Lo smart working è diventato una modalità di lavoro quanto mai necessaria e la possibilità di lavorare da remoto senza doversi recare in ufficio è fondamentale sia da un punto di vista economico, sia perché è diventato un asset essenziale per i lavoratori.
Alla luce di questo nuovo contesto, andiamo a scoprire come essere più produttivi lavorando da casa: da una corretta organizzazione del tempo ad una buona gestione delle attività.
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gestione del tempo e produttività.
Per essere più produttivi lavorando da casa è fondamentale organizzare la giornata gestendo al meglio i tempi a disposizione.
La gestione del tempo, infatti, è una risorsa cruciale che va sfruttata; ecco allora una serie di suggerimenti per migliorare le proprie prestazioni sfruttando questo fattore al meglio:
- calendarizza le attività, più il programma è dettagliato, maggiori saranno le possibilità di rispettarlo. È necessario contingentare nella maniera più precisa possibile il tempo di svolgimento di ogni compito e tenere una traccia temporale delle attività una volta concluse. Conservare riferimenti e precedenti è utile per avere piena consapevolezza del tempo richiesto e migliorare in futuro la propria organizzazione;
- utilizza la tecnologia, ci sono tantissimi tool e applicazioni che permettono di gestire al meglio il tempo a disposizione durante il lavoro. Il software dell’app “Timely”, ad esempio, suggerisce come migliorare la gestione lavorativa quotidiana del tempo e permette di programmare anche l’intera settimana. “RescueTime”, ideale per chi tende a distrarsi facilmente sul web, indica invece dove l’utente trascorre il tempo online.
- prenditi delle pause, concedersi del tempo per staccare è fondamentale per ricaricare le energie e migliorare la propria efficienza. La produttività sul lavoro passa, senza dubbio, anche da una buona lucidità e freschezza mentali. In alcuni casi potrebbe addirittura concedersi un breve riposino con la pratica del power nap;
- fai attività sportiva in pausa pranzo, esercizi moderati, come una breve camminata o una sessione di stretching, possono migliorare notevolmente la concentrazione e l'efficienza mentale, contribuendo a ridurre il senso di affaticamento e a incrementare la produttività. Queste attività favoriscono il rilascio di endorfine, noto anche come l'ormone della felicità, il quale migliora l'umore e la disposizione al lavoro. Un altro vantaggio chiave è la riduzione dello stress, elemento spesso responsabile di cali di rendimento e di motivazione.
- usa le tecniche di time blocking, un metodo efficace per ottimizzare la gestione del tempo, permettendo di concentrarsi in modo più profondo su specifici compiti. Questo approccio prevede l'allocazione di blocchi di tempo fissi durante la giornata, dedicati a gruppi di attività simili o correlate. Organizzare la giornata in questo modo aiuta a minimizzare la dispersione mentale causata dal continuo passaggio tra compiti diversi e massimizza la concentrazione. Ad esempio, si possono dedicare alcune ore del mattino esclusivamente alla risposta di e-mail e alla gestione delle comunicazioni, mentre il pomeriggio può essere riservato a incontri o lavoro creativo. Questa segmentazione consente non solo di ridurre lo stress derivante dal multitasking, ma anche di migliorare la qualità del lavoro svolto, poiché ogni blocco di tempo è focalizzato su specifiche esigenze o progetti, garantendo così un approccio più sistematico e produttivo alle attività quotidiane.
Per essere produttivi lavorando da casa bisogna però limitare al minimo le distrazioni e creare un ambiente di lavoro ottimale. Potresti:
- silenziare le notifiche non essenziali sui dispositivi elettronici, che spesso distolgono l'attenzione dai compiti in corso. Questo può includere avvisi di e-mail, messaggi istantanei e notifiche social, che, se non strettamente necessari, possono essere consultati in momenti specifici della giornata, dedicati alla revisione delle comunicazioni.
- creare "zone di silenzio" durante le ore di maggiore concentrazione contribuisce significativamente a mantenere il focus e a completare più efficacemente le attività programmate, permettendo così di lavorare in modo più sereno e produttivo.
L'impostazione di obiettivi realistici è fondamentale per una gestione efficace del tempo e per il successo sia personale che professionale quando si lavora da casa. Definire obiettivi chiari e raggiungibili, sia a breve che a lungo termine, permette di mantenere una direzione precisa e motivante: questo approccio aiuta a evitare le frustrazioni legate al mancato raggiungimento di mete troppo ambiziose o mal definite.
Gli obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporalmente definiti (SMART). Questa metodologia non solo fornisce un senso di direzione, ma facilita anche la misurazione del progresso e l'aggiustamento delle strategie in corso d'opera. Mantenere una visione chiara degli obiettivi da perseguire è quindi essenziale per canalizzare le energie in modo produttivo e per assicurare continuità e coerenza nel proprio percorso di crescita personale e professionale.
essere più produttivi: le pratiche migliori.
Oltre ad un buon time management, ci sono delle pratiche che aiutano molto a migliorare sia la qualità che la quantità del proprio lavoro, anche in momenti particolarmente stancanti e complessi. Ad esempio:
- parti dallo svolgimento dei compiti più difficili, solitamente la prima parte della giornata è quella in cui si è più reattivi e produttivi. Per questa ragione è consigliabile iniziare da attività più complesse che richiedono maggiori risorse mentali
- utilizza mappe mentali, lo sviluppo della teoria sulle mappe mentali si deve agli studi sul cervello di Tony Buzan risalenti agli anni ’70. La tecnica delle mappe mentali è altamente funzionale in quanto sfrutta la combinazione di immagini e parole aiutando a raccogliere le idee in modo chiaro e ordinato;
- ascolta musica, la concentrazione e i livelli di produttività di ciascun lavoratore potrebbero trarre beneficio dall’ascolto della propria musica preferita. Come hanno sottolineato in passato studi scientifici, tra cui una ricerca realizzata dall’Università di Miami;
- revisione e valutazione, da eseguire al termine di ogni giornata o settimana, per valutare il grado di avanzamento rispetto agli obiettivi prefissati. In questo modo non solo puoi identificare eventuali aree di miglioramento, ma anche di adattare la pianificazione futura in base ai risultati ottenuti e alle inefficienze riscontrate. Questa modalità di autovalutazione aiuta a ottimizzare l'organizzazione del lavoro, aumentando la propria efficienza e migliora il time management in maniera più produttiva. Inoltre, riflettere periodicamente sugli obiettivi raggiunti e sugli scostamenti dalla pianificazione iniziale ti motiva a mantenere un alto livello di performance e a perseguire con maggiore determinazione i traguardi desiderati.
Infine, la produttività di ciascuno passa anche dal luogo in cui si lavora. È importante svolgere la propria attività in maniera confortevole, senza fattori esterni che contribuiscano ad aumentare i livelli di stress e affaticamento. Lavorare da casa significa tendenzialmente passare diverse ore davanti al monitor di un computer. È importante quindi preservare la propria vista regolando l’illuminazione dello schermo, utilizzando sfondi a tinte grigie e mantenendo una distanza idonea dal monitor, che non dovrebbe essere inferiore ai 60 centimetri.
La postura corretta al pc è un altro fattore chiave. Quella consigliata è schiena eretta ben poggiata sullo schienale - magari di una sedia ergonomica - con le mani sulla tastiera e i gomiti leggermente aperti.
Prolungate sessioni davanti allo schermo possono causare affaticamento visivo, tensione muscolare e riduzione della circolazione sanguigna, oltre a contribuire a una diminuzione dell'efficienza mentale: prenditi una pausa e fai una piccola passeggiata per contrastare questi effetti negativi. Un break attiva e stimola la circolazione, allevia la tensione muscolare, rinfresca la mente e aumenta il livello di energia. Questa pratica non solo migliora la salute fisica, riducendo il rischio di disturbi legati alla sedentarietà, come problemi cardiovascolari e disturbi della postura, ma incrementa anche la produttività e la creatività.
Sempre parlando di postazioni di lavoro, stanno prendendo rapidamente piede negli ultimi anni, soprattutto all’estero, le standing desk, ovvero le scrivanie o postazioni che permettono di svolgere l’attività lavorativa in piedi. Su questa modalità di lavoro i pareri della ricerca sono discordanti, ma potrebbe essere una buona alternativa per combattere la sedentarietà del lavoro a casa e ricavare benefici anche per la propria salute. A patto che, come in tutte le cose, non se ne abusi.
