Ottimizzare il time management nel proprio lavoro è, nella maggior parte dei casi, solo questione di organizzazione e costanza.
Esistono anche tecniche e strumenti che consentono di migliorare il controllo del proprio “tempo mentale”, che possono aumentare, di conseguenza, la produttività.
In questo articolo vedremo quali sono alcune delle principali tecniche di gestione del tempo, le strategie per migliorarla e gli strumenti più utili a tale scopo.
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time management significato
Il time management è una competenza fondamentale per massimizzare la produttività e ridurre lo stress al lavoro. In un mondo frenetico, saper gestire il proprio tempo è cruciale.
Il time management, o gestione del tempo, è l’attività di pianificazione e gestione del tempo che serve per svolgere determinate attività. Il suo scopo è aumentare l’efficienza, l’efficacia e la produttività.
Nella vita reale il tempo è relativo: vola via se lo si impiega in un’attività molto intensa - gradevole o impegnativa che sia - mentre si espande e trascina stancamente quando non c’è molto da fare.
Occorre quindi definire un sistema di gestione del tempo composto da un insieme di strumenti, tecniche, processi e metodi, essendo consapevoli che il tempo che conta di più è quello ‘mentale’ e non quello indicato dall’orologio.
da dove partire per iniziare a gestire il tempo al meglio?
Il time management rientra tra le soft skills più richieste dalle aziende e che, a parità di competenze tecniche, possono spostare l’ago della bilancia a favore della scelta di un candidato piuttosto che di un altro. Di seguito le principali competenze trasversali più utili a lavoro:
- capacità di problem solving;
- resistenza allo stress;
- capacità di lavorare in team
- creatività e proattività;
- leadership
- lavorare in team
- pianificazione ed organizzazione
- multitasking
- competenze comunicative
- intelligenza emotiva
Il time management significa soprattutto pianificazione e, di conseguenza, controllo del tempo, allo scopo di ottimizzarlo. Bisogna quindi migliorare la gestione aumentando sia l’efficacia sia l’efficienza delle attività svolte in un determinato spazio temporale.
Per raggiungere questo obiettivo, esistono sia tecniche e competenze da sviluppare, ma anche strumenti e tool utili a migliorare il time management (leggi anche: 11 consigli per ottimizzare le energie in ufficio).
I tre elementi fondamentali da tenere in considerazione quando si vuole ottimizzare la gestione del proprio tempo sono:
- l’insieme delle attività che si intende svolgere
- il tempo a disposizione per farlo
- quanto se ne impiega normalmente per completare quelle attività
Per migliorare la gestione del tempo, il primo passo è analizzare a fondo il modo in cui viene impiegato il proprio tempo per svolgere le attività richieste. Solo così, infatti, sarà possibile identificare le eventuali criticità e intervenire per rimodulare il proprio metodo e ottimizzare il tempo a disposizione e, di conseguenza, la produttività.
In sostanza, ciò che bisogna fare prima di ogni altra cosa è un’analisi delle attività e dei tempi necessari per completarle.
le tecniche di gestione del tempo da mettere subito in pratica.
Esistono numerose strategia di gestione del tempo. Vediamo quali sono le principali.
Un suggerimento può essere quello di sperimentarle tutte per individuare quella più adatta alle proprie esigenze e consuetudini.
matrice di eisenhower.
La matrice di Eisenhower permette di differenziare ciò che è urgente da ciò che è importante, aiutando a gestire in modo efficiente il flusso di lavoro.
Le attività urgenti richiedono un’attenzione immediata. Le attività importanti sono gli obiettivi a lungo termine. Mentre una lunga lista di attività può apparire davvero frustrante, i quattro quadranti di una matrice aiutano a organizzarle al meglio. Sono così composti (da sinistra a destra, in alto poi in basso).
- Importante e urgente: attività necessarie, che non possono essere rimandate.
- Importante ma non urgente: le attività da programmare.
- Non importante ma urgente: attività da delegare.
- Non importante e non urgente: attività da eliminare.
Per comporre al meglio la matrice può essere utile usare colori diversi e limitarsi a 10 attività per quadrante.
tecnica del pomodoro.
Un’ottima soluzione per la gestione di tempo e risorse consiste nel dividere il lavoro in più fasi, intervalli di tempo successivi separati da pause più o meno brevi. Fissare un termine temporale stimola la concentrazione e spinge ad essere il più produttivi possibile nell’intervallo di tempo che ci si è assegnato. Questa tecnica di time management è nota come “Tecnica del pomodoro”: il nome s’ispira a quei timer a forma di pomodoro o altri ortaggi che si usano in cucina, e infatti è previsto proprio l’uso di un timer.
La tecnica consiste nell’assegnarsi intervalli di tempo di 25 minuti per lavorare ai propri progetti; ogni 25 minuti sono previste pause di 5 minuti e ogni 4 “pomodori” pause più lunghe di 15-30 minuti. Al posto del timer di cucina, esistono ormai parecchie “app-timer”, come Focus Keeper per iOS e Productivity Challenge Timer per Android. Avere scadenze ravvicinate da rispettare riduce le distrazioni e alza il livello di attenzione.
matrice di pareto.
Il principio di Pareto, conosciuto anche come distribuzione ABC, spiega come la maggior parte degli effetti (80%) sia causata da un numero ristretto di motivi (20%). Ad esempio, l’80% delle volte si utilizza il 20% dei numeri salvati in rubrica.
Allo stesso modo, l'80% dei costi è causato dal 20% delle attività svolte. Di conseguenza, è possibile osservare un insieme di dati determinando le poche variabili che influenzano il risultato finale e concentrarsi sulle attività che più influiscono su di esso.
metodo alpen.
Il metodo Alpen consiste in una semplice scansione temporale delle attività da svolgere:
- annotare le cose da fare
- calcolare una stima del tempo necessario che occorre per portarle a termine
- programmare pause e tempi vuoti
- rispettare le decisioni
- fare un controllo finale.
metodo timeboxing.
Il metodo del timeboxing consiste nella definizione, per ciascuna attività, di blocchi di tempo entro i quali tali attività devono essere concluse. In sostanza, questo metodo pone tante piccole scadenze che aiutano a “stare sul pezzo”.
I blocchi di tempo possono essere ore, giorni o settimane: è importante trovare un buon equilibrio, in base alla complessità delle diverse attività.
metodo abc.
Il metodo ABC è uno strumento classico dell’economia aziendale - utilizzabile cambiando in contenuti anche in ambito di time management - che aiuta a visualizzare gli aspetti che contribuiscono in modo significativo al successo dell'azienda, partendo da queste domande:
- quali sono i clienti che determinano la maggior parte del fatturato?
- quali prodotti o servizi contribuiscono alla creazione della maggior parte del reddito?
- quali materie prime hanno i più alti costi di acquisto e stoccaggio?
Rispondendo a queste domande i fattori analizzati si suddividono in tre categorie:
- A (molto importanti)
- B (di media importanza)
- C (poco importanti).
metodo smart.
Per svolgere le proprie attività con efficacia, bisogna prima stabilire i giusti obiettivi. Per evitare errori nel formularli, si può provare il metodo SMART. Secondo questo modello, gli obiettivi devono soddisfare cinque criteri:
- specificità
- misurabilità
- attrattività
- fattibilità
- precisa definizione nel tempo.
metodo posec.
Vicino alla teoria della “gerarchia delle necessità”, il metodo POSEC consente di stabilire le priorità personali e professionali. Per metterlo in pratica, occorre suddividere le attività per importanza attraverso alcuni elementi chiave
- attribuire le priorità in base a tempi e obiettivi
- organizzare le attività in modo regolare
- semplificare e accorpare eventuali compiti
- economizzare tagliando su ciò che non è importante o urgente
- contribuire ponendo attenzione agli obblighi sociali.
metodo getting things done.
Il metodo “Getting Things Done”, che in italiano si può tradurre con “fare in modo che le cose vengano fatte”, spinge a scrivere sempre le attività da svolgere. Così la mente si libera e si può concentrare sulle attività stesse. Inoltre, anche questo metodo propone alcune fasi:
- raccogliere
- esaminare
- organizzare
- verificare
- fare.
quali sono i punti di forza e di debolezza del time management?
Il time management consente di organizzare nel modo più efficace la propria giornata lavorativa. Di conseguenza, si limita al minimo lo spreco di tempo, si riesce a portare a termine i compiti previsti e, di conseguenza, si lavora con maggiore soddisfazione.
Una buona applicazione delle tecniche di time management innesca un circolo virtuoso: accorgendosi di lavorare al meglio, lo si farà sempre più volentieri, e con maggiore produttività. Leggi anche come bilanciare al meglio vita lavorativa e vita privata
Attenzione però: il time management funziona se viene applicato con costanza. Occorre quindi un buon sforzo di volontà nel metterlo in atto, ma soprattutto nel portarlo avanti nel tempo. Altrimenti, genera solo frustrazione e stress.
Se si vuole davvero rivoluzionare il proprio stile lavorativo e ottenere dei risultati reali, bisogna quindi essere pronti a mettere in campo una buona dose di autodisciplina.
come migliorare la gestione del tempo: esercizi pratici
Vediamo infine qualche altro consiglio ed esercizio pratico.
- Non rimandare quello che si può fare subito dedicandosi ad attività inutili e perditempo.
- Evitare le distrazioni “social”; se si è impegnati in compiti molto delicati, è necessario disattivare l’instant messaging per le email. Sarebbe opportuno stabilire un momento della giornata in cui controllare la posta elettronica e fare tutte le telefonate necessarie.
- Registrare per una settimana tutte le attività che si svolgono nel corso della giornata lavorativa, per capire quanto tempo viene dedicato a ognuna.
- Tenere conto di tutti gli incarichi e progetti, delle conversazioni telefoniche e meeting cui si prende parte, dei momenti di riflessione con se stessi, e annotare tutto sul proprio daily planner o su un foglio elettronico: si può usare anche un’app chiamata Toggl, un’ottima alternativa ai fogli elettronici per monitorare e calcolare quanto tempo si trascorre esattamente su ciascuna delle proprie attività. Altri tool utili in questo senso sono MyLifeOrganized e Rescue Time.
- Stendere sempre le proprie to-do list quotidiane con una precisione maggiore di quanto non si sia fatto in passato. Assegnare alle attività un orario d’inizio e uno di fine piuttosto realistici per poi impegnarsi a rispettarli.
- Riservare i primi 30 minuti di ogni giornata lavorativa alla compilazione della to-do list e, nello stabilire quanto tempo dedicare ad ogni task, tenere in considerazione anche il lavoro che necessariamente precede e segue ogni call o meeting.
- Annotare il tempo da riservare alle proprie riflessioni personali - una sorta di “appuntamento con se stessi” - e quello stimato per imprevisti e interruzioni (richieste di colleghi, telefonate non programmate).
Gestire il tuo tempo a lavoro è una competenza che richiede pratica costante, ma i risultati valgono l'investimento. Identificando le tue priorità, utilizzando strumenti e tecniche adeguate e riducendo le distrazioni, sarai in grado di massimizzare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi lavorativi con meno stress.
