lettera di intenti: cos'è, a che cosa serve e come si scrive.

La lettera di intenti è un documento formale utilizzato per delineare i termini preliminari di un accordo tra due o più parti. Viene spesso impiegata in ambito commerciale, legale o aziendale per manifestare l’interesse a collaborare, stipulare un contratto o avviare una trattativa.

Anche se, nella maggior parte dei casi, non è legalmente vincolante, la lettera di intenti rappresenta un impegno tra le parti coinvolte e definisce i punti chiave di un potenziale accordo. Questo documento serve quindi a chiarire le intenzioni e a facilitare il processo negoziale.

Vediamo nel dettaglio cos’è una lettera di intenti, a cosa serve, come si scrive e quali vantaggi può offrire.

indice dei contenuti:

• cos'è una lettera di intenti.
• a cosa serve.
• come si scrive una lettera di intenti.
• i vantaggi di una lettera di intenti.

cos'è una lettera di intenti.

La lettera di intenti è un documento utilizzato per esprimere l'interesse di due o più parti a stringere un accordo o a intraprendere una collaborazione futura. Viene redatta nella fase iniziale del processo negoziale, prima di firmare contratti vincolanti, e ha lo scopo di delineare in modo chiaro e trasparente i termini e le condizioni che le parti si impegnano a discutere e, possibilmente, a formalizzare in un accordo definitivo.

Può essere considerata una sorta di bozza di un accordo formale perché definisce i principali punti sui quali le parti hanno trovato un’intesa preliminare. Tuttavia, a differenza di un contratto vero e proprio, la lettera di intenti non ha valore legale vincolante, almeno non nella sua totalità. Alcune sezioni, come le clausole di riservatezza o di esclusiva, possono essere legalmente vincolanti, a seconda di come vengono formulate.

Come è chiaro, la lettera di intenti rappresenta un passo intermedio fondamentale nel processo negoziale. Serve a formalizzare l’interesse reciproco delle parti a collaborare, senza però vincolare legalmente i firmatari a portare a termine l’accordo, offrendo così un quadro di riferimento per le trattative future.

a cosa serve. 

La lettera di intenti serve a mettere nero su bianco le basi di un accordo futuro tra due o più parti, stabilendo chiaramente le intenzioni reciproche e i principali termini di un'eventuale collaborazione. È uno strumento essenziale che consente di avere una traccia scritta e condivisa degli obiettivi e delle aspettative prima di impegnarsi formalmente con un contratto. In questo senso, è utile per evitare malintesi e disallineamenti tra le parti durante il processo di negoziazione, consentendo di proseguire le trattative con una visione più chiara e definita.

Questo documento può essere utilizzato in diversi contesti. Uno dei suoi principali utilizzi è nelle trattative commerciali, dove le aziende, ad esempio, possono definire preliminarmente le condizioni per una fusione, un'acquisizione o una partnership strategica. In questi casi, la lettera di intenti permette di stabilire i termini economici, le responsabilità e le aspettative reciproche, senza però vincolare immediatamente le parti a portare a termine l'accordo. Serve a gettare le basi per le future trattative e a far sì che entrambi i soggetti abbiano chiari i punti salienti su cui concentrarsi nei negoziati successivi.

Un altro contesto in cui si utilizza frequentemente la lettera d’intenti è quello immobiliare, sia per compravendite che per locazioni. In questo caso, il documento funge da pre-accordo in cui vengono definiti i termini della transazione, come il prezzo dell’immobile, le modalità di pagamento, la tempistica dell’operazione e le condizioni di utilizzo. Questo passaggio preliminare è particolarmente importante quando l’acquirente o il locatore ha bisogno di più tempo per completare le verifiche necessarie prima di procedere alla stipula del contratto definitivo.

Un ulteriore ambito di applicazione sono le trattative per l’assunzione di personale. In alcuni casi, soprattutto per posizioni dirigenziali o strategiche, le aziende possono decidere di redigere una lettera di intenti con un potenziale candidato per chiarire i termini dell'offerta lavorativa prima di redigere un vero e proprio contratto. Questo documento può includere informazioni relative alla durata del contratto, la retribuzione, i benefit e le condizioni di lavoro.

A differenza della lettera di impegno all’assunzione, quella di intenti non vincola l'azienda a procedere con l'assunzione. Tuttavia, permette di assicurarsi che il candidato sia d’accordo con le condizioni offerte e che le parti abbiano le stesse aspettative.

La lettera d’intenti può essere particolarmente utile in contesti internazionali, dove entrano in gioco diverse normative o giurisdizioni. In questi casi, stabilire un contratto preliminare con termini chiari può aiutare a evitare incomprensioni legali o culturali e a garantire che tutte le parti coinvolte abbiano compreso appieno gli obiettivi e le modalità dell'accordo.

come si scrive una lettera di intenti.

La lettera di intenti è spesso redatta su carta, anche se nulla vieta che possa essere predisposta in formato digitale. In entrambi i casi, deve avere una struttura chiara e ordinata per garantire che le informazioni più importanti siano presentate in modo efficace e comprensibile per tutte le parti coinvolte. 

Non esiste un modello universale per redigere una lettera di intenti, ma ci sono alcuni elementi fondamentali che non dovrebbero mai mancare per renderla efficace:

• intestazione. La lettera di intenti inizia con le informazioni relative alle parti coinvolte. Vanno indicate le generalità delle persone o delle aziende che prendono parte all’accordo, come nomi, indirizzi e dati di contatto;
• introduzione. Questa sezione serve a chiarire lo scopo della lettera, ovvero a stabilire le basi per un futuro accordo. È importante specificare che la lettera non costituisce un contratto vincolante, ma un impegno preliminare per definire i termini dell’accordo;
• descrizione dell'accordo. Qui vengono delineati i termini principali dell’accordo futuro. È necessario descrivere in modo dettagliato l’oggetto della trattativa, ovvero che cosa le parti intendono realizzare con l’accordo. Ad esempio, se si tratta di una partnership commerciale, questa sezione deve chiarire in che modo le parti collaboreranno, quali saranno le responsabilità di ciascuno e quali sono gli obiettivi principali dell’accordo;
• condizioni e termini principali. In questa parte vengono specificati i termini principali su cui si baserà l’accordo. Potrebbe includere dettagli economici, scadenze, modalità di pagamento, condizioni di consegna o qualsiasi altra informazione che le parti ritengono essenziale. Anche se la lettera non è vincolante, è utile includere questi dettagli per evitare fraintendimenti futuri;
• clausole di riservatezza. Spesso, la lettera di intenti include una clausola di riservatezza che obbliga le parti a mantenere segrete le informazioni scambiate durante le trattative. Questa clausola garantisce che i dati sensibili non vengano divulgati a terze parti;
• clausola di esclusiva. In alcuni casi, la lettera di intenti può contenere una clausola di esclusiva, per cui una delle parti si impegna a non avviare trattative con altri soggetti durante il periodo di negoziazione. Questa clausola è molto comune nelle trattative per fusioni o acquisizioni, dove è necessario che una parte abbia tempo per condurre una due diligence senza la preoccupazione che l'altra parte possa cercare altre offerte;
• tempistiche e scadenze. È utile specificare le tempistiche relative all’accordo. Questo include la data di scadenza della validità della lettera stessa, i tempi per la firma di un eventuale contratto finale e le scadenze per eventuali fasi intermedie come la verifica delle condizioni dell'accordo o la due diligence;
• clausole legali. Oltre alle clausole di riservatezza e di esclusiva, potrebbero esserci altre sezioni vincolanti, come quelle relative alle responsabilità preliminari delle parti o ai costi sostenuti durante la negoziazione;
• legge applicabile e giurisdizione. È fondamentale inserire un riferimento alla legge che regola la lettera d'intenti e al foro competente in caso di eventuali controversie. Questo garantisce che, qualora sorgano dispute, le parti sappiano chiaramente quale ordinamento giuridico verrà applicato per risolverle e quale tribunale avrà giurisdizione in merito;
• termini di recesso. Una parte della lettera deve essere dedicata all’interruzione delle trattative, specificando eventualmente le conseguenze che possono derivare da tale decisione;
• firma delle parti. La lettera di intenti si conclude con le firme delle parti coinvolte, a dimostrazione dell’accordo su quanto discusso e stabilito nel documento.

Quando la lettera di intenti viene utilizzata per finalità di assunzione, il documento serve a delineare i termini principali dell'offerta lavorativa prima della firma di un contratto definitivo. La lettera di intenti per l'assunzione dovrebbe includere i seguenti elementi:

• descrizione del ruolo che verrà ricoperto dal candidato, con una panoramica delle principali responsabilità;
• tipologia di contratto, se a tempo determinato o indeterminato. Specificare la durata nel caso di contratto a termine;
• dettagli sulla retribuzione offerta, comprensiva di bonus, incentivi, benefit aziendali, buoni pasto, auto aziendale o altri eventuali vantaggi;
• data di inizio. Specificare quando si prevede che il candidato inizi il lavoro e se ci sono condizioni particolari legate all’ingresso in azienda (ad esempio, il preavviso richiesto dal precedente datore di lavoro);
• condizioni di lavoro. Indicare l'orario di lavoro, le eventuali possibilità di smart working, la sede lavorativa e qualsiasi altra informazione pertinente;
• CCNL di riferimento;
• eventuali clausole.

Ecco un esempio di lettera di intenti finalizzata all'assunzione:

i vantaggi di una lettera di intenti.

La lettera di intenti offre diversi vantaggi, soprattutto nella fase iniziale di una trattativa. Uno dei principali è la possibilità di formalizzare l’interesse reciproco delle parti senza impegnarsi legalmente in modo vincolante. Questo consente di esplorare i dettagli dell’accordo in modo più sereno perché non c'è la pressione di dover immediatamente rispettare obblighi contrattuali.

Un altro vantaggio è la trasparenza che la lettera di intenti porta nel processo negoziale pre-contrattuale. Grazie a questo documento, tutte le parti coinvolte possono avere una visione chiara dei termini principali dell’accordo, evitando malintesi o incomprensioni. La formalizzazione scritta delle intenzioni permette anche di ridurre eventuali ambiguità e di fissare punti di riferimento per le fasi successive della negoziazione.

Inoltre, la lettera d’intenti è utile per facilitare la pianificazione delle trattative future. Definendo scadenze, condizioni economiche o clausole di riservatezza, le parti possono stabilire una roadmap per le prossime fasi della collaborazione, rendendo più efficienti e strutturate le interazioni.

Un altro importante vantaggio è la sicurezza. Anche se solitamente non è vincolante, la lettera può includere clausole di riservatezza o di esclusiva, che offrono protezione durante la fase negoziale.

Inoltre, la lettera di intenti è un ottimo strumento per gestire le aspettative, sia in ambito aziendale che personale, assicurando che tutte le parti siano allineate sugli obiettivi e sui termini dell'accordo prima di procedere con la stipula di un contratto definitivo.