gestire i picchi di lavoro: organizzare il personale per i picchi di produzione.

Da sempre vi sono aziende che devono confrontarsi con un mercato segnato da momenti di picco di lavoro e periodi di flesso. Un esempio per tutti è rappresentato da molte produzioni alimentari o comunque legate alla stagionalità, ma anche da tutti coloro che lavorano su commesse, oppure dal settore logistico.

Le variabili da gestire sono moltissime, prima fra tutte l'organizzazione del personale.

In questo articolo, vedremo come gestire il personale per i picchi di produzione e in che modo l’assunzione di lavoratori stagionali e forza lavoro flessibile, durante i picchi di lavoro, può rappresentare una soluzione efficace. 

indice dei contenuti:

• gestione picchi di lavoro: significato e importanza di un’attenta pianificazione
• gestire i picchi di lavoro: prepararsi all’incremento della domanda
• personale per picchi di produzione: chi sono i lavoratori stagionali
• gestire i picchi di lavoro: le sfide per le aziende che ricorrono ai lavoratori stagionali
• picchi di lavoro: gestirli al meglio con il supporto di un partner HR

gestione picchi di lavoro: significato e importanza di un’attenta pianificazione. 

Prima di tutto è importante rispondere ad una domanda: “cosa vuol dire picco di lavoro?”.

Un picco di lavoro è, in sostanza, un periodo in cui l’azienda si trova a far fronte a un carico di lavoro maggiore rispetto alla consueta operatività. 

Questi picchi possono essere principalmente di due tipi:

• picchi preventivabili: fanno riferimento a situazioni in cui l’azienda è in grado di stabilire quando, come e in che misura i flussi di lavoro andranno ad incrementare. Parliamo, ad esempio, di variazioni stagionali (mesi dell’anno e/o festività come Natale) o di particolari momenti dell’anno (saldi, black friday, …).
• picchi imprevisti: si contraddistinguono per essere guidati da fattori esterni, non controllabili o preventivabili in anticipo dall’azienda. 

In entrambi i casi, l’azienda deve essere in grado di assicurare la flessibilità operativa e rispondere prontamente a queste variazioni di domanda, sia in aumento che in diminuzione. 

Solo in questo modo, infatti, sarà possibile riuscire a rispondere alle mutevoli necessità del mercato assicurando, allo stesso tempo, all’azienda la possibilità di mantenere il controllo sui costi per il personale. 

gestire i picchi di lavoro: prepararsi all’incremento della domanda.

Pianificare le necessità aziendali in vista dei picchi di lavoro è un processo che richiede molto tempo. Per ottenere i migliori risultati, dunque, è necessario  iniziare con largo anticipo rispetto al periodo di punta e mettere in pratica alcune accortezze. 

raccogliere informazioni.

Come per ogni progetto o strategia che miri a raggiungere il successo, una pianificazione efficace inizia dai dati. Ad esempio, potrebbe essere prese in considerazione tutte le informazioni pertinenti degli anni passati: 

• dati di vendita
• rapporti sulle prestazioni
• livelli di inventario
• orari del personale
• turni di lavoro straordinario
• giorni di malattia dei dipendenti
• reclami dei clienti

Ottenuti dei benchmark significativi, sarà poi utile concentrarsi sulle previsioni della domanda e delle vendite per i mesi futuri, al fine di determinare la capacità del personale esistente di far fronte al carico di lavoro e stimare il fabbisogno di manodopera aggiuntiva per l’alta stagione.

identificare le necessità di personale flessibile in termini di skill e competenze. 

Ogni azienda necessità di un mix di competenze essenziali per poter portare a termine il lavoro in modo efficace ed efficiente. Alcuni ruoli richiederanno conoscenze e competenze altamente tecniche e altri, invece, saranno maggiormente basati su una buona etica del lavoro e esperienze pregresse. 

Per le aziende che si trovano ad operare in contesti caratterizzati da picchi e flessi, molte volte non sarà sostenibile, anche a livello finanziario, pensare di poter integrare tutte queste competenze in modo permanente nel team durante tutto il corso dell’anno. La soluzione ideale, in questo caso, sarà quella di avvalersi di professionisti stagionali. 

Per prepararsi al meglio al periodo di picco, ogni azienda dovrebbe considerare attentamente:

• le competenze già presenti all’interno del proprio team, in particolar modo in termini di conoscenze specialistiche o di leadership 
• le skill che dovranno possedere i lavoratori stagionali e quali, tra queste, saranno più o meno facili da trovare e/o formare
• se, in vista dell’aumento della domanda, sarà necessario avvalersi di personale flessibile con competenze tecniche avanzate, per contribuire a particolari progetti 

pianificare le esigenze di personale.

Per una corretta gestione della forza flessibile, a fronte dei picchi di lavoro nei vari periodi dell’anno, è necessario adottare un approccio integrato, che parta dall’analisi delle varie posizioni lavorative, per definire quali hanno una necessità particolare di continuità e di competenze tecniche. 

I responsabili del personale dovranno dunque chiarire:

• le caratteristiche e le capacità richieste per ciascuna mansione 
• quale durate dovrà avere la fase di training prima che ciascuna figura diventi al 100% produttiva
• le posizioni più critiche, caratterizzate da una forte technicality e continuità, che rappresentano un punto strategico, oltre che condizione necessaria per garantire il ciclo produttivo
• le figure semi-critiche, caratterizzate da una minore continuità e conoscenza tecnica
• le mansioni più semplici, che costituiscono la punta dei picchi produttivi, hanno in media una durata temporale limitata, poca continuità e un contenuto tecnico scarso o molto perimetrato. 
• come distribuire le conoscenze di modo tale da favorire una rotazione dei compiti, qualora necessario.

assumere personale flessibile. 

Definite le necessità di personale, l’azienda dovrà costruire un piano di talent acquisition mirato per attrarre, ricercare e selezionare tutte le risorse necessarie, dettagliando il perimetro entro il quale concentrare gli sforzi e le azioni che dovranno essere intraprese.

In tale contesto, sarà importante tenere a mente che l'assunzione di un gran numero di dipendenti stagionali richiederà tattiche leggermente diverse rispetto al processo di assunzione tradizionale. Ad esempio, la selezione potrebbe essere più snella e meno rigorosa e, molto probabilmente, le competenze ricercate saranno meno specifiche. 

In ogni caso, per attrarre i migliori talenti sarà importante:

• analizzare in modo approfondito l’offerta di lavoro, per capire quanto sia appetibile sul mercato locale, e compararla alle offerte di altre aziende sul territorio
• creare un Gantt di progetto, per definire le azioni nel corso delle settimane e le milestones di progetto
• definire i kpi di reclutamento e selezione, per avere un numero di candidati sufficiente per ogni ciclo di colloqui e successivi inserimenti.

personale per picchi di produzione: chi sono i lavoratori stagionali. 

I lavoratori stagionali sono figure che vengono assunte per mansioni che dipendono dalle esigenze delle aziende durante i periodi di picco di lavoro. Per questo motivo, spesso, vengono assunti per brevi periodi di tempo (leggi anche: contratto di lavoro stagionale a tempo determinato), a tempo pieno o parziale, a seconda delle necessità dell'azienda.

Questi professionisti possono essere impiegati in svariati ambiti. Alcuni tra gli esempi più comuni sono:

• agricoltura e aziende vinicole
• pesca e dell'acquacoltura
• settore turistico
• edilizia 
• vendite al dettaglio
• logistica 

pro e contro dell’assunzione di lavoratori stagionali.

Poter contare sul supporto di professionisti in grado di sostenere l’incremento temporaneo del carico di lavoro dell’azienda può rappresentare un vantaggio, ma anche una sfida complessa da gestire. 

Possibili vantaggi:

• flessibilità 
• riduzione dei costi
• maggiore adattabilità ai cambiamenti del mercato
• riduzione del turnover
• accesso a competenze specializzate

Gli svantaggi:

• investimento di tempo e risorse in formazione
• mancanza di continuità
• instabilità della forza lavoro
• gestione complessa delle risorse umane (a fronte di un alto numero di stagionali)

gestire i picchi di lavoro: le sfide per le aziende che ricorrono ai lavoratori stagionali.

Una delle sfide più complesse da affrontare quando si ricorre ai lavoratori stagionali riguarda la gestione dei tempi di inserimento.

Il periodo di inserimento è il tempo necessario affinché un lavoratore, che ha i requisiti propri della mansione, diventi produttivo al 100%. 

Durante questo periodo il lavoratore prenderà contatto con la nuova realtà aziendale, riceverà spiegazioni su ciò che deve fare e inizierà a sperimentare di persona tutte le fasi della lavorazione che interessano la sua postazione. .

Se per inserimenti sporadici questo può non rappresentare un problema, in condizioni di picco il periodo di inserimento può costituire un significativo collo di bottiglia. Con l’ingresso di molti lavoratori alla prima esperienza, infatti, i ritmi si rallentano:

• sia per la loro mancata produttività in ingresso
• sia per la perdita di produttività di alcune persone all’interno del team che dovranno essere dedicate al loro affiancamento.

La soluzione può essere l’ideazione di percorsi formativi precedenti all’entrata in azienda. I corsi pre-missione possono essere indirizzati a diversi fabbisogni:

• assolvere gli obblighi legati alla sicurezza 
• consentire il conseguimento di attestati  
• conoscere la nuova realtà aziendale e acquisire informazioni strategiche per lo svolgimento della mansione con video dimostrativi, tour del plant, affiancamenti passivi
• esercitare la manualità attraverso prove concrete

I moduli formativi svolti prima della contrattualizzazione della risorsa possono garantire in media 20 ore di saving per ciascun inserimento effettivo. 

L’ingresso delle risorse che hanno già avuto un orientamento potrà garantire un processo di inserimento più fluido, con una riduzione della mancata produttività sia dei tutor, sia del personale flessibile.

picchi di lavoro: gestirli al meglio con il supporto di un partner HR.

In qualità di agenzia per il lavoro ed esperti di soluzioni HR, conosciamo le difficoltà che le aziende devono affrontare nella gestione del personale durante i picchi di lavoro.

Grazie ai nostri servizi, possiamo offrire alle aziende soluzioni ritagliate su specifiche esigenze:

• ampio bacino di talenti: disponiamo di un'ampia rete di professionisti e possiamo aiutare i nostri clienti a reperire rapidamente lavoratori stagionali con le competenze e l'esperienza necessarie, per ogni settore di mercato.
• programmazione della forza lavoro: grazie a Randstad Relevate Workforce Schedule, i nostri clienti possono organizzare facilmente i turni di lavoro e distribuire in modo efficiente ed equo gli incarichi 
• esperienza di onboarding e formazione: sia che si decida di assumere persone entry-level o tecnicamente qualificate, è necessario formarle sui processi aziendali e sui loro ruoli specifici all'interno dell'organizzazione. Poiché il tempo a disposizione è limitato, è fondamentale disporre di un programma di formazione dinamico che possa essere personalizzato per ogni posizione e adattato continuamente alla crescita dell'azienda. Randstad può aiutare a creare e supportare corsi di formazione per soddisfare queste esigenze.
• inhouse services: nel caso in cui l’azienda si trovi a gestire un grande numero di lavoratori contingenti, potrebbe necessitare di un supporto interno che fornisca assistenza nella programmazione, formazione e gestione quotidiana della forza lavoro. Il nostro account team dedicato offre un aiuto immediato per qualsiasi problema che possa sorgere, lavorando direttamente con i team leader interni.