HR Digital Transformation: cos'è, vantaggi e come si fa.

La digitalizzazione è un processo che ci riguarda tutti da vicino e che interessa innumerevoli dimensioni del vivere, incluso il mondo del lavoro e, in particolare, la gestione delle risorse umane nelle aziende.

Si parla in quest’ultimo caso di HR Digital Transformation per descrivere la fase di passaggio verso una completa digitalizzazione di tutti i processi che riguardano il mondo HR: dalla ricerca e selezione del personale fino alla candidate experience e all’employer branding.

Attraverso l'adozione di tecnologie digitali avanzate, le aziende possono ottimizzare i processi HR, migliorare l’efficienza operativa e offrire una migliore esperienza sia ai dipendenti che ai candidati.

La Digital Transformation nel settore HR implica non solo l'implementazione di nuovi strumenti tecnologici, ma anche l’adozione di una nuova cultura organizzativa, necessaria per rimanere competitivi nel mercato del lavoro e trattenere e attrarre i migliori talenti.

indice dei contenuti:

• cos'è l'HR Digital Transformation.
• HR Transformation e digital HR.
• HR Digital Transformation: quali vantaggi porta all'azienda?
• vantaggi nel processo di recruiting.
• vantaggi interni al business.
• come promuovere l'HR Digital Transformation in azienda.
• le 6 fasi della Digital Transformation delle risorse umane.
• HR digital: la figura addetta alla trasformazione digitale.
• chi è e cosa fa l'HR digital.
• formazione e competenze dell'HR digital.
• la differenza tra Digital HR Specialist e Digital HR Manager.
• conclusioni.

cos'è l'HR Digital Transformation.

La trasformazione in ottica digitale del settore delle risorse umane descrive un cambiamento a tutto tondo, che tocca potenzialmente la totalità dei processi HR, allo scopo di automatizzarli e renderli progressivamente sempre più guidati, a livello strategico, dai dati.

Non si parla, dunque, solo di un cambiamento nella cultura organizzativa, ma anche di un cambiamento radicale nella gestione delle human resources. Le innovazioni in atto richiedono, infatti, l’adozione di una logica sempre più agile e l’ampliamento del concetto di risorse umane, in cui le persone diventano un fattore strategico di successo per l'organizzazione. 

L’HR Digital Transformation riguarda tutte le fasi del processo di selezione e non solo: dal recruiting vero e proprio alla talent acquisition, fino all’onboarding e alla formazione del personale. Tutti elementi che, tra le altre cose, servono a consolidare e rafforzare l’employer branding di un’azienda.

La trasformazione digitale tocca senza dubbio anche l’universo degli eventi HR come:

• career day;
• job meeting;
• eventi corporate.

Dalla selezione alla formazione, dalla gestione quotidiana del dipendente al monitoraggio delle prestazioni: l’HR Digital Transformation mira a ottimizzare l'efficienza operativa, migliorare la produttività e ridurre gli errori, garantendo che ogni aspetto relativo alla gestione delle risorse umane sia interconnesso e supportato da tecnologie avanzate per ottenere risultati migliori.

HR Transformation e digital HR.

La digitalizzazione del mondo HR è un processo di trasformazione guidato principalmente dall’innovazione tecnologica applicata al recruiting e all’intera filiera dell’employer experience.

Gli obiettivi di questa trasformazione sono molteplici. 

L’HR Digital Transformation serve innanzitutto a ridurre la complessità con cui i dipendenti hanno a che fare quotidianamente, diminuendo le informazioni e le comunicazioni che devono gestire. Ciò, a sua volta, può aumentare la produttività e, di conseguenza, la soddisfazione e la motivazione dei lavoratori.

Digitalizzare i processi HR, in definitiva, significa ridisegnare l’intero modello in base al quale, fino ad oggi, sono state selezionate, formate e motivate le potenziali risorse di un’organizzazione.

HR Digital Transformation: quali vantaggi porta all'azienda?

L’HR Digital Transformation offre numerosi benefici alle aziende, migliorando sia i processi di recruiting che l'efficienza interna e consentendo una gestione più agile e data-driven delle risorse umane.

Implementare tecnologie avanzate consente alle organizzazioni di ottimizzare il processo di selezione del personale, riducendo tempi e costi associati al recruiting e migliorando la qualità delle assunzioni. 

Allo stesso tempo, l'adozione di strumenti digitali può migliorare significativamente la gestione interna delle risorse umane, contribuendo ad aumentare la produttività, la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti. 

Scopriamo nel dettaglio quali sono i vantaggi dell’HR Digital Transformation nel processo di recruiting e quali i benefici interni al business.

vantaggi nel processo di recruiting.

La digitalizzazione del settore HR è vantaggiosa per la gestione delle risorse umane in generale, ma apporta particolari benefici al processo di ricerca e selezione del personale e al processo di talent acquisition.

Il processo di ricerca e selezione del personale si compone di 3 fasi principali, ciascuno dei quali trae notevoli benefici della digitalizzazione:

1. job analysis;
2. ricerca e screening;
3. scelta e inserimento in azienda.

La job analysis diventa più precisa grazie a strumenti avanzati di analisi dei dati, che permettono di identificare con maggiore accuratezza le competenze necessarie e i profili ideali per ciascun ruolo. Questo rende la creazione delle job description più mirata ed efficace.

Durante la fase di ricerca dei candidati e di screening dei curriculum vitae, le piattaforme di recruiting automatizzate e l’Intelligenza artificiale accelerano il processo. Questi strumenti possono gestire e filtrare un grande volume di candidature, riducendo il tempo speso nella selezione preliminare e aumentando la possibilità di individuare le persone più adatte per il ruolo.

Nella scelta del candidato ideale e nell’inserimento della nuova risorsa in azienda, l'uso di strumenti digitali non solo migliora il coinvolgimento del dipendente, rendendo il suo ingresso più fluido ed efficiente, ma aiuta anche il datore di lavoro a valutare meglio la sua compatibilità con la cultura aziendale.

Anche il processo di talent acquisition, che include diverse strategie per attrarre dipendenti capaci di offrire un vantaggio competitivo all’azienda nel lungo termine, può trarre numerosi benefici dalla digitalizzazione.

Le fasi in cui si articola questo processo sono 5:

1. analisi delle esigenze aziendali;
2. definizione delle job e dei relativi requisiti;
3. ricerca e attrazione dei talenti;
4. selezione dei candidati;
5. onboarding.

Nella fase di analisi delle esigenze aziendali, software sofisticati permettono di identificare con precisione le necessità attuali e future dell’organizzazione, facilitando la pianificazione strategica delle assunzioni. La definizione delle job e dei relativi requisiti viene migliorata attraverso strumenti digitali che consentono di creare descrizioni dettagliate e mirate, riflettendo accuratamente le competenze e le qualifiche richieste.

Per quanto riguarda la fase di ricerca e attrazione dei talenti, l'uso dei social media e delle piattaforme digitali di employer branding permette alle aziende di raggiungere un pubblico più ampio e diversificato. 

Nella selezione dei candidati, strumenti come l’Intelligenza artificiale e la gamification rendono il processo più interattivo e coinvolgente, permettendo di valutare le competenze e la compatibilità di ciascuno con l’azienda in modo innovativo.

Nella fase di onboarding, le piattaforme digitali semplificano e velocizzano l’inserimento dei nuovi dipendenti, garantendo che abbiano accesso a tutte le informazioni e risorse necessarie per iniziare il loro lavoro con successo. Questo migliora l’esperienza dei nuovi assunti e li aiuta a diventare produttivi più rapidamente.

Come è chiaro, le strategie di ricerca e selezione del personale e di talent acquisition tradizionali possono diventare molto più efficienti grazie all’uso di tecnologie avanzate.

Tra gli strumenti digitali più utilizzati per snellire, semplificare e rendere più efficienti questi processi c’è la realtà virtuale applicata alla candidate experience. Attraverso questa tecnologia, la risorsa può vivere un’esperienza unica e immersiva nell’azienda per la quale si sta candidando, con il vantaggio di una maggiore partecipazione e un coinvolgimento superiore rispetto a quanto reso possibile dai metodi di selezione tradizionali.

Non si può non citare, poi, l’intelligenza artificiale, utilizzata in particolare per reclutare i cosiddetti candidati passivi, ossia le risorse che non ricercano attivamente un nuovo impiego in quanto già occupati. Con l’AI è possibile automatizzare gran parte dei processi, con un risparmio di tempo e una riduzione dei costi.

Digitalizzazione del mondo HR significa anche sfruttare al meglio il potenziale dei social media, consolidando il proprio employer branding. Attraverso queste piattaforme, infatti, l’azienda può comunicare in modo innovativo la propria identità e i valori che la caratterizzano, raggiungendo un target molto più ampio rispetto a quello garantito dai media tradizionali. 

In quest’ottica, il concetto di employer branding si sovrappone a quello di web reputation, consentendo di attrarre talenti su una scala significativamente maggiore rispetto al passato. La capacità di trasmettere in modo efficace la propria cultura aziendale, infatti, è uno dei fattori più importanti quando si parla di talent attraction.

La gamification è un’altra soluzione di HR Digital Transformation. Questa consiste nell'utilizzo di esperienze interattive appositamente concepite per valutare i candidati nelle varie fasi del processo di selezione.

Per massimizzare questi benefici è consigliabile rivolgersi a un partner HR esperto, in grado di identificare le migliori soluzioni in base alle necessità specifiche dell’azienda.

vantaggi interni al business.

L’HR Digital Transformation non solo migliora i processi di ricerca e selezione del personale e di talent acquisition, ma apporta anche vantaggi interni al business molto significativi, che si riflettono innanzitutto sulla relazione tra i dipendenti.

Le piattaforme digitali possono ridurre il tasso di comunicazioni incomplete o approssimative, velocizzare i tempi di risposta ed evitare la perdita di informazioni. Questo, a sua volta, può ridurre i costi del personale per l'azienda, sia in termini di tempo che di denaro. La digitalizzazione della comunicazione può aumentare, di riflesso, la produttività e favorire la retention dei dipendenti più soddisfatti e motivati.

Un ambiente di lavoro digitalizzato fornisce ai manager tutti gli strumenti e i dati per ottimizzare la gestione del personale. Attraverso l’implementazione di sistemi automatizzati, report e documenti di analisi approfonditi e soluzioni software capaci di portare a compimento un numero elevatissimo di task con un basso tasso di errore, si può realmente aumentare la produttività in azienda.

Sul fatto che gli investimenti in tecnologie possano creare valore, la maggioranza dei top manager e human capital leader coinvolti nell’ultimo Talent Trends Report è d’accordo. Il 76% del campione ritiene che l’AI e i big data stiano già influenzando la gestione della forza lavoro, mentre il 94% dichiara di aver già utilizzato le nuove tecnologie per migliorare il coinvolgimento e la fidelizzazione delle persone.

L'innovazione in ambito di risorse umane sta determinando una maggiore trasparenza organizzativa e riducendo al minimo i pregiudizi nel processo di recruitment. Quest'ultimo aspetto ci porta direttamente a un altro punto chiave quando si parla dei benefici portati dalla digital transformation: la candidate experience.

La digitalizzazione può garantire esperienze efficaci grazie, come detto, all’automatizzazione dei processi, all’utilizzo dell’intelligenza artificiale e di tutti gli strumenti di self-service che rendono l’esperienza lavorativa sempre più fluida.

Un altro vantaggio significativo per le aziende è dato dalla mole di informazioni che si possono raccogliere attraverso gli strumenti digitali, una quantità significativamente più alta rispetto a quella del passato. Grazie a questo surplus, è possibile prendere decisioni più consapevoli e scegliere la direzione migliore da seguire sul medio e lungo periodo a livello strategico.

Inoltre, la trasformazione digitale nel mondo HR permette di consolidare l’employer branding, rafforzare la cultura aziendale e migliorare l’employee engagement (leggi anche: perché è importante l’employee engagement). Una cultura aziendale forte e un alto livello di employee engagement sono essenziali per trattenere i talenti migliori e aumentare la produttività complessiva dell’organizzazione.

come promuovere l'HR Digital Transformation in azienda.

Promuovere l'HR Digital Transformation in azienda richiede l’adozione di un approccio strategico. È essenziale comprendere che la digitalizzazione non riguarda solo l'implementazione di nuove tecnologie, ma anche la trasformazione della cultura organizzativa. Per avere successo, le aziende devono assicurarsi che tutti i dipendenti comprendano i benefici della trasformazione digitale e siano coinvolti nel processo.

Un elemento cruciale in questo percorso è la gestione dei cambiamenti aziendali. Questo implica preparare e supportare i dipendenti nel processo di adattamento ai nuovi strumenti e alle nuove metodologie di lavoro. La comunicazione trasparente, la formazione continua e il coinvolgimento attivo del personale sono fondamentali per superare le resistenze e facilitare la transizione.

La promozione della trasformazione digitale in ambito HR deve partire dalla leadership aziendale, che deve essere la prima a dimostrare l'importanza di questa evoluzione e a guidare l'esempio. Inoltre, è necessario definire una chiara roadmap che delinei le fasi del processo, gli obiettivi da raggiungere e le risorse necessarie per implementare con successo la Digital Transformation.

Vediamo quali sono le fasi principali della Digital Transformation delle risorse umane.

le 6 fasi della Digital Transformation delle risorse umane.

La trasformazione digitale del mondo HR non è un processo breve che si può risolvere nel giro di pochi giorni, ma descrive un cambiamento profondo, che tocca tutte le anime di un’organizzazione. 

Essa si articola in 6 fasi principali.

   1. Business as usual

Si parte da un primo step, più concettuale che pratico, sintetizzato dall’espressione “business as usual”. In sostanza, l’approccio al digital deve sempre tenere presente quella che è la direzione organizzativa e la strategia di business.

   2. Sperimentazione

La seconda fase è quella della sperimentazione: piccoli accorgimenti vengono introdotti gradualmente all’interno dei processi aziendali, allo scopo di promuovere l’alfabetizzazione digitale e favorire nella maniera meno traumatica possibile la transizione.

   3. Formalizzazione

Si entra, quindi, nella terza fase, quella della formalizzazione, in cui business e transizione digitale vanno conciliati e allineati.

   4. Definizione del piano strategico

Dopodiché, va elaborata una roadmap strategica, che rappresenta la quarta fase della trasformazione digitale HR.

   5. Formazione del team specializzato

Nella quinta fase, che fa seguito alla stesura del piano strategico, viene individuato il team dedicato che dovrà eseguirlo e portarlo a compimento, assicurandosi che venga rispettato in tutti i suoi punti e secondo le tempistiche stabilite.

   6. Innovazione in azienda e monitoraggio costante

L’ultima fase riguarda l’innovazione e il conseguente adattamento ai cambiamenti. Tenendo conto, però, che la digitalizzazione è un processo in continua evoluzione, che va studiato con regolarità per trovare di volta in volta le soluzioni più efficaci.

HR digital: la figura addetta alla trasformazione digitale.

Il Digital HR è la figura professionale che accompagna e supporta le attività di gestione delle risorse umane in ottica digitale. Nel farlo, si serve di strumenti sempre più sofisticati e aggiornati, quali:

• HR Analytics;
• algoritmi di Intelligenza Artificiale;
• hybrid workplace;
• software di performance management.

Il responsabile digital HR deve padroneggiare questi strumenti utilizzandoli per ottimizzare i processi, avendo sempre un’ottica integrata sulle dinamiche aziendali e mettendo a disposizione tutti i dati e le informazioni utili al business.

chi è e cosa fa l'HR digital.

Il compito principale del Digital HR è quello di supportare i processi di gestione delle risorse umane servendosi di strumenti digitali. Lo scopo è prendere decisioni rapide, consapevoli e informate in base all’analisi dei dati.

La digitalizzazione abbraccia tutti i processi HR, per cui la figura professionale che si occupa di questa transizione è coinvolta in:

• recruiting;
• onboarding;
• formazione e sviluppo;
• amministrazione del personale aziendale;
• pianificazione e allocazione delle risorse.

Oltre ad occuparsi di questi processi, il Digital HR deve supportare i colleghi nella fase di alfabetizzazione digitale, facendo prendere loro confidenza con i nuovi strumenti e, soprattutto, facendogli comprendere l’importanza del loro utilizzo.

Il Digital HR, poi, analizza i dati raccolti con gli strumenti digitali sulla forza lavoro, redige piani di formazione per colmare eventuali gap in termini di competenze e interviene per potenziare l’organizzazione, aumentando il livello di coinvolgimento e produttività dei dipendenti.

formazione e competenze dell'HR digital.

Alla luce del ruolo svolto all’interno di un’azienda e delle mansioni principali che deve svolgere, un Digital HR dovrebbe possedere le seguenti competenze e conoscenze:

• principi di gestione e organizzazione del personale;
• conoscenza dei principali strumenti digitali per varie attività (recruiting, analisi dati, training, pianificazione, comunicazione);
• conoscenza di strumenti di HR Analytics e UX Design (per la talent experience);
• conoscenza dei pacchetti software di talent, performance management e learning management system.

La formazione di base di un Digital HR è, nella maggior parte dei casi, umanistica, con specializzazioni in risorse umane e metodologie digitali applicate alla gestione delle risorse umane.

la differenza tra Digital HR Specialist e Digital HR Manager.

Il Digital HR si declina in due figure professionali, sempre più presenti all’interno delle organizzazioni: il Digital HR Specialist e il Digital HR Manager.

La prima è una figura junior, con competenze sia nella gestione delle risorse umane sia tecnico-digitali. Il Digital HR Manager, invece, ha un ruolo senior e si trova in cima alla piramide della sezione digitale delle risorse umane. Dipende comunque dal Direttore delle Risorse Umane. Anche questa figura professionale abbina competenze di natura tecnico-digitale a funzioni più gestionali e di indirizzo.

Il Digital HR Manager fa da punto di riferimento quando vengono introdotte nuove modalità di lavoro agili o nel momento in cui vengono implementate piattaforme integrate o adottati nuovi strumenti digitali.

Il suo ruolo è anche quello di promotore, all’interno dell’azienda, dell’innovazione, sia in termini di adozione di nuovi tool che di implementazione di nuove metodologie di lavoro volte a favorire socialità, produttività ed engagement dei dipendenti.

Sia il Digital HR Specialist che il Digital HR Manager sono due figure chiave nelle organizzazioni perché favoriscono l’innovazione digitale. Sono loro, infatti, a promuovere il cambiamente e a preparare il personale nelle fasi di transizione (digital learning).

Dalla bontà del loro lavoro deriva la possibilità di sfruttare al meglio le nuove tecnologie, automatizzando e modernizzando i processi di reclutamento e formazione e implementando nuovi strumenti digitali come il machine learning, la realtà aumentata o l’Intelligenza Artificiale.

conclusioni.

Alla luce di tutto quello che abbiamo detto, ne deriva che la digitalizzazione è un processo ormai irreversibile che non rappresenta più un’opzione ma il futuro. Anche e soprattutto per il mondo del lavoro.

Ecco perché i responsabili HR devono mantenersi al passo con un cambiamento sempre più veloce e in costante evoluzione, guidato dall’innovazione tecnologica.

La risposta del mondo HR, almeno stando a quanto emerso dal Talent Trends Reports, è confortante. Il 75% degli human capital leader coinvolti nell’indagine, infatti, starebbe già investendo in tecnologie di analisi predittiva e aumentando il budget dedicato alla market intelligence esterna.

L’analisi dei dati supportata dagli strumenti digitali rappresenta già il presente e non può essere ignorata.

Le tecnologie digitali, in generale, potranno aiutare in misura sempre maggiore le aziende a determinare le proprie esigenze attuali e future in ambito di risorse, competenze e strategie per rimanere competitive.