feedback sul lavoro: perché sono importanti e come darli.

I feedback sul lavoro - parte integrante del processo di performance management - sono uno strumento imprescindibile per le aziende che desiderano raggiungere i propri obiettivi di business.

Darli non è un compito semplice perché le incomprensioni sono sempre dietro l’angolo. Il rischio è essere eccessivamente critici o, al contrario, troppo indulgenti. Se non si riesce a trovare il giusto equilibrio tra queste due dimensioni, i feedback forniti possono rivelarsi inefficaci, non apportare valore alla persona che li riceve e impattare negativamente sull’organizzazione nel suo complesso.

Per rendere i feedback realmente utili, è essenziale cercare di essere il più possibile oggettivi. Questo consente non solo di responsabilizzare i dipendenti e migliorare le loro performance, ma anche di allineare gli sforzi dei singoli al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Scopriamo cosa sono i feedback sul lavoro, perché sono così importanti per il successo aziendale e come formularli nel modo corretto per evitare incomprensioni e favorire la crescita sia individuale che collettiva.

indice dei contenuti:

• cos'è un feedback?
• come dare feedback sul lavoro: la preparazione.
• feedback lavorativi: alcuni consigli.
• esempi di feedback lavorativi.

cos'è un feedback?

Il termine "feedback", preso in prestito dal linguaggio tecnico e scientifico, corrisponde all’italiano “retroazione” e descrive il processo attraverso cui l’effetto di un’azione esercitata da un sistema si riflette sul sistema stesso per migliorarne o correggerne il funzionamento.

Nell’ambito della gestione del personale, questo termine si riferisce al riscontro fornito a un membro dell’organizzazione in merito alle sue prestazioni, competenze o comportamenti sul posto di lavoro. Si tratta di un momento di confronto tra due o più persone che ha l’obiettivo di valutare ciò che è stato fatto e identificare punti di forza ed eventuali aree di miglioramento.

Il feedback può essere sia positivo che negativo. Nel primo caso, serve a riconoscere, valorizzare e rafforzare un determinato comportamento, mentre nel secondo ha l’obiettivo di correggere un comportamento inadeguato. In entrambi i casi, lo scopo principale è fornire un riscontro costruttivo e favorire il cambiamento.

È fondamentale distinguere il feedback dal giudizio. Mentre il giudizio è spesso soggettivo, personale e privo di uno scopo, il feedback è basato su fatti, osservazioni concrete e obiettivi chiari. Un giudizio tende a essere percepito come una critica sterile, mentre un feedback, se formulato correttamente, diventa uno strumento di crescita.

In azienda, il feedback può essere fornito da chiunque, indipendentemente dal ruolo ricoperto. Esistono infatti feedback top-down (dal manager al dipendente), bottom-up (dal dipendente al manager) o peer-to-peer (tra pari). Questa multidirezionalità rende il feedback uno strumento fondamentale per promuovere una comunicazione aperta e costruttiva a ogni livello dell’organizzazione.

La sua importanza è evidente: proprio come i premi per il raggiungimento di determinati obiettivi, il feedback migliora le performance individuali e collettive, aumenta l’engagement dei dipendenti e contribuisce a creare un ambiente di lavoro più stimolante. Inoltre, una cultura del feedback efficace rafforza l’employer branding e la capacità dell’azienda di trattenere i propri talenti, contribuendo così al successo a lungo termine del business.

come dare feedback sul lavoro: la preparazione.

Secondo i risultati dell’ultima HR Trends and Salary Survey di Randstad, la cultura del feedback continua ad essere ancora poco diffusa nelle aziende italiane: solo il 23% del campione, infatti, dichiara di farne uso. 

Legato a questo tema c’è quello dell’errore e della sua valutazione. In molti casi, uno sbaglio sul posto di lavoro tende ad essere interpretato come un danno arrecato all’azienda e come un motivo di richiamo.

Tutto questo ostacola lo sviluppo di una cultura del feedback e rischia di trasformare l’errore in un tabù piuttosto che in un’occasione di crescita. Positivo o negativo che sia, il feedback sul lavoro dovrebbe servire proprio a questo: affrontare le criticità per migliorare sempre di più. 

È fondamentale che le aziende riconoscano l'errore come opportunità di miglioramento e considerino il feedback come parte integrante del proprio sistema organizzativo per aumentare la produttività dei dipendenti sul lavoro, migliorare il loro grado di soddisfazione e creare percorsi di formazione aziendale su misura che permettano loro di acquisire nuove competenze, aggiornare quelle già esistenti e adattarsi alle esigenze in continua evoluzione del mercato e dell’organizzazione.

Se, da una parte, la cultura stessa del feedback sul lavoro non è affatto scontata, dall’altra, anche chi è abituato a usare il feedback come strumento di lavoro, spesso, non sa come esprimere valutazioni in modo efficace e appropriato.

Fornire feedback sul lavoro è un compito che richiede preparazione e attenzione perché solo così è possibile garantire che il messaggio arrivi in modo chiaro al destinatario, venga percepito come costruttivo e porti a risultati concreti.

Vediamo come fare.

1. preparare la conversazione.

Fornire feedback sul lavoro può generare tensione, sia in chi lo riceve sia in chi lo dà. La paura di ferire o di non essere compresi, così come il timore di ricevere una risposta negativa, sono fattori che spesso complicano questo momento. Per affrontare la situazione nel modo migliore è fondamentale prepararsi adeguatamente.

Il punto di partenza è organizzare mentalmente o per iscritto una scaletta degli argomenti da trattare. Identificare in anticipo i punti principali su cui concentrarsi permette di restare focalizzati durante la conversazione, evitando divagazioni o fraintendimenti. Anche pensare al tono da adottare è essenziale: il messaggio deve essere chiaro, ma sempre rispettoso e non accusatorio.

Un altro aspetto da considerare in fase di preparazione è la raccolta di esempi. Fornire riscontri basati su situazioni specifiche rende il feedback più credibile e facilita la comprensione da parte dell’interlocutore. Questo approccio aiuta anche a mantenere il confronto su un piano oggettivo, evitando che diventi personale.

Infine, è utile avere in mente l’obiettivo della conversazione. Un feedback sul lavoro dato correttamente non si limita a evidenziare ciò che è stato fatto bene o male, ma deve concludersi con proposte costruttive o con una visione chiara dei miglioramenti attesi. 

Questo contribuisce a rendere il feedback uno strumento di crescita e non un momento di mera critica.

2. fissare incontri one-to-one regolari.

Organizzare incontri periodici one-to-one è una strategia efficace per consolidare la cultura del feedback all’interno di un’azienda. Questi appuntamenti individuali offrono un’occasione preziosa per creare un dialogo aperto e costruttivo tra manager e dipendenti, favorendo un confronto basato sulla fiducia reciproca.

Durante questi incontri, è possibile discutere in maniera approfondita di performance, risultati raggiunti, eventuali criticità e obiettivi futuri. La regolarità degli incontri aiuta a evitare che il feedback sul lavoro venga percepito come una reazione episodica o, peggio, come una critica estemporanea. Al contrario, i riscontri assumono così un carattere di continuità e sostegno, essenziale per promuovere il miglioramento e la crescita professionale.

Un altro vantaggio di questa pratica è che consente ai dipendenti di sentirsi valorizzati e ascoltati. La possibilità di condividere opinioni, impressioni ed eventuali difficoltà contribuisce a rafforzare il loro senso di appartenenza all’organizzazione. Inoltre, quando i feedback sul lavoro vengono scambiati in un clima di rispetto e collaborazione, diminuiscono notevolmente i rischi di malintesi, pregiudizi o imbarazzi.

Questi incontri non devono però essere solo un momento per fornire feedback bottom-up, ma anche per riceverli. L’ascolto attivo è una componente fondamentale per comprendere meglio le esigenze del dipendente, le sue aspettative e le eventuali criticità del contesto lavorativo. 

Questo approccio bidirezionale non solo rafforza il rapporto tra le parti, ma permette anche di individuare opportunità per migliorare i processi aziendali o l’organizzazione interna.

feedback lavorativi: alcuni consigli.

Una volta creato il contesto più idoneo ad un confronto trasparente, aperto e costruttivo su punti di forza e criticità del rapporto di lavoro, è fondamentale riflettere su come esprimere al meglio le proprie valutazioni.

Di seguito, alcuni consigli pratici su come fornire feedback sul lavoro in modo efficace.

1. contestualizzare sempre il discorso e proporre soluzioni.

Questo è particolarmente importante quando si tratta di feedback negativi o critiche costruttive. Per evitare incomprensioni, è essenziale fornire un contesto chiaro, fare riferimento a episodi specifici e presentare esempi concreti. A ciò si deve aggiungere una proposta di soluzioni o, quantomeno, spunti utili per affrontare e superare le criticità emerse.

Un approccio che dimostri apertura al confronto e alla risposta del dipendente è fondamentale. Questo atteggiamento evita che il lavoratore si senta accusato o disorientato e fornisce lui una direzione chiara da seguire per migliorare. Un feedback strutturato e basato su soluzioni pratiche contribuisce così a trasformare un momento potenzialmente critico in un’occasione di crescita personale e professionale.

Per rendere la valutazione il più possibile efficace e mirata, è utile prepararsi in anticipo rispondendo a domande ben precise, come:

• qual è l’episodio specifico che si sta valutando?
• dove e quando è accaduto?
• chi è stato coinvolto?
• quali conseguenze hanno avuto i comportamenti osservati?

Adottando questo metodo, il feedback sul lavoro non sarà percepito come una critica generica, ma come un riscontro costruttivo, in grado di rafforzare il rapporto di lavoro e migliorare l'efficienza complessiva.

2. cercare di essere immediati, specifici e rispettosi.

Tre sono le caratteristiche di un buon feedback sul lavoro: immediatezza, specificità e rispetto. È sempre importante fornire una valutazione tempestiva, affrontando l’argomento il prima possibile rispetto all’accaduto. Rimandare il confronto potrebbe indebolire l’impatto del messaggio e rendere più difficile l’identificazione del problema. Allo stesso tempo, è essenziale essere chiari e diretti: evitare giri di parole aiuta a comunicare in modo più incisivo e a focalizzarsi sui punti critici senza creare confusione.

Il rispetto è la chiave per instaurare un dialogo costruttivo. Mettersi nei panni dell’interlocutore è indispensabile per farlo sentire ascoltato e non attaccato. Per questo, è utile adottare una strategia comunicativa basata sull’empatia. Ad esempio, utilizzare frasi assertive come “Mi farebbe piacere che tu facessi...” o “Sarei lieto se ti occupassi di...” aiuta a esprimere il proprio punto di vista senza risultare offensivi o impositivi.

Adottando questo approccio, l’interlocutore percepisce la volontà di collaborazione e chi fornisce il feedback può incentivarlo ad assumere un atteggiamento proattivo e orientato al miglioramento. 

3. lodare in pubblico, riprendere in privato.

Se si devono fare dei complimenti per la buona riuscita di un progetto, per come si è gestita una situazione o per i risultati che il team ha raggiunto, non è sbagliato farlo pubblicamente, cercando di essere sempre obiettivi per non offendere le risorse escluse.

Al contrario, se c’è una critica da fare, si consiglia di farlo in privato. Parlare con il diretto interessato, in assenza di altre persone, rende il confronto più rispettoso e permette di trasmettere il messaggio in modo più efficace, senza rischiare di generare imbarazzi o compromettere il rapporto di fiducia.

Adottare questa strategia non è solo una questione di sensibilità. Un elogio pubblico può rafforzare il senso di appartenenza al gruppo e valorizzare i successi individuali e collettivi. D'altra parte, una critica fatta in privato aiuta a mantenere il focus sull’obiettivo del feedback - il miglioramento - senza influire negativamente sull’atmosfera lavorativa o sull’autostima dell’interlocutore.

4. mantenere ben separato il giudizio dalla valutazione.

Giudicare e valutare sono due approcci profondamente diversi e comprenderne la differenza è importante per fornire feedback sul lavoro in modo efficace. 

Il giudizio tende a essere soggettivo e si concentra sulla persona, spesso minando la sua autostima e creando tensioni inutili. La valutazione, invece, è un’analisi obiettiva, basata su dati concreti e riferita a comportamenti specifici o episodi osservabili.

Ad esempio, dire: “Mi è stato riferito da alcuni membri del team del progetto a cui stai lavorando che tendi a imporre il tuo punto di vista senza ascoltare le opinioni degli altri” può essere percepito come un giudizio. Questa affermazione si focalizza sulla persona, non fornisce indicazioni pratiche e rischia di essere interpretata come un attacco, piuttosto che come uno spunto per migliorare. In situazioni simili, è fondamentale riformulare il messaggio, trasformandolo in un’osservazione costruttiva che offra soluzioni.

Un feedback efficace dovrebbe sempre mostrare empatia e attenzione verso l’interlocutore, mettere in luce gli aspetti da migliorare e indicare percorsi concreti di crescita. Questo atteggiamento, oltre a migliorare il rapporto tra le parti, promuove un ambiente di lavoro più costruttivo e proficuo.

esempi di feedback lavorativi.

Sulla base delle indicazioni fornite finora, di seguito alcuni esempi di feedback sul lavoro positivi, pensati per affrontare diverse situazioni della quotidianità lavorativa. 

• Promozione:

“Siamo tutti dell’idea che tu sia cresciuto molto da quando sei entrato in azienda. Hai dimostrato le tue doti da leader e la capacità di gestire e motivare la squadra. Ci piacerebbe poter premiare questi progressi, offrendoti una promozione. Che ne dici, te la senti di affrontare questa sfida?”.

• Raggiungimento di un risultato importante:

“Il tuo contributo al progetto è stato fondamentale per rispettare i tempi di consegna e garantire la qualità richiesta dal cliente. Hai dimostrato impegno e capacità di risolvere i problemi in modo efficace. Continua così, perché il tuo lavoro è un esempio per tutta la squadra”.

• Apprezzamento per la collaborazione:

“Volevo ringraziarti per il supporto che hai dato al team la scorsa settimana. La tua disponibilità e il tuo spirito di collaborazione sono stati davvero preziosi per superare un momento complicato. È un piacere lavorare con una persona come te”.

• Miglioramento:

“Ho notato un grande miglioramento nella tua capacità di gestire le presentazioni davanti ai clienti. Il modo in cui hai esposto l’ultima proposta è stato chiaro e convincente. Sono sicuro che continuerai a perfezionarti e raggiungerai risultati ancora più importanti”.

• Gestione efficace di una crisi:

“Durante l’ultima emergenza, hai saputo mantenere la calma e prendere decisioni rapide e sensate. Questo ha permesso al team di reagire nel modo migliore. È proprio questo tipo di leadership che fa la differenza nei momenti difficili”.

• Sviluppo professionale:

“Sei un elemento chiave del nostro team e vedo un grande potenziale in te. Vorrei che partecipassi al prossimo corso di formazione per sviluppare ulteriormente le tue competenze. Sono sicuro che questo ti aiuterà a crescere ancora di più”.

Dare feedback negativi nel modo corretto è importante tanto quanto saper fornire riscontri positivi. Ora proponiamo alcuni esempi di feedback sul lavoro negativi, che devono essere comunicati in modo costruttivo per non demotivare la persona, ma aiutarla a migliorare e crescere professionalmente.

• Rispetto delle scadenze e rendimento sul lavoro:

“Ho notato che nell’ultimo periodo non stai riuscendo a rispettare le scadenze concordate. Ci sono problemi con il carico di lavoro? Quali sono le criticità che hai incontrato? C’è qualcosa che possiamo fare per aiutarti?”.

• Feedback su comportamento e atteggiamento:

“Nell'ultimo periodo abbiamo notato un atteggiamento di chiusura e diffidenza, come se fossi sulla difensiva. Nelle ultime riunioni hai reagito in modo poco garbato alle osservazioni che ti sono state mosse e questo non ha facilitato la coesione del team. Per noi sei una risorsa fondamentale ed è importante che tu riesca a relazionarti in maniera costruttiva con gli altri collaboratori”.

• Presunti problemi personali:

“Negli ultimi mesi ho notato che stai avendo un po’ di difficoltà. Hai commesso qualche errore e sembri piuttosto distratto. Siamo tutti preoccupati perché non è da te. Non so se ci sono problemi in ambito privato e mi rendo conto che non siano affari nostri, ma siamo preoccupati che questo impatti sul tuo lavoro. C’è qualcosa che possiamo fare per te?”.

• Qualità del lavoro:

“Ho notato che l’ultimo progetto che hai consegnato non rispetta gli standard qualitativi a cui siamo abituati. Ci sono stati diversi errori che hanno richiesto correzioni e più tempo del previsto. Puoi aiutarmi a capire cosa è successo? C’è qualcosa che possiamo fare insieme per assicurare che i prossimi lavori siano più precisi?”.

• Gestione delle priorità:

“Mi sembra che tu stia faticando a gestire le priorità. Alcuni compiti meno urgenti hanno ricevuto maggiore attenzione rispetto ad attività importanti che avevano scadenze stringenti. Ti consiglio di rivedere l’organizzazione del lavoro e di utilizzare gli strumenti che abbiamo a disposizione per migliorare la pianificazione. Se hai bisogno di supporto, sono qui”.

La cultura del feedback sul posto di lavoro è fondamentale per creare un ambiente stimolante e produttivo. Promuove il miglioramento continuo, rafforza il legame tra dipendenti e azienda e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di business. 

Dare e ricevere feedback in modo costruttivo - positivi o negativi che siano - è la chiave per crescere individualmente e collettivamente, favorendo il successo dell’organizzazione nel lungo periodo.