Modalità di lavoro agile, smart working o lavoro da remoto sono tutte espressioni utilizzate per descrivere una realtà sempre più diffusa nelle aziende non solo a livello globale, ma anche in Italia.
Dal quadro normativo di riferimento, agli orari e ai luoghi di lavoro, passando per le disposizioni sulla sicurezza, vediamo tutto quello che c’è da sapere sullo smart working.
contenuti dell'articolo:
- cosa significa smart working.
- legge smart working: cosa dice la normativa.
- chi ha diritto allo smart working?
- come funzionano gli orari di lavoro per lo smart working?
- retribuzione e smart working: come funziona.
- cosa stabilisce l’accordo individuale per lo smart working?
- cosa prevede la norma sulla sicurezza in smart working?
- quali sono le responsabilità del datore di lavoro?
- pro e contro dello smart working.
- quali lavori si possono fare in smart working?
cosa significa smart working.
Lavorare da remoto (spesso identificato con il termine remote working o, più impropriamente, smart working) significa svolgere una percentuale, più o meno cospicua, delle proprie prestazioni lavorative da casa, tramite computer e specifici programmi digitali.
Ovviamente, ciò non è possibile per tutte le professioni, ma la trasversalità della tecnologia permette oggi di svolgere a distanza un’ampia gamma di attività.
Una delle caratteristiche distintive del lavoro da remoto è la necessità di organizzare autonomamente il proprio lavoro e strutturare la giornata lavorativa in base alle proprie esigenze. Questa flessibilità permette di conciliare meglio le responsabilità professionali e personali, creando un ambiente di lavoro che sia cucito su misura sui propri ritmi e impegni (leggi anche: work life balance, cos’è e come favorire l’equilibrio vita lavoro).
come viene definita la modalità di lavoro agile?
Per lavoro agile si intende “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.
legge smart working: cosa dice la normativa.
Lo smart working per le aziende italiane è regolato dalla legge 81 del 22 maggio 2017, “Jobs Act lavoro autonomo”.
Qualunque organizzazione che decida di attivare forme di lavoro a distanza è tenuta a rifarsi a questa normativa e rispettarne le regole. Inoltre, prima di implementare lo smart working, il datore di lavoro e il dipendente devono stipulare un accordo individuale scritto che ne disciplina lo svolgimento.
chi ha diritto allo smart working?
Il decreto anticipi, n. 145/2023, è stato recentemente convertito in legge e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 293 del 16 dicembre 2023. Tra le modifiche apportate, spicca la proroga dello smart working solo per determinate categorie di lavoratori, che ora si estende fino al 31 marzo 2024.
Chi sono i principali beneficiari di questa proroga?
La legge interessa principalmente due categorie di lavoratori:
- i genitori con figli minori di 14 anni
- i lavoratori che nell'ambito della sorveglianza sanitaria risultano maggiormente esposti a rischio di contagio Covid-19*
Per quanto riguarda i genitori con figli sotto i 14 anni, la possibilità di utilizzare lo smart working è condizionata oltre che alla compatibilità con le attività svolte, alla mancanza di un altro genitore lavoratore nel nucleo familiare che usufruisce di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell'attività lavorativa.
Per queste due categorie è inoltre confermata la possibilità di utilizzo dello smart working anche in assenza degli accordi individuali, come previsto dalla normativa emergenziale introdotta per la gestione degli impatti covid-19 (cd. regime semplificato).
come funzionano gli orari di lavoro per lo smart working?
Per quanto riguarda gli orari di lavoro della modalità a distanza, gli smart worker hanno gli stessi diritti e doveri dei normali dipendenti.
I limiti per la durata massima del turno giornaliero e per il monte ore settimanale sono, quindi, quelli stabiliti a livello di contrattazione collettiva. È, inoltre, fondamentale garantire ai lavoratori il diritto a svolgere la propria attività nel rispetto dei tempi di vita del diritto alla disconnessione.
retribuzione e smart working: come funziona.
Lo stipendio del dipendente in smart working rimane inalterato. Inoltre, anche il livello delle sue responsabilità rimane costante, analogamente a quanto accadrebbe se svolgesse normalmente le sue mansioni in ufficio.
cosa stabilisce l’accordo individuale per lo smart working?
Nell’accordo stipulato tra le parti devono essere esplicitati i requisiti della collaborazione, la durata, il tempo e la modalità di recesso, nonché le misure per la tutela della salute e sicurezza.
Nell'accordo in forma scritta, quindi, è necessario descrivere quelle che saranno le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori delle sedi aziendali.
Inoltre, è necessario esplicitare il potere direttivo dei superiori, gli strumenti da impiegare, gli orari e i tempi di riposo.
Infine, nell'accordo che definisce il rapporto di smart working devono essere specificati anche i termini di recesso.
- Per quanto riguarda i lavori a tempo indeterminato, in ogni caso, il preavviso non può essere inferiore ai 30 giorni, con la sola eccezione del recesso con giustificato motivo.
- Nel caso di lavoratori con disabilità, il limite non può essere inferiore a 90 giorni.
com'è strutturato un accordo individuale di smart working?
Ecco un fac simile di un accordo di smart working che datore di lavoro e dipendente devono sottoscrivere. (Fonte: Studio Cataldi)
cosa prevede la norma sulla sicurezza in smart working?
La normativa spiega che il dipendente è tenuto a osservare le necessarie misure di prevenzione disposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all'esecuzione della prestazione all'esterno dei locali aziendali.
Oltre questo, bisogna precisare che il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni e contro le malattie professionali anche per quanto riguarda l'attività lavorativa svolta da remoto.
quali sono le tutele assicurative per lo smart worker?
L’articolo 23 della legge 81 estende la tutela Inail anche al dipendente in modalità di lavoro agile.
L’infortunio sul lavoro, per essere definito tale, deve avere diretta connessione con la prestazione lavorativa “anche con riguardo alla fattispecie dell’infortunio in itinere”, ovvero quello che può occorrere nel percorso di andata e ritorno dalla propria abitazione al luogo prescelto per la propria attività, esterno ai locali aziendali.
si può beneficiare dei permessi della legge 104 in smart working?
Così come i dipendenti che lavorano in presenza in azienda, anche i lavoratori agili hanno diritto a ferie, malattie e permessi, compresi quindi quelli previsti dalla legge 104.
La normativa emergenziale inoltre ha riconosciuto e prevede tuttora il diritto o comunque l’accesso prioritario allo smart working a specifiche categorie di lavoratori individuate dalla stessa normativa.
quali sono le responsabilità del datore di lavoro?
L’articolo 18 della legge 81 spiega che “il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.
Spetta, inoltre, al datore di lavoro stilare, con cadenza annuale, un’informativa scritta, indirizzata al dipendente e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, nella quale vengano evidenziati “i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro”.
Anche la denuncia di eventuali infortuni è compito del datore di lavoro, il quale ha l’obbligo di segnalarli all’Inail.
come organizzare lo smart working al meglio in azienda?
Per un’efficace gestione comunicativa sia “dall’alto verso il basso”, sia “dal basso verso l’alto”, ecco alcuni punti chiave da seguire:
- Empatia e ascolto attivo: è necessario mettersi nei panni dell’interlocutore, in modo da cogliere sia ciò che sta dicendo ma, soprattutto, il non detto.
- Capacità di muoversi nell’incertezza: i lavoratori tendono a dare maggiore fiducia a chi sa dare una prospettiva credibile di riuscita anche nei momenti più complessi.
- Comunicazione trasparente: è necessario evitare una comunicazione ridondante e poco chiara che rischia di generare un clima di sfiducia. Anche l’ammissione di non avere tutte le risposte nel momento in cui si parla può essere una strategia consigliabile nell’ottica di una comunicazione trasparente.
pro e contro dello smart working.
L'adozione dello smart working, o lavoro agile, ha indubbiamente rivoluzionato il modo in cui le persone affrontano la loro attività lavorativa, offrendo vantaggi, ma proponendo anche sfide complesse.
Tra i benefici principali, spiccano:
- la flessibilità degli orari
- la riduzione degli spostamenti
- il miglioramento della qualità della vita dei dipendenti.
Tuttavia, la mancanza di una separazione chiara tra spazio lavorativo e personale può portare a una sfocatura dei confini, compromettendo il benessere mentale e il work life balance.
Inoltre, la comunicazione e la collaborazione possono risultare sfidanti, richiedendo soluzioni digitali efficienti. Trovare l'equilibrio giusto tra autonomia e gestione delle performance è cruciale.
Ecco nel dettaglio vantaggi e svantaggi.
quali sono i vantaggi dello smart working?
Lo smart working presenta diversi vantaggi che contribuiscono a migliorare l'esperienza lavorativa e aumentare l'efficienza.
- Flessibilità degli orari: lo smart working consente ai dipendenti di gestire in modo più flessibile il proprio tempo di lavoro, adattandolo alle proprie esigenze personali e ottenendo un miglior equilibrio tra vita professionale e personale.
- Riduzione degli spostamenti: eliminando la necessità di spostarsi fisicamente sul luogo di lavoro, lo smart working contribuisce a ridurre il traffico, l'inquinamento e il tempo impiegato per gli spostamenti, promuovendo una maggiore tutela dell’ambiente.
- Aumento della produttività: molti lavoratori trovano che lavorare da casa o in ambienti più familiari migliora la concentrazione e la produttività, riducendo le distrazioni e consentendo una maggiore autonomia nel completare le attività assegnate.
- Miglioramento del benessere: la flessibilità offerta dallo smart working può contribuire a ridurre lo stress legato agli spostamenti e promuovere un ambiente di lavoro più confortevole, favorendo così il benessere complessivo dei dipendenti.
- Accesso a talenti globali: le aziende possono attingere a una più ampia base di talenti in tutto il mondo, senza vincoli geografici, consentendo la creazione di team più diversificati e l'accesso a competenze specializzate (leggi anche: talent acquisition, cos’è e perché è importante).
- Risparmio di costi: la riduzione della necessità di spazi fisici per uffici e infrastrutture correlate può tradursi in risparmi significativi per le aziende, contribuendo a ottimizzare i costi operativi.
- Risposta agli eventi straordinari: lo smart working può essere una risorsa preziosa in situazioni eccezionali come pandemie o eventi climatici, consentendo alle aziende di mantenere la continuità operativa anche in circostanze difficili.
quali sono gli svantaggi dello smart working?
Lo smart working può presentare anche alcuni svantaggi che possono influenzare sia i dipendenti che le aziende.
- Isolamento e mancanza di interazione sociale: lavorare da remoto può portare a un senso di isolamento, mancanza di interazione sociale e isolamento professionale, poiché i dipendenti potrebbero perdere il contatto diretto con colleghi e superiori.
- Difficoltà nella comunicazione: la comunicazione virtuale può essere meno efficace rispetto a quella faccia a faccia. La mancanza di segnali non verbali e di incontri casuali può portare a malintesi, ritardi nella risposta e problemi di coordinazione.
- Gestione delle prestazioni: per alcuni dipendenti, la mancanza di supervisione diretta può rappresentare una sfida, poiché la gestione delle prestazioni diventa più complessa senza la presenza fisica e la supervisione costante.
- Distrazioni domestiche: lavorare da casa può essere disturbato da distrazioni domestiche, come familiari, animali domestici o compiti domestici, che possono influire sulla concentrazione e sulla produttività.
- Confini sfumati tra vita professionale e personale: la mancanza di una separazione fisica tra luogo di lavoro e spazio domestico può portare a una sfocatura dei confini tra vita professionale e personale, facendo sì che alcuni dipendenti siano sempre "sul lavoro" e non mantengano un corretto work life balance.
- Problemi tecnologici: problemi di connessione, interruzioni di rete e altri inconvenienti tecnologici possono causare ritardi e interruzioni nelle attività lavorative.
- Sicurezza informatica: lavorare in remoto può aumentare i rischi di sicurezza informatica, poiché i dipendenti potrebbero non avere accesso alle stesse misure di sicurezza informatica presenti nei luoghi di lavoro tradizionali.
- Mancanza di equità: alcuni dipendenti potrebbero non avere accesso a un ambiente di lavoro adeguato a casa, creando disuguaglianze nell'esperienza di smart working tra i membri del team.
- Perdita di cultura aziendale: La mancanza di interazione fisica può rendere più difficile mantenere e trasmettere la cultura aziendale, influenzando l'identità e il senso di appartenenza dei dipendenti.
quali lavori si possono fare in smart working?
Nonostante la prevista e naturale diminuzione rispetto al periodo pandemico, lo smart working e il lavoro remoto rimangono una realtà consolidata per molti professionisti.
Nel corso del 2023, la diminuzione del numero di dipendenti che operano da casa è stata meno accentuata rispetto al declino registrato tra il 2021 e il 2022.
Secondo i dati dell'Employer Brand Research, i professionisti con un livello di istruzione più elevato adottano con maggiore frequenza il lavoro a distanza (42%) rispetto a coloro con un livello di istruzione inferiore (20%), poiché le loro mansioni sono spesso più adatte a questa modalità.
Oggi, molte professioni consentono di svolgere l'intera attività in remoto senza compromettere la qualità del lavoro. Ciò coinvolge sia occupazioni più convenzionali che ruoli professionali emergenti, i quali hanno acquisito rilevanza grazie all'introduzione e all'avanzamento degli strumenti digitali.
Tra le figure principali, è possibile menzionare:
scopri quali sono i lavori più richiesti in Italia: mansioni, retribuzione e molto altro.
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