte.
• application completion rate: si riferisce al tasso di completamento delle candidature e può fornire indicazioni preziose su potenziali problemi con il processo o il modulo di candidatura.
• source of hire: consente di analizzare le fonti da cui si generano la maggior parte delle assunzioni e, di conseguenza, comprendere quali siano i canali più efficaci per attrarre e convertire il traffico e, in ultima analisi, risparmiare tempo e risorse preziose.
• cost per hire: fa riferimento al costo dell'assunzione ed è una delle migliori metriche HR da utilizzare per assicurarsi di ottimizzare le spese legate al processo di ricerca, selezione e assunzione di personale. 
• time to hire: viene utilizzato per misurare il tempo necessario per un'assunzione e può essere molto utile per valutare quale impatto può avere su diversi aspetti, dalla produttività, alla qualità del prodotto e allo stress dei dipendenti.
• offer acceptance rate: si riferisce al tasso di accettazione delle offerte dei candidati selezionati per essere inseriti effettivamente in azienda. Può essere molto utile per valutare l’attrattività della propria offerta, soprattutto se comparato con altri indicatori più specifici sulle varie leve.

onboarding.

La fase di onboarding, che inizia dal momento in cui il candidato accetta l'offerta di lavoro fino alla completa integrazione nel ruolo, rappresenta uno degli step più critici nel percorso del dipendente. 

Studi recenti evidenziano che oltre il 30% dei nuovi assunti si dimette entro i primi 90 giorni, generando notevoli costi per l’azienda. L'utilizzo delle metriche per le risorse umane, utili a  monitorare l'efficacia di questo processo, può contribuire a ridurre al minimo questo tasso. 

Ecco una panoramica di alcuni dei KPI HR più importanti da monitorare in questa fase:

• new hire job satisfaction: utilizzato per monitorare la soddisfazione sul lavoro dei nuovi assunti tramite l'uso di sondaggi e interviste individuali. Può fornire indicazioni su come migliorare il processo di onboarding per aiutare i lavoratori ad integrarsi con successo all’interno del luogo di lavoro.
• time-to-productivity: aiuta a identificare il tempo necessario ai nuovi dipendenti per raggiungere la piena produttività. Il range potrà variare a seconda dello specifico ruolo, seniority o dipartimento. 
• new hire turnover: utilizzato per monitorare il turnover dei nuovi assunti, idealmente su vari intervalli di tempo (1, 3, 6, 9 e 12 mesi di lavoro). Può aiutare  mettere in evidenza eventuali criticità legate all’integrazione in azienda.

formazione e sviluppo.

Con il continuo aumento dello skills mismatch (divario di competenze), i programmi di formazione e sviluppo dei dipendenti sono più importanti che mai. 

Tali programmi, però, devono essere efficaci e vantaggiosi sia per l’azienda che per i dipendenti. Il modo migliore per monitorare l'efficacia delle strategie di formazione e sviluppo, prevede l’utilizzo di KPI HR come, ad esempio:

• training costs per employee: legato ai costi di formazione per dipendente, viene utilizzato per valutare l’allocazione del budget e può essere confrontato con le performance dei percorsi di formazione. 
• training hours per employee: misura il numero medio di ore che i dipendenti dedicano alla formazione all'anno ed è una metrica utile per valutare l'efficacia dei programmi di formazione. 
• training completion rate: consente di valutare  l'efficacia dei programmi di formazione misurando la percentuale di dipendenti che li hanno completati. Può dare un’idea sia della sostenibilità che del grado di interesse verso i programmi di training.
• talent mobility: fornisce un indicatore del numero di spostamenti laterali e verticali all'interno dell'organizzazione e fornisce una misura complessiva degli sforzi di mobilità dei talenti.

employee engagement, employee satisfaction e retention.

Se è vero che è fondamentale attrarre i giusti talenti in azienda, è altrettanto essenziale trattenerli nel lungo termine. Mantenere i dipendenti ingaggiati e soddisfatti, infatti, permette di ridurre al minimo il turnover e i conseguenti costi associati all'assunzione di nuovi lavoratori. 

A tal fine, è importante monitorare alcuni KPI specifici:

• employee turnover: consente di mantenere monitorati i livelli di turnover del personale, che possono impattare in modo negativo sul morale dei dipendenti e le performance aziendali. Un picco nel turnover dei dipendenti, infatti, può essere un segnale di un problema sul posto di lavoro. Oltre a monitorare questa metrica, è bene utilizzare sondaggi e colloqui per identificare la radice del problema, così da affrontarlo in modo efficace. 
• absenteeism rate: permette di tenere sotto controllo i livelli di assenza dei dipendenti. sebbene sia normale prendersi qualche giorno di ferie, un aumento sostenuto dell'assenteismo potrebbe essere un segnale di allarme per problemi più gravi, come un declino dell’atmosfera lavorativa o un eccessivo carico di stress sul posto di lavoro.
• eNPS score: fornisce un’idea del percepito dei dipendenti nei confronti dell'azienda, andando ad identificare quanti la "promuoverebbero" come buon luogo di lavoro. Può aiutare  a determinare quanto siano felici i dipendenti, ponendo loro una semplice domanda: "Su una scala da 1 a 10, quanto è probabile che raccomandiate a parenti e amici di lavorare per la nostra organizzazione?". I punteggi da 9 a 10 rappresentano i promotori, quelli da 7 a 8 i dipendenti passivi e quelli da 6 a 0 i detrattori. 
• promotion rate: fa riferimento all'avanzamento di carriera dei dipendenti all’interno dell’azienda. Può aiutare a determinare il successo delle strategie di crescita e sviluppo e deve essere monitorato a livello aziendale, oltre che a vari livelli organizzativi e per diversi gruppi demografici.

uscita dei dipendenti dall’azienda.

L’uscita dei dipendenti, anche nota come offboarding, è una parte naturale del ciclo di vita dei talenti. Tuttavia, è importante sapere perché i dipendenti se ne vanno. Ad esempio, l’uscita è legata al pensionamento? Sono stati licenziati? Hanno cercato opportunità di lavoro migliori? Capire il motivo può aiutare a creare politiche e strategie per aumentare la fidelizzazione dei dipendenti e trattenere i migliori collaboratori. 

Ecco una panoramica delle principali metriche HR da monitorare durante la fase di offboarding:

• exit interview completion rates: quando un dipendente lascia l’azienda, è bene strutturare un ultimo momento di confronto per raccogliere la sua esperienza e le sue motivazioni. Questa metrica, dunque, può essere importante per valutare la bontà delle azioni legate agli ultimi step del rapporto con il dipendente. Un valore non soddisfacente potrebbe stare ad indicare che l'azienda sta perdendo l'opportunità di raccogliere importanti feedback per comprendere i motivi che spingono le persone a scegliere un nuovo lavoro.
• voluntary turnover rates: Il turnover volontario coinvolge i lavoratori che lasciano l'azienda per propria decisione. Questa situazione può derivare dal pensionamento, dall'insorgere di nuove opportunità di lavoro o da vari altri motivi. È fondamentale, quindi, suddividere questa metrica in sottocodici motivazionali per ottenere una visione dettagliata dei motivi dell'abbandono. Inoltre, è possibile monitorare questo tasso a livello aziendale, organizzativo, dipartimentale e demografico.
• involuntary turnover rates: Il turnover involontario coinvolge i dipendenti che sono stati licenziati o sottoposti a cassa integrazione. Sebbene una certa quota di turnover involontario possa essere necessaria a causa di un ridimensionamento, un'elevata incidenza potrebbe suggerire un processo di reclutamento non efficiente. Ancora una volta, risulta fondamentale suddividere questa metrica in sottocodici di motivazione per garantire una dettagliata analisi sulle cause delle cessazioni.

le metriche HR per valutare diversità e inclusione.

Queste sono solo alcune delle principali metriche HR che si possono monitorare. Tuttavia, in ogni fase, è anche importante misurare tutti gli aspetti legati a diversità e l'inclusione. 

A tal proposito, è possibile analizzare molte di queste metriche in base a diversi gruppi demografici.

come scegliere i KPI HR giusti per la propria azienda?

Come detto, oggi è  più facile che mai tracciare e analizzare i dati, rendendo però anche difficile stabilire quali siano le metriche per le risorse umane più adatte ad un’organizzazione. 

Purtroppo, non esiste una soluzione unica, ma è piuttosto necessario creare una strategia personalizzata che funzioni al meglio per la propria azienda. 

Ci sono diversi elementi da tenere a mente in questo processo.

mission e vision generale dell'azienda.

Prima di tutto, la strategia di impiego dei KPI HR deve riflettere la mission e la vision complessiva dell'azienda. 

Ad esempio, se l’organizzazione ha l’obiettivo di promuovere la diversità e l'inclusione è fondamentale adottare metriche che permettano di monitorare l'efficacia dei programmi DE&I, al fine di raggiungere obiettivi specifici.

 Il dipartimento HR deve lavorare a stretto contatto con i leader delle diverse aree per assicurarsi che comprendano le aspettative dell'azienda.

obiettivi di business e obiettivi HR.

Un strategia HR può definirsi di successo quando è allineata agli obiettivi e alle necessità specifiche del business e ne supporta l’effettivo raggiungimento. 

Ad esempio, assicurando di avere le persone giuste nei ruoli giusti, predisponendo programmi per l’aggiornamento continuo che stimolino l'innovazione, favorendo l’ingaggio e le performance dei talenti. 

Per questo motivo, nella scelta delle metriche di maggior valore, sarà importante considerare quei KPI che consentano di ottenere una visione chiara di come gli sforzi del dipartimento HR stanno supportando l’organizzazione nel suo complesso. 

adeguare le metriche al settore di riferimento.

Quando si scelgono i KPI HR per un’organizzazione, si dovrebbe anche  tenere in considerazione il settore in cui si opera e i benchmark di riferimento. 

Questo consente di stabilire degli obiettivi realistici e comparare la bontà delle proprie strategie e programmi con quelli dei competitor. 

conclusioni.

In conclusione, i KPI delle risorse umane rappresentano uno strumento imprescindibile per la gestione strategica del personale in un'organizzazione, in quanto consentono di adottare pratiche e strategie basate sui dati. 

Nel complesso, l'uso efficace dei KPI HR si configura come una leva strategica fondamentale per il successo e la crescita sostenibile delle organizzazioni nel panorama aziendale contemporaneo.