come creare delle dashboard HR efficaci: esempi e KPI.

Il dipartimento delle risorse umane produce una vasta quantità di dati legati ad assunzioni, formazione ed esperienza complessiva dei dipendenti. 

Le dashboard HR rappresentano uno strumento fondamentale per visualizzare e sfruttare tali dati a vantaggio dell'azienda. Questi strumenti, semplici e flessibili, facilitano il tracciamento e l'analisi delle metriche pertinenti, semplificando l'interpretazione delle performance di strategie e attività e  potenziando il processo decisionale all'interno dell'organizzazione.

In questo articolo esploreremo il ruolo delle dashboard HR e come sfruttarle al meglio in azienda.

indice contenuti:

• cos'è una dashboard HR?
• vantaggi delle dashboard HR
• esempi di dashboard HR e KPI
• come creare una dashboard HR
• errori da evitare nella creazione di una dashboard HR 

cos'è una dashboard HR?

Una dashboard HR è uno strumento aziendale che permette di visualizzare importanti metriche (KPI) e informazioni sulle risorse umane raccogliendo dati da più fonti e presentandoli in un formato di facile comprensione. 

L'obiettivo principale di una dashboard delle risorse umane consiste nel fornire informazioni orientate all'azione, per permettere ai responsabili di prendere decisioni informate e comprendere con precisione quali azioni sia necessario mettere in atto. 

Per questo motivo, questi strumenti non seguono una soluzione standard, ma vengono adattati alle esigenze specifiche di gruppi o individui. Comprendendo tali esigenze, è possibile identificare le domande aziendali pertinenti e dunque determinare le metriche di maggior impatto per misurare il successo. 

Per fare qualche esempio::

• number of employees (numero di dipendenti)
• cost per hire (costo per assunzione)
• time to fill (giorni che intercorrono tra l'approvazione di una richiesta di lavoro e l'accettazione dell'offerta da parte del candidato)
• time to hire (il periodo che intercorre tra l'ingresso di un candidato nella pipeline e l'accettazione dell'offerta di lavoro)
• employee satisfaction rate (tasso di soddisfazione lavorativa dei dipendenti)
• employee engagement rate (tasso di ingaggio dei dipendenti)
• net promoter score (benchmarking per la soddisfazione dei dipendenti)
• absenteeism rate (tasso di assenteismo)
• employee turnover rate (tasso di turnover)
• employee productivity rate (tasso di produttività dei dipendenti)
• training cost per employee (costi dei programmi di formazione per dipendente).

vantaggi delle dashboard HR.

Le dashboard HR offrono notevoli vantaggi, sia per i team delle risorse umane che per l'organizzazione nel suo complesso. Di seguito alcuni dei principali.

ottimizzazione del monitoraggio.

Le dashboard offrono la possibilità di monitorare in modo regolare i KPI, fornendo una comprensione dettagliata di ciascuno di essi. Ciò semplifica l'individuazione tempestiva di eventuali cambiamenti nei dati, consentendo di intraprendere azioni correttive preventive in caso di problemi. 

In presenza di trend positivi, è inoltre possibile esplorare l'origine e sfruttare le opportunità emergenti. Inoltre, consentono di evitare spreco di tempo, errori umani e forniscono una panoramica sempre aggiornata degli ultimi dati. 

Tutti le metriche, infatti, vengono presentate in un'unica schermata, eliminando la necessità di consultare documenti prolissi o accedere a diverse applicazioni. Allo stesso tempo, le connessioni tra il software e le fonti dati estraggono e presentano automaticamente le informazioni più recenti, assicurando che gli interessati possano consultare dati sempre aggiornati.

miglioramento dei processi decisionali.

La visibilità dei dati migliora i processi decisionali a tutti i livelli dell'organizzazione. Grazie all'utilizzo di una dashboard, ciascun stakeholder può effettuare scelte data-driven riguardo a strategie, opportunità o soluzioni. 

Inoltre, le dashboard HR incrementano la trasparenza e rimuovono i silos di dati, migliorando la condivisione delle informazioni a tutti i livelli.

approfondimenti.

I software HR spesso includono funzionalità di data analysis (leggi: hr analytics) che possono aiutare a trovare correlazioni altrimenti difficili da individuare. 

Combinando diverse fonti di dati, è possibile approfondire e persino scoprire relazioni di causa-effetto. Ad esempio, si potrebbe scoprire che i dipendenti che partecipano a un corso di formazione specifico aumentano la loro produttività del 25%, o che i candidati con determinati titoli di studio tendono ad avere più successo. 

Questi dati sono fondamentali per ottimizzare e perfezionare la strategia HR.

esempi di dashboard HR e KPI.

Come detto in precedenza, la scelta delle dashboard dipende dalle attività, dagli obiettivi e dalle richieste degli stakeholder. Molte aziende partono da dashboard HR standard, per poi personalizzarle con l’integrazione di metriche più pertinenti.

executive dashboard.

Questa dashboard HR fornisce ai dirigenti aziendali informazioni chiave sulle risorse umane, con metriche essenziali per supportare decisioni strategiche e di bilancio. Include indicatori come il costo totale del lavoro, la diversità della forza lavoro e la soddisfazione dei dipendenti. 

A seconda delle necessità e degli obiettivi aziendali sarà possibile aggiungere altri KPI chiave, ad esempio il tasso di turnover e di retention dei dipendenti.

diversity dashboard.

Disporre di una popolazione aziendale eterogenea rappresenta un grande vantaggio per le organizzazioni, in quanto permette contaminazione di idee, maggiori possibilità di innovazione e la creazione di un ambiente di lavoro dinamico in cui ognuno può sentirsi rappresentato. 

Per comprendere dove si trova l’azienda rispetto a questo obiettivo è interessante poter avere una panoramica della distribuzione dei lavoratori rispetto a:

• età
• genere
• etnia
• background educativo.

È inoltre possibile monitorare i dati demografici in relazione alle nuove assunzioni, al tasso di turnover e alla soddisfazione sul lavoro. Se l’azienda conduce sondaggi sulla diversità, l'equità e l'inclusione (DEI), potrebbe essere interessante aggiungere anche questi dati alla dashboard, per avere un visione completa. 

hiring dashboard (monitorare le assunzioni).

Questa dashboard HR offre una panoramica completa delle performance del processo di assunzione. In genere, include almeno un widget che sintetizza:

• il numero di candidati
• le candidature respinte
• i colloqui e le offerte per ogni posizione aperta
• i canali di sourcing più efficaci.

Altri KPI HR interessanti che potrebbero essere integrati in questa visualizzazione sono, inoltre: 

• numero di candidature per fonte
• time to hiring
• time to fill
• costi di assunzione per dipendente
• ripartizione demografica dei candidati.

dashboard L&D (formazione e sviluppo).

La dashboard Learning & Development è un’istantanea delle attività di formazione e sviluppo dell’azienda. 

Può includere indicazioni in merito a:

• l tasso di completamento della formazione per programma, reparto e ruolo
• l'investimento
• i costi totali della formazione
• le ore complessive di formazione.

Spesso, le metriche di L&D risultano più interessanti quando associate a informazioni sui risultati, come la soddisfazione dei dipendenti rispetto al programma o la produttività e il tasso di avanzamento di carriera interno dei dipendenti prima e dopo la formazione.

turnover dashboard.

Quando l'obiettivo è ridurre il turnover dei dipendenti e aumentare la retention, una dashboard dedicata fornisce un aggiornamento immediato. Comprende, infatti:

• i tassi di turnover attuali e quelli dell'anno precedente
• il numero di dipendenti in uscita rispetto a variabili come il reparto, la sede, l'anzianità, il sesso o l'etnia.

Nella costruzione di questa dashboard e nell’interpretazione dei risultati, sarà importante considerare che non tutto il turnover è negativo e per certi versi anche fisiologico. Per ottenere un quadro più completo, quindi, potrebbe essere interessante integrare metriche come il turnover volontario rispetto a quello involontario e il turnover voluto rispetto a quello indesiderato.

come creare una dashboard HR.

Il processo di creazione delle dashboard dedicate alle risorse umane varia in base agli strumenti e ai metodi di raccolta dati esistenti nell’azienda. Si possono utilizzare questi passaggi come struttura base, ma è sempre bene cercare di adattarli alle proprie esigenze.

definire audience, obiettivi e metriche.

Prima di ogni altra cosa, stabilire chi utilizzerà la dashboard e quali sono i suoi obiettivi. 

• Se lo scopo è mantenere informato l’HR management, si può optare per una dashboard che fornisca un'ampia visione sullo stato delle iniziative in corso nel dipartimento. 

• Per un target più operativo, una dashboard che faciliti la valutazione dei progressi di un programma HR specifico potrebbe essere più vantaggiosa.

costruire la dashboard.

Anche il modo in cui verrà strutturata la dashboard dovrebbe tenere conto della tipologia dell’audience, degli obiettivi e delle metriche che si vogliono trasmettere. 

Un aspetto cruciale è assicurarsi che i KPI più rilevanti siano chiaramente visibili e presentati in una veste grafica che ne consenta una chiara e immediata interpretazione.

Anche sperimentare diverse soluzioni potrebbe essere una buona soluzione per comprendere quale sia quella in grado di comunicare in modo più efficace i dati presentati.

errori da evitare nella creazione di una dashboard HR.

Al fine di ottimizzare il tempo e massimizzare il ROI, è consigliabile evitare i più comuni errori che potrebbero compromettere l’efficacia delle dashboard.

includere troppe metriche.

Una dashboard HR è progettata per semplificare il processo di tracciamento dei KPI. 

Per questo motivo, invece che includere un gran numero di metriche, è meglio esercitare una certa moderazione.  Concentrandosi solo sui KPI HR di rilievo, si riduce la probabilità di sentirsi sopraffatti o di trascurare informazioni cruciali. 

utilizzare un layout complicato.

Quando una dashboard risulta troppo affollata o ogni visualizzazione dei KPI ha le stesse dimensioni, individuare le metriche più cruciali può diventare complesso. 

Diventa essenziale, dunque, creare una chiara gerarchia di informazioni:

• I KPI di rilievo devono essere dimensionati in modo più ampio e posizionati nella parte superiore dello schermo.

• I restanti widget devono essere organizzati seguendo l'ordine di importanza. 

• È anche possibile raggruppare i KPI per mantenere le metriche correlate nelle immediate vicinanze.

conclusioni -  dashboard HR.

In conclusione, l'implementazione delle dashboard HR rappresenta uno step chiave per tutte quelle aziende che hanno la necessità di elevare la gestione delle risorse umane a nuovi livelli di efficienza. 

Questo strumento offre una visione chiara e tempestiva delle metriche cruciali, facilitando decisioni informate e consentendo un controllo preciso delle dinamiche legate al personale.