chi è l'assistente amministrativo?
Gli assistenti amministrativi sono professionisti che lavorano nel settore amministrativo, sia pubblico che privato, sono segretari e assistenti che si concentrano sulle esigenze amministrative, all'interno di studi legali, imprese private, studi medici, ospedali, uffici pubblici e scuole. Realtà di varia natura assumono gli assistenti amministrativi per tenere sotto controllo le esigenze gestionali dello spazio di un ufficio e delle sue risorse. Questi professionisti, a differenza di una comune segretaria o segretario, lavorano per il management. I dirigenti aziendali ed esecutivi per lavorare ai loro progetti si affidano agli assistenti per svolgere compiti secondari. Gestendo telefonate, gestendo pratiche e compilando documenti, questi professionisti consentono alla direzione di lavorare senza distrazioni e portano avanti insieme alla squadra l'intera macchina amministrativa di ogni azienda o ente.
cosa fa un assistente amministrativo?
Le mansioni di un assistente amministrativo sono molto varie e articolate, infatti questa è una figura polifunzionale all'interno dell'ufficio. I soggetti che decidono di intraprendere questa carriera sono tenuti ad agire come una sorta di tuttofare, immergendo tutti se stessi e usando tutte le proprie competenze nelle diverse aree e dipartimenti all'interno dell'azienda. La maggior parte delle mansioni di un assistente amministrativo comportano la gestione dei contatti, rispondere alle chiamate di clienti e utenti, e di solito danno la garanzia che l'ufficio sia rifornito con tutte le attrezzature giuste. Spesso, le persone in queste posizioni lavorano a stretto contatto con manager e dirigenti per fornire loro assistenza, sia che si tratti di prendere appunti in riunioni importanti che di programmare appuntamenti, ma anche di stilare documenti ufficiali e occuparsi della loro stampa e spedizione. Altri lavori comuni assegnati agli assistenti amministrativi includono attività fai-da-te minori, organizzazione di eventi per il personale e inserimento di dati nei sistemi.
Questi ruoli possono essere difficili da definire con chiarezza, semplicemente perché ci sono diversi ruoli e varianti di questa professione.
Hai abilità comunicative e una predisposizione alla pianificazione utili per lavorare come assistente amministrativo? Se la risposta è sì, allora continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche di cui hai bisogno per avere successo nel ruolo di assistente amministrativo.
offerte di lavoroquali ruoli ha l’assistente amministrativo?
Le responsabilità di un assistente amministrativo possono essere molto diverse, a seconda delle singole aziende per cui lavora e delle esigenze specifiche di ciascun ufficio. Alcune aziende impiegheranno un assistente amministrativo per agire efficacemente come receptionist, mentre altre vorranno coinvolgere più attivamente l'individuo in attività come l'inserimento dei dati e l'analisi aziendale, la stesura di documenti o la gestione degli archivi o database. La descrizione del lavoro all'interno dell'annuncio di solito chiarisce di quali ruoli è probabile che sia responsabile il candidato prescelto, questo è un buon punto di partenza quando si considera se si hanno le giuste competenze e l'esperienza adeguata e rilevante per il ruolo.
I compiti all'interno di un ufficio amministrativo possono variare sulla base della grandezza dell'azienda o dell'ente. Se questi sono molto grandi allora c'è una suddivisione di ruoli netta e specializzata, mentre nelle aziende più piccole questa figura può ricoprire diverse posizioni contemporaneamente.
assistente amministrativo stipendio
Lo stipendio medio in Italia per il 2023 che può percepire un assistente amministrativo è di circa € 20.000 lordi annui. Una figura alle prime armi ottiene in genere una retribuzione di circa € 17.000 annui, mentre i più esperti e qualificati possono raggiungere anche € 24.000 l’anno. Alla retribuzione di base spesso vanno aggiunti vari bonus e benefit come l’assicurazione sanitaria o programmi pensionistici complementari. Lo stipendio di questo professionista può variare sulla base di diversi fattori: tipologia di contratto, esperienza lavorativa, formazione professionale e azienda o ente per cui lavora.
Una prima discriminante riguarda il tipo di contratto ovvero a tempo pieno, part-time, o sotto altre forme retributive. In linea di massima un soggetto che lavora per la stessa azienda da più di cinque anni può ottenere una retribuzione più alta rispetto a chi ci lavora da meno di un anno, ma ad influire sono anche i titoli di studio posseduti ed eventuali qualifiche o specializzazioni inerenti con l’attività svolta.
Infine, la retribuzione di un assistente amministrativo può variare anche in base alle dimensioni dell’azienda e al settore in cui opera, pubblico o privato, commerciale o produttivo, legale o sanitario. Solitamente il guadagno è maggiore presso un’azienda molto grande, come una multinazionale o un ente pubblico molto frequentato in città, rispetto ad un'impresa di pochi dipendenti.
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tipi di assistente amministrativo
Gli svariati tipi di assistente amministrativo si possono distinguere sulla base del settore e dell'azienda per cui prestano servizio.
Il tipo di assistente amministrativo che si diventa dipende dalle esigenze del proprio datore di lavoro e dall'ufficio. Il ruolo amministrativo è di natura impiegatizia, quindi le mansioni assegnate sono frutto delle esigenze e dell'organizzazione aziendale. Sebbene accogliere gli utenti e fornire assistenza per il disbrigo di diverse pratiche amministrative sia ciò che fanno quasi tutti gli assistenti amministrativi, il loro lavoro si concentra anche su altre esigenze interne, ed è utile per un dipartimento specifico, un'area di un edificio o una singola persona.
lavorare come assistente amministrativo
Il lavoro di assistente amministrativo può essere molto vario e polifunzionale, adatto a persone multitasking e ben organizzate, ecco nel dettaglio cosa aspettarsi quando si intraprende una carriera di questo tipo.
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lavorare come assistente amministrativo
L'assistente amministrativo deve svolgere diversi compiti, che spesso variano anche di molto in funzione della posizione specifica e del settore di appartenenza. Tuttavia, tra i compiti e le responsabilità comuni a tutti questi professionisti possiamo distinguere:
- inserimento dati all'interno di sistemi o database
- compilazione e redazione di documenti
- disbrigo di pratiche e documenti amministrativi, entro le scadenze previste
- mansioni di segreteria generiche: ricevere ed effettuare telefonate, rispondere alle email, inviare raccomandate, smistare la documentazione, tenere in ordine l'ambiente dell'ufficio
- archiviazione dei documenti elettronici e cartacei seguendo le procedure standard
- gestione dell'agenda: programmazione di appuntamenti e riunioni
- controllo dell'adempimento del protocollo aziendale durante lo svolgimento di tutte le mansioni e i compiti del team, rispettando la normativa vigente in merito.
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ambiente lavorativo
Gli assistenti amministrativi si trovano in un ambiente che può presentarsi come molto affollato o tranquillo in base alle esigenze dell'ufficio e il flusso di utenti che lo frequenta. All'interno dell'ambiente amministrativo parlare con i dipendenti e ascoltare le loro esigenze richiede qualcuno con discreto tatto e buone doti comunicative. L'assistente amministrativo deve costruire buone relazioni e stabilire un canale di comunicazione affidabile all'interno del suo ufficio. Tutte le pratiche vengono risolte al meglio se il team conosce i bisogni professionali dei vari componenti. In ogni area di lavoro, il compito di questo professionista è bilanciare la sua attenzione tra gli obiettivi amministrativi e la capacità di raggiungerli, i colleghi lo cercano per conoscere l'organizzazione del lavoro, per stabilire una suddivisione di ruoli e ricevere soluzioni in caso di difficoltà e problemi. Per queste ragioni l’assistente amministrativo difficilmente può lavorare da casa, perché è necessario che sia presente nell'ufficio dove detiene tutta la documentazione necessaria e tutta la strumentazione utile al disbrigo delle attività, e dove è presente il team con cui deve interagire costantemente.
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chi sono i colleghi dell'assistente amministrativo?
A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi dell’assistente amministrativo potrebbero esserci segretari, impiegati amministrativi e contabili. L’assistente amministrativo potrebbe anche lavorare a stretto contatto con commerciali e project manager, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, dirigenti, amministratori delegati e capo reparto.
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orario di lavoro
Nella maggior parte dei casi l'assistente amministrativo svolge il suo lavoro a tempo pieno, non superando le 40 ore settimanali. Le esigenze del datore di lavoro non possono mai essere previste con esattezza, quindi a volte capita di lavorare fino a tardi o nei weekend, soprattutto quando ci sono delle scadenze imminenti. Un assistente amministrativo disponibile a qualsiasi ora è una figura indispensabili per i vertici dell'ente o per l'azienda. Le sue doti sfruttabili nel settore amministrativo rendono l'assistente una parte fondamentale di un ufficio operativo. Gli assistenti amministrativi sono rapidi e si presentano sempre in modo preciso e puntuale, comprendendo quanto siano indispensabili le loro conoscenze per far funzionare correttamente un ufficio amministrativo.
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profilo professionale
Gli assistenti amministrativi sono molto richiesti perché portano ordine e competenza all'interno delle imprese. Le aziende che vogliono essere competitive, si affidano agli assistenti amministrativi per aumentare le proprie capacità e i propri risultati. All'interno di un ufficio non è possibile fare tutto in solitaria, gli imprenditori spesso sono limitati dalla scarsità di tempo a disposizione rispetto alla mole di lavoro da portare avanti. Per queste ragioni vengono affiancati da una figura come quella dell'assistente amministrativo che, con il tempo, acquisisce sempre più competenze, fino a raggiungere la possibilità di ottenere qualifiche per nuovi ruoli amministrativi ed eventuali promozioni.
Il potenziale di crescita è più promettente di quanto si possa immaginare. Sebbene le opportunità di avanzamento diretto siano spesso limitate, molti assistenti amministrativi competenti, che riescono a dimostrare il proprio valore all'azienda che li assume, vengono trasferiti ad altri ruoli di maggiore responsabilità e rilievo, come assistente personale dell'amministratore delegato, responsabile dell'ufficio amministrativo o amministratore dell'ufficio.
Per poter raggiungere grandi obiettivi ed avere maggiori opportunità è necessario provare diverse attività e accrescere la propria esperienza in diversi settori dell'azienda. I ruoli di amministratore dell'ufficio possono essere molto ben pagati e incredibilmente soddisfacenti per le persone che li svolgono.
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i vantaggi di trovare un lavoro come assistente amministrativo grazie a randstad
Trovare il proprio lavoro di assistente amministrativo attraverso Randstad offre importanti vantaggi, quali:
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- un network di importanti aziende che si affidano a Randstad per la ricerca e selezione dei loro talenti
istruzione e competenze
Per diventare assistente amministrativo è opportuno seguire un percorso di formazione di tipo amministrativo e gestionale. Infatti, è ben accetto un diploma di ragioneria presso un istituto tecnico commerciale, ma ancora più gradita è una laurea in scienze politiche, giurisprudenza o economia. Con questi percorsi di formazione è possibile ottenere tutte le nozioni necessarie in merito alla conservazione dei documenti, al diritto, alla contabilità, all'economia, alla ragioneria.
Inoltre, è fondamentale per un assistente amministrativo conoscere la normativa vigente in merito alle pratiche amministrative e al disbrigo della burocrazia, soprattutto nel settore della pubblica amministrazione.
Oltre alle nozioni teoriche, questo professionista deve saper utilizzare la strumentazione presente in un ufficio, come fax, sistemi telefonici e informatici, fotocopiatrici, stampanti, ecc. Le competenze informatiche sono indispensabili per poter: elaborare pratiche e documenti, usare software gestionali, gestire database e archivi, consultare e realizzare fogli elettronici.
In fase di colloquio è visto come requisito preferenziale l'aver maturato esperienza come impiegato amministrativo nel settore segretariale, commerciale, contabile, o avere lavorato in ruoli simili, come addetto data entry o back office, ad esempio.
capacità e competenze
Un assistente amministrativo deve possedere determinate capacità e competenze per poter svolgere le proprie mansioni in modo ottimale. Tra le più utili e richieste ci sono:
- ottime abilità organizzative: l'abilità principale di un assistente amministrativo consiste nell’essere in grado di gestire più attività contemporaneamente, è un vantaggio all'interno dell'ufficio.
- abilità nella pianificazione: consente a questo professionista di essere preparato in vista degli eventi futuri, come riunioni o appuntamenti. Anticipare le esigenze dell'ufficio e del personale porta a soluzioni ottimali a beneficio del team.
- gestione del tempo: è fondamentale per il lavoro dell'assistente amministrativo. Le scadenze e le riunioni devono essere gestite in anticipo sulla base delle priorità e delle esigenze del team.
- comprensione dei dati e problem solving: la comprensione dei dati e del loro funzionamento all'interno del software è un'abilità che rende efficienti le informazioni ricevute dall'ufficio. La risoluzione dei problemi entra in gioco quando si comprende come svolgere al meglio le proprie attività amministrative.
- raccolta, archiviazione e etichettatura dei dati: consente a tutto il team di lavorare senza confusione o ritardi. Essere orientati ai dettagli è una soft skill che aiuta a monitorare i cambiamenti e a prendere decisioni in modo logico. Ogni giorno è diverso, quindi la capacità di adattarsi alle diverse sfide è un must.
- ottime doti comunicative: essere in grado di comunicare in modo chiaro ed efficace dettagli importanti è un requisito fondamentale. L'assistente amministrativo deve comunicare con il suo team in modo comprensibile e diretto, rendendo il lavoro di squadra fondamentale per garantire all'ufficio di funzionare in modo organizzato ed efficiente.
- riservatezza: i dati che circolano all'interno dell'ufficio sono sensibili e soggetti a privacy, per questa figura la riservatezza e la discrezione sono imprescindibili.
FAQ sul lavoro come assistente amministrativo
Ecco le domande più frequenti riguardo il lavoro di assistente amministrativo:
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quali sono le principali mansioni di un assistente amministrativo?
L'organizzazione e la pianificazione delle attività di un ufficio sono i compiti principali di un assistente amministrativo. Mantenere le cose in ordine e assicurarsi che tutti possano comunicare e recepire in modo corretto le informazioni sono i compiti basilari di questo professionista. Inoltre deve saper gestire i tempi, riunire le persone e pianificare in anticipo le diverse attività in modo da rendere il team di lavoro più produttivo.
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quali sono le competenze principali di un assistente amministrativo?
Oltre ad avere un occhio attento ai dettagli, le migliori capacità di un assistente amministrativo sono: ottime doti comunicative e di ascolto, capacità nell'assorbire nuove informazioni, orientamento alla pianificazione e all'organizzazione, predisposizione all'ordine.
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in cosa consiste il ruolo di assistente amministrativo?
Un assistente amministrativo svolge un ruolo essenziale nel funzionamento di un'azienda fornendo supporto amministrativo a una persona o a un team. Questo ruolo in genere include rispondere alle telefonate, ricevere/indirizzare visitatori, creare presentazioni e gestire file di dati. Questa figura è anche responsabile dei progetti di ufficio oltre a supervisionare le attività quotidiane e le prestazioni del personale amministrativo junior.
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cosa rende un assistente amministrativo un buon professionista?
La tempestività rende eccellente la figura di assistente amministrativo. L'ordine e la gestione dei tempi è l'obiettivo che ha, quindi essere in anticipo o avere più risorse del necessario rende il suo lavoro efficace e produttivo. Deve essere sensibile alle esigenze del team e degli utenti.
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quanto guadagna un assistente amministrativo?
In Italia in media un assistente amministrativo può guadagnare circa € 20.000 lordi annui. Questa cifra però può variare sulla base di diversi fattori: l'esperienza lavorativa, il titolo di studio e la formazione, l'azienda per cui lavora e il tipo di contratto.
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