cos'è l'exit interview e come impostare il colloquio di uscita.

Spesso si parla di come organizzare un colloquio di lavoro per selezionare nuovi talenti da inserire in azienda. Ma cosa succede quando è un dipendente che decide di andarsene? È fondamentale sapere che anche l'exit interview è di grande importanza e richiede un'adeguata impostazione.

Come possiamo sfruttare al meglio questo ultimo incontro faccia a faccia con un collaboratore che sta lasciando l'azienda? Esaminiamo cosa significa exit interview, i vantaggi che offre e le domande chiave da porre al dipendente in uscita.

indice dei contenuti:

• cos'è l’exit interview e perché è fondamentale per l’azienda
• come preparare un exit interview efficace
• come impostare correttamente l'exit interview
• utilizzare l'exit interview per migliorare l'azienda
• domande chiave da porre durante l'exit interview
• massimizzare i benefici dell'exit interview

cos’è l’exit interview e perché è fondamentale per l’azienda.

Il colloquio di uscita rappresenta una best practice nell'ambito della gestione del personale. Costituisce l'ultima occasione utile per lasciare un buon ricordo nel dipendente e, soprattutto, per porre domande cruciali. Queste servono a capire se c’è qualcosa nel vostro rapporto professionale che avrebbe potuto essere condotto diversamente, nell’ottica di fare meglio in futuro.

Organizzare un colloquio di uscita, infatti, è importante per raccogliere informazioni preziose sull'azienda. Spesso, quando un dipendente decide di dimettersi, magari in vista di un nuovo lavoro, viene sottoposto a un'exit survey, solitamente sotto forma di un sondaggio a risposta multipla, per comprendere le motivazioni che lo spingono ad abbandonare il lavoro.

Tuttavia, strutturare un vero e proprio colloquio di "addio" offre maggiori possibilità di comprendere se la causa della separazione è riconducibile a eventuali criticità aziendali, motivazioni personali o fattori esterni. Quando un cliente viene perso, è normale per l'azienda cercare di capirne le ragioni. Allo stesso modo, questo dovrebbe diventare un punto di attenzione quando si parla di un dipendente che decide di dimettersi.

come preparare un' exit interview efficace.

Vediamo ora quali sono i passaggi per realizzare una exit interview davvero efficace e positiva, tanto per l’azienda, quanto per il candidato.

i vantaggi dell’exit interview per l’azienda.

L’exit interview porta numerosi vantaggi all’azienda. Al di là del fatto che consente di gestire nel modo migliore l’employee journey del singolo dipendente, fornisce anche numerose informazioni che potranno essere riutilizzare in futuro. 

In primo luogo, nell’ambito della selezione dei talenti. Tramite il colloquio di uscita sarà infatti possibile rendersi conto di quali aspetti, professionali o personali, rendono un candidato più o meno propenso a integrarsi con l'azienda e la sua cultura, favorendo la riduzione del turnover. 

Non da meno, potranno essere indagate le motivazioni che hanno spinto il professionista a scegliere di lasciare il lavoro. Ad esempio, potrebbe emergere che l'azienda non favorisce sufficiente flessibilità e  work-life balance, che il benessere percepito non è soddisfacente, che non vengono offerte sufficienti opportunità di formazione e crescita o che il pacchetto di retribuzione e benefit non risulta abbastanza competitivo.

Tutti questi elementi saranno molto utili all'azienda per migliorarsi: spesso può essere difficile rendersi conto delle debolezze o dei piccoli (o grandi) problemi dell’organizzazione della quale si fa parte. Inoltre, non è facile immedesimarsi nella giornata lavorativa di un dipendente, che invece è in grado di cogliere tutti gli elementi che rendono interessante, piacevole o difficile un posto di lavoro. 

come condurre un' exit interview di successo.

Anche se ogni  caso va gestito nella sua specificità, è utile avere un metodo di riferimento da seguire per i colloqui di uscita dei propri dipendenti. Il primo obiettivo da porsi è quello di comprendere le ragioni per le quali la persona lascia l’azienda. Poi è possibile passare ad approfondire diversi elementi.

Per quanto riguarda la modalità, è sicuramente meglio svolgere il colloquio di persona, cercando anche di spiegare bene al dipendente il perché di quest’ultimo colloquio. La durata è variabile, ma venti minuti sono il minimo indispensabile per ottenere informazioni utili e creare una situazione di dialogo distesa.

Evitate di prendere le critiche personalmente o di difendere l'azienda. L'obiettivo dell'exit interview è ottenere un feedback onesto per migliorare l'organizzazione, quindi occorre cercare di rimanere aperti e neutrali. Nel caso vi siano tentennamenti, può essere utile offrire un'opportunità per il feedback anonimo: questo può incoraggiare i dipendenti a esprimersi liberamente senza timore di ripercussioni.

Alla fine dell'intervista, inoltre, è bene ringraziare il dipendente per aver dedicato del tempo a fornire il feedback. Apprezzare il contributo può contribuire a mantenere un rapporto positivo anche dopo l'uscita.

domande da porre durante l'exit interview.

Anziché porre subito domande dirette, può essere più facile chiedere al dipendente di indicare, in un primo momento, in una scala da 0 a 3, o da 0 a 5, la misura in cui alcuni fattori hanno determinato la sua scelta di andarsene. 

Ad esempio, una distanza dai valori aziendali, un processo decisionale non coinvolgente, i tempi e i ritmi di lavoro, l’organizzazione complessiva del lavoro, la relazione con il capo e con i colleghi e così via.

In un secondo momento, invece, si può passare alle domande dirette. Ecco alcuni esempi.

• Quali ragioni ti hanno portato a scegliere questa azienda?
• Per quali ragioni ora hai deciso di lasciarla?
• Quali aspetti ti hanno soddisfatto della tua esperienza lavorativa e quali ti hanno deluso / hai trovato più deboli?
• Ci sono aspetti / elementi che avrebbero potuto incidere sulla tua scelta di lasciare l’azienda, modificandola?
• Quali cambiamenti suggeriresti all’organizzazione di cui hai fatto parte?

Questa è una traccia di riferimento che può essere ampliata, integrata e resa più efficace e mirata in base alla situazione specifica e alle caratteristiche dell’azienda e del professionista.

come impostare correttamente l'exit interview.

Per impostare correttamente l’exit interview è bene tenere conto di alcuni elementi. Ecco quali.

condizioni essenziali per un'exit interview efficace.

Per prima cosa, l'exit interview dovrebbe svolgersi quando il rapporto di lavoro è effettivamente giunto al termine, in modo che il dipendente si senta più incline ad aprirsi e ad esprimere la verità senza timore di pressioni da parte dell'azienda. Considerando l’importanza di questa pratica e la relativa difficoltà, sarebbe consigliabile affidare questo compito a un professionista delle risorse umane esperto.

Molte aziende hanno tratto beneficio dalle conversazioni avute con i dipendenti durante i loro ultimi giorni di lavoro. Grazie a queste interviste, è possibile scovare importanti aree di intervento e criticità. Ponendo le giuste domande, ad esempio, si potrebbe scoprire che:

• i livelli salariali non sono competitivi
• esistono lacune nella formazione del personale
• mancano opportunità di crescita interna 
• si verificano comportamenti inappropriati da parte di manager o colleghi.

La mancanza di comunicazione in un momento così delicato potrebbe far perdere un’occasione di crescita fondamentale per l'azienda. 

l'importanza di un professionista hr nell'exit interview.

La presenza di un professionista HR occupa un ruolo chiave nell'exit interview, poiché è in grado di condurre l'intervista in modo neutrale ed imparziale. 

Con la giusta figura a condurre il colloquio si instaura infatti un ambiente sicuro e confortevole, che permette al dipendente di esprimere liberamente le proprie opinioni e le motivazioni che lo spingono a lasciare l'azienda. Solo in questo modo è possibile ottenere un feedback sincero sull'esperienza lavorativa.

Gli HR sono formati per condurre colloqui e hanno una buona comprensione dei principi di intervista e delle tecniche di comunicazione. Sono in grado di porre domande appropriate e pertinenti per ottenere informazioni significative sulle ragioni della partenza del dipendente, sui suoi punti di forza e di debolezza, sulle sue opinioni sul clima aziendale e sulla cultura organizzativa.

Comprendono l'importanza della riservatezza e della confidenzialità nella gestione delle informazioni raccolte. Si impegnano a mantenere le informazioni personali del dipendente riservate e protette da divulgazioni non autorizzate, contribuendo a creare un clima di fiducia e apertura. 

Infine, il professionista HR è in grado di analizzare i dati raccolti per individuare eventuali tendenze o problematiche ricorrenti, fornendo all'azienda preziose informazioni per il miglioramento continuo.

il tono e l'approccio giusto per l'exit interview.

Il tono dell’incontro dovrà essere colloquiale, positivo e rilassato, come una chiacchierata tra amici. 

L'obiettivo è indagare sulle ragioni delle dimissioni con calma e tranquillità, dimostrando interesse per il nuovo percorso professionale e personale del dipendente in uscita.

Lentamente verranno a galla le cause dell' abbandono, senza bisogno di un approccio troppo diretto o aggressivo. 

È importante creare un ambiente in cui la persona si senta ascoltata e libera di esprimersi senza giudizio. 

utilizzare l'exit interview per migliorare l'azienda.

L'exit interview rappresenta un'opportunità preziosa per l'azienda. Oltre a comprendere le ragioni dell'uscita di un dipendente, consente di sfruttare i vantaggi che derivano da questo incontro..

utilizzare il feedback dell'exit interview per apportare misure correttive.

L'exit interview offre un'occasione unica per ottenere feedback onesti e approfonditi dai dipendenti in uscita. Utilizzando queste informazioni per apportare miglioramenti mirati, un'azienda può aumentare la sua capacità di attrarre e trattenere talenti, ottimizzare i processi interni e sviluppare una cultura aziendale più sana e soddisfacente per tutti i dipendenti.

I dipendenti che lasciano l'azienda possono condividere la propria esperienza riguardo a questioni come politiche retributive, struttura organizzativa, comunicazione interna, gestione delle performance e condizioni di lavoro. Questo prezioso feedback può essere utilizzato per valutare l'efficacia delle politiche e dei processi esistenti, individuare eventuali criticità e apportare miglioramenti mirati che contribuiscano a creare un ambiente lavorativo più positivo e gratificante per tutti.

l'exit interview nella strategia di employer branding.

L’exit interview svolge un ruolo importante anche nella strategia di employer branding di un’azienda in quanto, utilizzando i feedback ottenuti per apportare miglioramenti, l'azienda dimostra di essere orientata al benessere dei dipendenti e all'ascolto attivo delle loro esigenze e delle loro preoccupazioni.

Questo vale anche in termini positivi. Ad esempio, se i dipendenti citano la cultura aziendale inclusiva, l'attenzione al bilanciamento tra vita lavorativa e privata o le opportunità di sviluppo come punti di forza, l’azienda può sfruttare tali elementi per promuovere la sua immagine come un datore di lavoro desiderabile.

domande chiave da porre durante l'exit interview.

Quali sono i temi chiave da affrontare durante il colloquio di uscita? Vediamoli nel dettaglio. 

valutare la soddisfazione rispetto alle aspettative lavorative.

Per un’azienda sinceramente interessata al coinvolgimento dei suoi dipendenti, creare una prima buona impressione è fondamentale. Per questo è così importante sapere se la realtà quotidiana del lavoro - delle attività e dei compiti assegnati a un dipendente - ha coinciso con la descrizione resa in occasione del primo incontro.

Il feedback del collaboratore non ha la funzione di stravolgere la natura del lavoro svolto in azienda, ma è utilissima per capire come presentarlo in modo più accurato ed efficace in futuro.

il rapporto tra obiettivi personali e attività svolte.

Ogni azienda dovrebbe prevedere incontri periodici con i propri dipendenti per fissare gli obiettivi di business e monitorare il loro raggiungimento. Ma lo sviluppo professionale delle proprie persone è importante in primo luogo per l’azienda: per le nuove generazioni - su tutte, quella dei Millennials - ben più importante è svolgere un’attività in linea con i propri valori e principi, con la propria visione della vita, insomma.

Non a caso, i dipendenti più coinvolti ed entusiasti sono anche quelli che dichiarano di riuscire a mettere a frutto le loro passioni ed interessi personali persino in ufficio. Per questo è fondamentale farsi un’idea chiara degli interessi del potenziale dipendente sin dal momento del  primo colloquio, per poi monitorarne costantemente in seguito il grado di soddisfazione.

valutare la disponibilità di strumenti e risorse per il lavoro.

In tempi di crisi, spesso l’esigenza di contenere i costi induce a lesinare su programmi, tool e altre risorse tecnologiche senza le quali, invece, ottenere risultati all’altezza delle aspettative è davvero arduo.

Comprendere se i dipendenti si sono sentiti o meno a proprio agio nell’operatività quotidiana, grazie all’uso di strumenti adeguati, può essere di grande aiuto per decidere che tipo di investimenti fare in futuro.

l'importanza delle relazioni con i colleghi di lavoro.

Collaborazione, affidabilità e solidarietà sono atteggiamenti e stati d’animo fondamentali in un ambiente di lavoro: la loro presenza in un team cementa i rapporti tra i membri, è all’origine di un’atmosfera serena e piacevole, di un clima produttivo, foriero di quel vantaggio competitivo cui ogni azienda aspira.

Capire se c’è qualcosa che non va nell’ambiente di lavoro e nei rapporti tra i dipendenti è il primo passo per ottimizzare l’impegno di tutti ed accrescere la produttività.

consigliare l'azienda come possibile futuro datore di lavoro.

Non è detto che la risposta ad una simile domanda sia sincera ma, soprattutto se il dipendente cui la si rivolge è stimato e fidato, vale la pena farla. Sperando di esser riusciti a conquistarne la stima e di aver lasciato un’impressione tale che diventi un sostenitore dell’azienda presso la sua cerchia di contatti. 

Se la risposta dovesse esser negativa, vorrà dire che si dovrà lavorare sodo per migliorare l’esperienza dei dipendenti all’interno dell’azienda.

massimizzare i benefici dell'exit interview.

Infine, alcuni suggerimenti per sfruttare al massimo i vantaggi del colloquio di uscita.

strategie per utilizzare al meglio le informazioni raccolte.

Per utilizzare al meglio le informazioni raccolta durante il colloquio di uscita occorre fare una analisi approfondita dei dati. Raccogliere i dati dell’exit interview, infatti, è solo il primo passo. 

È essenziale identificare tendenze, modelli e problemi comuni. Questo può includere l’individuazione di raggruppamenti di risposte simili o l’identificazione di argomenti chiave menzionati dai dipendenti che lasciano l’azienda. Questa analisi aiuterà a ottenere una visione complessiva delle sfide e delle opportunità per il miglioramento.

Una volta completata l’analisi dei dati, è importante condividere i risultati con il management e i responsabili dei dipartimenti interessati. Questo può essere fatto attraverso report o presentazioni che evidenziano i principali punti emersi dal colloquio. Fornire un feedback dettagliato ai responsabili permette loro di prendere in considerazione le informazioni raccolte e di apportare modifiche e miglioramenti appropriati.

implementare misure correttive per ridurre il turnover.

Le informazioni raccolte durante l'exit interview sono molto importanti per identificare le principali ragioni delle dimissioni dei dipendenti. 

Comprendere le ragioni specifiche aiuterà a indirizzare le misure correttive in modo mirato. In seguito, sarà necessario continuare a monitorare l'efficacia delle misure correttive implementate e raccogliere regolarmente il feedback dei dipendenti.

Di quali misure correttive parliamo? Ad esempio, è possibile rivedere i processi onboarding e di selezione, offrire opportunità di crescita e sviluppo ai dipendenti, puntare sul miglioramento del clima aziendale e delle relazioni, o ancora implementare programmi di retention mirati.

sfruttare l’exit interview per creare brand ambassador.

Al termine della exit interview si avrà in mano un importante feedback da utilizzare per migliorare alcune situazioni critiche dell’azienda. 

Quest’attività rientra, infatti, a tutti gli effetti nella strategia di employer branding perché consente di trasformare un ex dipendente in un ambasciatore. Lasciarsi in buoni rapporti sarà fondamentale per mantenere una buona reputazione anche agli occhi dei futuri talenti in cerca di lavoro.