Si chiama multitasking e descrive la capacità di svolgere più attività contemporaneamente. Ad un primo impatto sembrerebbe molto utile, soprattutto in un contesto di obiettivi produttivi sempre più incalzanti e scadenze continue da rispettare. Ma è davvero sempre così?
Nell’era del multitasking capita spesso di avere la sensazione di non essere all’altezza del compito che ci viene assegnato e di non riuscire a portare a termine ciò che ci eravamo prefissati.
Questa “ansia da prestazione” aumenta, in particolare, se si è alle prese con il primo impiego e con la conseguente necessità di imparare un nuovo lavoro e di misurarsi con ritmi diversi.
Risulta fondamentale, quindi, non lasciarsi travolgere dalle scadenze e dagli eccessivi impegni di lavoro.
In questo articolo cercheremo di capire esattamente cos’è il multitasking, ma anche come fare a gestire nel modo giusto questa capacità che, se non utilizzata in maniera corretta, potrebbe rivelarsi anche un’arma a doppio taglio.
indice dei contenuti:
cos’è il multitasking: significato e traduzione.
Il termine inglese multitasking, che significa multifunzionalità, ha origine nel linguaggio dell’informatica per descrivere le capacità di un software o sistema operativo di svolgere più compiti simultaneamente.
Con il passare del tempo, questa parola è entrata a pieno titolo nel linguaggio quotidiano e ha iniziato ad essere utilizzata sempre più spesso per descrivere persone capaci di fare più cose contemporaneamente, gestire e organizzare le proprie attività in modo efficiente e adattarsi rapidamente a situazioni nuove e inaspettate.
È una competenza particolarmente utile nei contesti lavorativi dinamici, dove si è investiti di molteplici responsabilità e si è chiamati a rispettare scadenze stringenti. Il multitasking al lavoro è a tutti gli effetti una soft skills molto apprezzata e merita sicuramente di essere valorizzata all’interno del tuo CV nel caso in cui fossi alla ricerca di un lavoro.
Tra le soft skills più ricercate dalle aziende ricordiamo anche:
- grado di flessibilità e adattamento in un contesto nuovo;
- capacità di problem solving;
- motivazione e orientamento agli obiettivi;
- resistenza allo stress;
- gestione del tempo;
- capacità di lavorare in team;
- creatività e proattività;
- attenzione ai dettagli.
cosa vuol dire essere una persona multitasking?
Certamente, saper svolgere più compiti contemporaneamente è un’abilità che si può acquisire e affinare nel tempo, lavorando sull’organizzazione e il controllo del proprio lavoro. Essere una persona multitasking implica non solo la capacità di gestire diverse attività nello stesso momento, ma anche di saperle prioritizzare in base all'urgenza e all'importanza, mantenendo sempre un alto livello di efficienza.
Alcune ricerche hanno ipotizzato, però, che il multitasking descriverebbe una competenza leggermente diversa da quanto si ritiene comunemente. Infatti, si è scoperto che la mente umana ha dei limiti significativi quando si tratta di svolgere più compiti contemporaneamente. Invece di concentrarsi su molteplici azioni nello stesso momento, il cervello umano è più abile nel passare rapidamente da un compito all'altro, mantenendo un'alta qualità nel lavoro svolto.
Questo significa che una persona multitasking è capace di interrompere un'attività, concentrarsi su un'altra e poi tornare alla prima senza perdere la qualità del lavoro.
E quanto più un compito risulta semplice e automatico da svolgere, tanto maggiore sarebbe la velocità di transizione e, in quest’ottica, la capacità di multitasking. La pratica regolare e l'esperienza possono migliorare questa abilità, rendendo le transizioni più fluide e meno stressanti.
Diverso, invece, è il discorso in presenza di quelle attività complesse, difficili da portare a termine, che richiedono un livello di concentrazione maggiore. In questo caso, la nostra attenzione non può essere dispersa lavorando su più compiti nello stesso momento. È importante saper riconoscere quando è necessario dedicare tutta la propria concentrazione a un solo compito per garantire un lavoro di qualità. Questo equilibrio è fondamentale per mantenere alta la produttività e il benessere mentale sul posto di lavoro.
i vantaggi di essere multitasking.
Essere multitasking sul lavoro può portare a numerosi vantaggi, contribuendo non solo alla produttività personale ma anche al successo complessivo dell'azienda.
Uno dei principali benefici è l'efficienza. La capacità di gestire più compiti contemporaneamente permette di ottimizzare il tempo. Questo è particolarmente utile in ambienti lavorativi dinamici, dove le scadenze sono stringenti e le priorità cambiano rapidamente.
Un altro vantaggio di essere multitasking è la capacità di adattamento. In un mercato del lavoro in continua evoluzione come quello attuale, la capacità di passare rapidamente da un'attività all'altra e di gestire diversi progetti contemporaneamente è essenziale. Questo non solo rende i lavoratori più flessibili, ma anche più resilienti di fronte ai cambiamenti imprevisti. Ad esempio, se un progetto urgente arriva all'improvviso, una persona multitasking sarà in grado di riorganizzare le proprie priorità senza perdere efficienza.
Il multitasking favorisce anche lo sviluppo di altre competenze trasversali. Lavorando su diversi compiti contemporaneamente, i dipendenti possono acquisire una gamma più ampia di competenze e conoscenze. Questo può aumentare il loro valore per l'azienda e aprire le porte a nuove opportunità di carriera. Inoltre, la capacità di gestire molteplici responsabilità può migliorare la capacità di problem solving e il pensiero critico perché i lavoratori devono continuamente trovare modi efficaci per completare i loro compiti in modo efficiente.
Le persone multitasking hanno un’ottima capacità di time management. Essere in grado di affrontare più compiti contemporaneamente richiede pianificazione e organizzazione. I lavoratori multitasking sviluppano una maggiore consapevolezza di come utilizzare al meglio il proprio tempo, imparando a identificare le attività che richiedono maggiore attenzione e quelle che possono essere delegate o posticipate. Questo non solo aiuta a rispettare le scadenze, ma riduce anche lo stress associato alla gestione di attività diverse nello stesso momento.
Il multitasking può anche promuovere la collaborazione e il lavoro di squadra. In ambienti di lavoro dove i progetti richiedono il contributo di diversi dipartimenti o team, la capacità di gestire più compiti può facilitare la comunicazione e la cooperazione tra colleghi. Le persone multitasking tendono a essere più aperte alla collaborazione perché sono abituate a bilanciare più attività e a lavorare con persone diverse per raggiungere obiettivi comuni.
Da ultimo, essere una persona multitasking può aumentare la soddisfazione professionale. La sensazione di essere produttivi e di riuscire a gestire con successo molteplici compiti può aumentare la fiducia in se stessi e la motivazione. Quando i lavoratori vedono i risultati dei loro sforzi e sentono di avere il controllo sul loro carico di lavoro, sono più propensi a sentirsi realizzati e soddisfatti del proprio lavoro.
gli svantaggi di essere multitasking.
Alla luce delle varie definizioni di multitasking e delle conseguenti implicazioni, non si può negare che dietro una capacità apparentemente vantaggiosa si possano celare anche alcune criticità.
Uno dei principali svantaggi del multitasking è la dispersione delle energie mentali. Passare continuamente da un'attività all'altra può compromettere la capacità di concentrazione e ridurre l'efficienza con cui si svolgono i compiti. Questo perché il cervello umano non è progettato per gestire più compiti complessi contemporaneamente. Quando si tenta di fare troppe cose allo stesso tempo, si rischia di non riuscire a portare a termine nessuna di esse in modo efficace.
Il sovraccarico cognitivo è un’altra eventualità da non sottovalutare. Cercare di gestire più attività contemporaneamente può portare a un eccessivo carico mentale, con conseguente aumento dei livelli di stress e ansia e diminuzione della capacità di prendere decisioni chiare e razionali. Questo può anche portare a errori e sviste, compromettendo la qualità del lavoro svolto.
Un altro svantaggio è l'incapacità di approfondire. Quando si passa continuamente da un compito all'altro, si perde l'opportunità di immergersi completamente in un'attività e di approfondire la comprensione e la conoscenza di un argomento specifico. Questo può portare a una conoscenza superficiale e a una mancanza di competenze di primo livello in determinate aree.
Il multitasking può anche influenzare negativamente la memoria a breve termine. Diversi studi hanno dimostrato che quando si tenta di gestire più attività contemporaneamente la capacità di memorizzare informazioni nuove e di richiamare quelle precedentemente acquisite può essere compromessa. Questo perché il cervello è costantemente distratto e non riesce a concentrarsi sufficientemente su una singola attività per consolidare le informazioni nella memoria a lungo termine.
In alcuni casi, può verificarsi una riduzione della produttività. Anche se, di norma, svolgere più compiti contemporaneamente aumenta la produttività, il continuo passaggio da un'attività all'altra può rallentare il progresso complessivo. Ogni volta che si cambia compito, il cervello deve riadattarsi alla nuova attività e questo richiede tempo ed energia. Il risultato è che potrebbe volerci più tempo per completare ogni singolo compito rispetto a quando ci si concentra su un'unica attività alla volta.
Infine, essere multitasking può avere un impatto negativo sulle relazioni interpersonali. Quando si cerca di gestire più compiti contemporaneamente, si può perdere la capacità di ascoltare attentamente e di interagire con gli altri. Questo può portare a malintesi, comunicazione inefficace e relazioni lavorative meno soddisfacenti.
come imparare ad essere multitasking?
Più che imparare ad essere multitasking, è importante, quindi, sapersi muovere correttamente lungo il labile confine che separa l’efficienza dal sovraccarico cognitivo.
Di seguito, ecco alcuni consigli per raggiungere questo obiettivo e non sentirsi oberati di lavoro:
1. redigere un piano giornaliero delle attività.
Il primo segreto per riuscire a non lasciarsi sopraffare dagli impegni è di programmare le attività della tua giornata lavorativa ogni mattina, cercando di organizzare i tempi di lavoro conseguentemente, stabilendo un limite massimo di tempo in cui svolgere ogni attività e cercando di non discostarsi da quanto programmato.
2. il mattino ha l’oro in bocca.
Diversi studi hanno dimostrato che al mattino le persone sono più ottimiste, soddisfatte e produttive. L’ufficio è ancora vuoto, i telefoni non squillano e ovunque regnano calma e silenzio.
Di conseguenza, le prime ore della giornata lavorativa sono un ottimo momento per concentrarti al meglio e pianificare con lucidità e chiarezza la tua giornata lavorativa.
3. darsi sempre delle priorità.
Il modo migliore per non passare in modo inconcludente da un’attività all’altra è quello di stabilire sempre un ordine di importanza alle cose da fare.
Scoprirai che non tutto è così urgente come poteva sembrare e organizzerai le tue scadenze e i tempi necessari sulla base di questa consapevolezza.
4. concentrarsi su un obiettivo specifico senza disperdere le energie.
Nonostante quello che vorrebbero farci credere, non siamo predisposti per il multitasking (almeno nel senso in cui comunemente viene inteso): fare più cose contemporaneamente può rivelarsi molto dispersivo.
Cerca pertanto di concentrarti su un compito alla volta, passando ad altre attività quando hai portato a termine quelle che danno risultati più soddisfacenti: non rischierai così di tornare sui tuoi passi e dover rifare il lavoro che credevi ultimato sprecando tempo ed energia.
5. evitare le distrazioni.
Social network, messaggistica istantanea, la suoneria del telefonino, le e-mail personali: tutti distrattori che faresti meglio a evitare nelle ore di ufficio, quando le scadenze non danno scampo. Concentrati sul lavoro da fare e rimanda tutto il resto al tempo libero.
6. delegare gli incarichi.
Arma segreta per un’ottimale gestione del tempo, la delega delle tue attività abituali può rivelarsi provvidenziale per dedicarti serenamente alle attività che consideri prioritarie. Ricorda sempre però di accertarti che quanto deleghi sia eseguito in modo corretto e preciso da colleghi di cui hai piena fiducia.
7. prendere pause regolari.
Le pause sono essenziali per mantenere alta la produttività. Brevi interruzioni durante la giornata lavorativa possono aiutare a ricaricare le energie, migliorare la concentrazione e ridurre lo stress. Anche solo una passeggiata di pochi minuti può fare una grande differenza.
8. utilizzare strumenti di time management.
Sfruttare applicazioni e software per la gestione del tempo può aiutare a organizzare le attività in modo più efficiente. Strumenti come calendari digitali, to-do list e timer possono facilitare la gestione delle scadenze e migliorare la produttività complessiva.
9. gestire le aspettative.
È importante comunicare chiaramente con i superiori e i colleghi riguardo le proprie capacità e i propri limiti. Non aver paura di chiedere aiuto o di spiegare quando il carico di lavoro diventa eccessivo. La trasparenza può prevenire incomprensioni e promuovere un ambiente di lavoro più collaborativo.
Il multitasking è una competenza essenziale nel mondo del lavoro moderno. Tuttavia, è importante saperla bilanciare in modo efficace e consapevole per massimizzarne i benefici. Imparare a gestire il tempo, a delegare e a concentrarsi sulle priorità è fondamentale. Usato saggiamente, il multitasking può migliorare la tua produttività e contribuire al tuo successo professionale.
