La trasferta di lavoro è quella situazione in cui il dipendente è chiamato a svolgere temporaneamente la propria attività lavorativa in un luogo diverso da quello abituale. SI tratta di una decisione che il datore di lavoro può prendere autonomamente in base alle necessità temporanee dell’azienda.
Oltre alla normale retribuzione, il dipendente può avere diritto al rimborso delle spese sostenute durante la trasferta, come quelle relative a viaggio, vitto e alloggio. A queste spese può aggiungersi anche un’indennità, detta indennità di trasferta, che ha lo scopo di compensare il disagio causato dal lavoro svolto lontano dal luogo di lavoro abituale.
In generale, la disciplina della trasferta è trattata dalla contrattazione collettiva di settore, sia sotto il profilo normativo che economico.
Scopriamo, quindi, cos'è l'indennità di trasferta, cosa cambia se avviene in Italia o all'estero, come si calcola, quando spetta al lavoratore e in quali circostanze può essere negata.
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trasferte all'estero e in Italia.
Le modalità di rimborso delle spese sostenute dal lavoratore variano in base al fatto che la trasferta avvenga all’interno dello stesso Comune in cui si trova la sede abituale di lavoro o al di fuori di esso (anche all’estero).
In caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, il rimborso spese concorre integralmente alla formazione del reddito dipendente, fatta eccezione per le spese di trasporto comprovate da documenti dei vettori e dai fogli presenze.
Se, invece, la trasferta avviene al di fuori del Comune in cui si trova la sede abituale di lavoro o all’estero, il lavoratore può beneficiare di un rimborso spese per viaggio, vitto, alloggio e altre necessità correlate, che può essere erogato in diverse forme:
- forfettario. Il dipendente riceve un’indennità giornaliera stabilita dal contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) applicato, senza dover presentare una rendicontazione dettagliata delle spese sostenute. Questo tipo di rimborso è semplice da gestire e si basa su una cifra fissa che copre le spese generali della trasferta. Questo tipo di indennità di trasferta è esclusa dall'imponibile fiscale e contributivo fino all'importo massimo di euro 46,48 al giorno, nei casi di trasferte all'interno del territorio italiano, e di euro 77,47 al giorno nei casi di trasferte all'estero;
- analitico o a piè di lista. Richiede che il lavoratore compili una nota spese dettagliata, elencando tutte le spese sostenute durante la trasferta, con data, luogo e tipologia di spesa. Ogni voce deve essere giustificata da documenti come scontrini, ricevute o fatture Nel rimborso analitico non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentate;
- misto. Alcune spese vengono coperte con un’indennità fissa, mentre altre necessitano di una rendicontazione analitica con relativi giustificativi.
Oltre ai rimborsi spese, il dipendente può avere diritto a un’indennità di trasferta per compensare il disagio di svolgere la prestazione lavorativa lontano dalla sede di lavoro abituale. Tuttavia, questa indennità non è garantita a tutti i dipendenti perché dipende dalle condizioni stabilite nel CCNL di riferimento. L’indennità di trasferta può essere corrisposta per ogni giorno di trasferta, compresi giorni non lavorativi come riposi settimanali, festività o assenze per malattia o infortunio.
Sia i rimborsi spese che l’indennità di trasferta sono soggetti a tassazione, ma esistono delle soglie entro cui le somme erogate dal datore di lavoro e percepite dal lavoratore sono esenti da tassazione e contributi.
Come vedremo più avanti, la modalità di tassazione dei rimborsi spese varia a seconda che le trasferte avvengano all'interno del territorio comunale dove si trova la sede abituale di lavoro o al di fuori di esso (anche all’estero).
Un discorso simile vale per l’indennità di trasferta: la tassazione è il limite di esenzione fiscale e differisce in caso di trasferta in Italia o all’estero. Il regime fiscale applicato è influenzato anche dal riconoscimento o meno dei rimborsi spese e delle modalità con cui questi rimborsi vengono erogati.
come si calcolano le indennità di trasferta.
Il trattamento economico dei rimborsi spese per le trasferte di lavoro, con specifico riferimento all’indennità prevista per i lavoratori a cui si applica il rimborso forfettario o misto, varia in base al CCNL di riferimento, il quale stabilisce il tetto massimo dell’indennità spettante al lavoratore, che varia in base al fatto che la trasferta si svolga in Italia o all’estero.
Per quanto riguarda il trattamento fiscale, se la trasferta avviene all'interno del Comune in cui è situata la sede di lavoro abituale, i rimborsi spese (escluse le spese documentate per viaggio e trasporto) concorrono alla formazione del reddito dipendente e sono soggetti a tassazione, senza differenze legate alla dimensione o all’estensione del Comune di riferimento.
Quando, invece, la trasferta si svolge al di fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro o all’estero, esistono specifiche soglie di esenzione fiscale che variano in base alla tipologia di rimborso spese scelta dal datore di lavoro.
La normativa prevede un’esclusione dal punto di vista fiscale e contributivo entro limiti giornalieri di 46,48 euro per le trasferte in Italia e di 77,47 euro per le trasferte all’estero.
Per i rimborsi analitici non sono previsti limiti di esenzione fiscale, a condizione che tutte le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute durante la trasferta siano documentate. Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale sono deducibili per il datore di lavoro per un ammontare giornaliero non superiore a 180,76 euro. Quando si tratta di trasferte all’estero, l’importo deducibile sale a 258,23 euro. Per i rimborsi forfettari o misti, invece, non ci sono limiti riguardo alla deducibilità dal reddito d’impresa.
Anche l’indennità di trasferta viene calcolata in base a quanto stabilito dal contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) applicabile: l’importo può essere fisso o definito come una percentuale della retribuzione giornaliera.
Sebbene ogni CCNL preveda indicazioni specifiche sul trattamento economico dell’indennità di trasferta, è possibile identificare alcuni criteri che ne influenzano il calcolo indipendentemente dal contratto collettivo applicabile:
- l’importo dell’indennità può variare in base alla necessità di coprire le spese per pasti o pernottamenti, con cifre diverse a seconda della situazione;
- alcuni contratti prevedono che venga riconosciuto un compenso anche per il tempo di viaggio dal Comune in cui è situata la sede di lavoro abituale al luogo della trasferta;
- l’importo dell’indennità può aumentare se la trasferta richiede uno o più pernottamenti fuori sede;
- se la trasferta è di più giorni e supera, ad esempio, un mese, l’indennità giornaliera spettante al lavoratore potrebbe essere ridotta;
- se le trasferte sono molto frequenti, l’indennità potrebbe essere soggetta a una riduzione;
- in certi casi, l’indennità è riconosciuta solo se la trasferta avviene oltre un determinato limite territoriale, come fuori dalla provincia o dalla regione.
L’art. 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) stabilisce che l’indennità di trasferta sia esente da imposte e contributi, a condizione che non superi determinate soglie.
Per le trasferte nazionali, l’indennità è esente da IRPEF e contributi INPS fino a 46,48 euro al giorno, mentre per quelle all’estero la soglia sale a 77,46 euro. Ad esempio, se un dipendente riceve un’indennità di 120 euro per una trasferta all'estero, le imposte e i contributi saranno applicati solo ai 42,54 euro che eccedono la soglia di esenzione.
Se il datore di lavoro, oltre all’indennità di trasferta, corrisponde al lavoratore anche il rimborso spese per vitto o alloggio, i limiti per l'esenzione dell'indennità scendono a 30,89 euro per le trasferte nazionali e a 51,64 euro per quelle estere.
In caso di rimborso spese analitico o a piè di lista, le soglie di esenzione dell’indennità si riducono ulteriormente: 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia e 25,82 euro per quelle all’estero.
quando si ottiene l'indennità di trasferta.
L'indennità di trasferta si ottiene quando il dipendente, su richiesta del datore di lavoro, deve spostarsi temporaneamente dalla sede abituale di lavoro per prestare servizio in un luogo diverso situato all’interno dello stesso Comune, in un Comune differente o all’estero.
Perché sia riconosciuta, l'indennità deve essere prevista dal contratto collettivo nazionale di lavoro di riferimento. Inoltre, è necessario che lo spostamento del lavoratore sia limitato nel tempo e finalizzato allo svolgimento di attività necessarie per l’azienda.
L'indennità di trasferta è parte della retribuzione e, quindi, figura in busta paga.
negazione indennità di trasferta.
L'indennità di trasferta e il rimborso non sono dovuti per le spese che il dipendente sostiene per recarsi nella sua sede di lavoro abituale, ossia il tragitto “casa-lavoro”. È il caso, per esempio, del carburante o dei biglietti per i mezzi pubblici.
Queste prestazioni non sono previste anche quando il lavoratore viene trasferito in modo permanente in un'altra sede. In questo caso, infatti, non si parla più di trasferta, ma di trasferimento, che comporta un cambiamento definitivo del luogo in cui viene svolta la prestazione lavorativa ed è regolato da norme diverse.
Gestire correttamente l’indennità di trasferta è fondamentale per tutelare i diritti dei lavoratori. Noi di Randstad siamo un partner affidabile per tutto ciò che riguarda il mondo del lavoro e possiamo offrirti un supporto dedicato.
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