Le trasferte di lavoro sono situazioni in cui un lavoratore, per un periodo di tempo limitato, è operativo in un luogo diverso da quello abituale per esigenze professionali.
È un’occasione per crescere professionalmente, ampliare il proprio network e acquisire nuove competenze. Tuttavia, la vita del lavoratore inviato in trasferta non è priva di difficoltà: valigia sempre pronta, cambi ricorrenti di abitudini, treni in ritardo, impegni che si accavallano e ritmi frenetici possono rendere tutto particolarmente stancante.
Scopriamo cos'è la trasferta di lavoro, quali sono i suoi pro e i suoi contro e come affrontare lo stress che spesso accompagna spostamenti temporanei e occasionali di questo tipo.
indice dei contenuti:
che cosa è la trasferta di lavoro?
Il luogo di lavoro, inteso come lo spazio fisico in cui il lavoratore deve recarsi quotidianamente per svolgere la prestazione lavorativa, è una delle condizioni contrattuali concordate con il datore di lavoro al momento della firma del contratto.
Durante il rapporto di lavoro, può accadere che al dipendente venga richiesto di svolgere temporaneamente le sue attività in una sede diversa da quella abituale prevista dal contratto di lavoro per soddisfare specifiche esigenze di servizio: questa situazione prende il nome di “trasferta di lavoro”.
come funziona la trasferta per lavoro?
Affinché si possa parlare di trasferta, lo spostamento deve avere una natura temporanea e occasionale, ovvero essere legato a esigenze transitorie che non erano prevedibili al momento della stipula del contratto: incontri con clienti e fornitori, partecipazione a fiere, congressi, riunioni o conferenze, invito a svolgere un incarico in una sede di lavoro diversa.
La durata di una trasferta di lavoro può variare da un solo giorno a diverse settimane. La decisione di mandare uno o più dipendenti in trasferta spetta al datore di lavoro, che ha il diritto di scegliere autonomamente in base alle necessità temporanee dell’azienda.
Questi spostamenti comportano inevitabilmente una serie di costi per il lavoratore: vitto, alloggio, biglietti per i trasporti pubblici, noleggio auto. Spesso il lavoratore deve anticipare queste spese, per poi richiedere il rimborso per la trasferta di lavoro al datore di lavoro.
Per comprendere quale trattamento economico si applica alle trasferte e a quale tipo di rimborso si ha diritto, è essenziale distinguere tra trasferte all'interno del territorio comunale dove si trova la sede abituale di lavoro e quelle che avvengono all’esterno di esso (anche all'estero).
Nel caso di trasferte all'interno del comune dove è situata la sede di lavoro, i rimborsi sono soggetti a tassazione, la quale segue le stesse regole in tutti i comuni, indipendentemente dalla loro dimensione e dalla loro estensione. Un'eccezione è rappresentata dalla casistica dei rimborsi per le spese di viaggio e trasporto, comprovati da documenti provenienti dal vettore (es. mezzi di trasporto pubblico, taxi, servizi di car o bike sharing) che pertanto non risultano concorrere al reddito di lavoro dipendente.
Quando la trasferta si svolge fuori dal territorio comunale della sede di lavoro, la tassazione dei rimborsi spese varia in base al tipo di rimborso e alla natura delle spese sostenute. Esistono tre modalità principali di rimborso:
- rimborso forfettario. Il lavoratore riceve un’indennità di trasferta giornaliera prestabilita dal contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) di riferimento. Ha il vantaggio di evitare la presentazione analitica del dipendente;
- analitico. Al rientro dalla trasferta, il lavoratore deve presentare una rendicontazione esatta e puntuale di tutti i costi sostenuti durante la trasferta, la cosiddetta “nota spese”. Quest’ultima è un documento che riporta l'importo speso, il luogo, la data e la tipologia di spesa effettuata. Alla nota spese devono essere allegati i giustificativi, come ricevute e scontrini fiscali;
- misto. Alcune spese sono coperte da un’indennità fissa stabilita dal CCNL applicato, altre invece vengono rimborsate attraverso documentazione e giustificativi.
Questo trattamento economico si applica anche alle trasferte all'estero, ma con una differenza: il tetto massimo dell’indennità spettante al lavoratore è diverso, come definito dal CCNL di riferimento. Così come la soglia di esenzione ai fini della non concorrenza a formare il reddito, che risulta maggiore rispetto alla trasferta Italia.
trasferte di lavoro: pro e contro.
Le trasferte di lavoro sono una grande opportunità. Permettono di esplorare nuovi posti, conoscere realtà diverse e uscire dalla propria zona di comfort, il che può essere estremamente utile per crescere sia professionalmente che personalmente.
Inoltre, le trasferte rappresentano un'occasione unica per incontrare persone interessanti, stringere nuove relazioni e fare networking. Questo può rivelarsi prezioso non solo per ampliare i propri orizzonti professionali, ma anche per accedere a nuove opportunità di carriera.
Un altro vantaggio delle trasferte di lavoro è la possibilità di responsabilizzarsi. Gestire in autonomia viaggi, impegni e spostamenti richiede una buona organizzazione, capacità di adattamento e abilità nel risolvere problemi imprevisti. Queste qualità sono molto apprezzate dai datori di lavoro e possono diventare un fattore determinante per ottenere una promozione o un avanzamento di carriera.
Viaggiare per lavoro può anche essere una fonte di motivazione e soddisfazione personale. Avere la possibilità di scoprire nuove culture, incontrare persone interessanti e affrontare sfide diverse può rendere l’esperienza lavorativa più dinamica e stimolante. Questo aiuta a mantenere alta la motivazione e ha ricadute positive sulla produttività.
Tuttavia, chi si trova a trascorrere molte notti al mese fuori casa per le trasferte di lavoro può riscontrare una serie di problemi che hanno conseguenze sul benessere e sulla salute. Stiamo parlando di maggiore stress, difficoltà a dormire bene, irritabilità, sedentarietà e tristezza. Se si tratta di viaggi all’estero, poi, le eventuali ore di fuso potrebbero amplificare i disturbi.
Viaggiare per lavoro può essere pesante per una serie di motivazioni, come:
- sovraccarico di lavoro che si accumula ancora di più quando non si ha possibilità di svolgerlo in tranquillità seduti alla scrivania;
- difficoltà ad avere un rapporto continuativo con i colleghi e conseguenti incomprensioni;
- stati di ansia dovuti alle attese per eventuali ritardi di treni e/o aerei o per il traffico se la trasferta prevede spostamenti in macchina;
- pressione relativa al raggiungimento degli obiettivi di business.
Il fatto, poi, di avere la valigia sempre pronta, di spezzare le abitudini, di dormire su un letto diverso dal proprio, è causa di disagio e agitazione. Anche i pendolari possono esserne colpiti: chi, infatti, è costretto a spostarsi tutti i giorni per andare al lavoro potrebbe dover affrontare gli stessi disturbi.
come affrontare lo stress causato dai viaggi di lavoro?
Gli effetti collaterali dei business travel, però, possono essere neutralizzati. Molte aziende, infatti, prevedono programmi dedicati alla gestione del personale e finalizzati a supportare i dipendenti che sono spesso in trasferta.
Una soluzione è senza dubbio rappresentata dallo smart working, ovvero dalla possibilità per il dipendente di lavorare da casa una volta alla settimana o secondo le esigenze aziendali.
Non solo l’azienda: anche il lavoratore può attivare una serie di comportamenti per allontanare stress e agitazione da trasferta. Prima di tutto, può assumere un atteggiamento positivo. Tutti noi sappiamo che le cose intorno cambiano a seconda del punto di vista dal quale le osserviamo. Questo vale tanto nella vita privata quanto in quella lavorativa.
Oltre che attraverso l’atteggiamento, il dipendente può neutralizzare eventuali stati di agitazione dovuti alle trasferte di lavoro con qualche piccolo accorgimento:
- curare la salute attraverso alimentazione e sport;
- concentrarsi nei momenti di pausa e nei weekend solo su quello che gli piace e lo fa stare bene;
- chiedere supporto ad amici, parenti e colleghi;
- organizzare in maniera dettagliata e strutturata gli impegni e le attività lavorative in modo da avere la situazione sotto controllo.
Possono sembrare suggerimenti banali - è vero - ma spesso sono le cose più semplici a fare la differenza. Bisogna ascoltarsi per imparare a capire come affrontare le situazioni meno piacevoli. E lo stress da trasferta di lavoro sarà solo un brutto ricordo.
è possibile rifiutare di andare in trasferta?
Il datore di lavoro stabilisce le modalità con cui il dipendente deve svolgere le proprie mansioni e può chiedergli di andare in trasferta, ovvero di lavorare in un luogo diverso da quello abituale per un periodo di tempo limitato.
Questa facoltà è espressione del suo potere direttivo e, in generale, il lavoratore non può rifiutarsi di partire. In caso di rifiuto, il datore di lavoro può avviare un procedimento disciplinare e applicare sanzioni proporzionate alla gravità dell’insubordinazione, in conformità con quanto previsto dal CCNL di riferimento in materia di provvedimenti disciplinari.
Naturalmente, la trasferta è legittima solo se motivata da reali esigenze di servizio. Il lavoratore che rifiuta la trasferta perché tali esigenze non sussistono non può essere considerato in torto. Allo stesso modo, è giustificato se rifiuta la trasferta per motivati e comprovati impedimenti, come l'assistenza a un familiare.
Spesso, i dipendenti sono tentati a inventare scuse per non andare in trasferta. Questo può avvenire per vari motivi: dal desiderio di evitare lo stress e la fatica del viaggio a impegni personali o familiari non ufficialmente riconosciuti come validi impedimenti. È importante però conoscere le possibili conseguenze di un tale comportamento.
Inventare scuse per non andare in trasferta può infatti danneggiare seriamente il rapporto di fiducia con il datore di lavoro. Se quest’ultimo scopre che le giustificazioni fornite non sono reali, il dipendente può essere soggetto a sanzioni disciplinari, che possono variare dalla semplice ammonizione fino al licenziamento per giusta causa.
Il licenziamento è una conseguenza estrema ma possibile, soprattutto se la trasferta è importante per l’azienda. È bene ricordare che il datore di lavoro ha il diritto di richiedere la trasferta e di verificare la legittimità del rifiuto.
Per questo motivo, è sempre meglio affrontare la situazione con trasparenza e onestà. Se ci sono motivi che impediscono la partenza o la rendono difficoltosa, è consigliabile discuterne apertamente con il proprio datore di lavoro, cercando soluzioni alternative che rispettino le esigenze di entrambe le parti.
