workforce planning: cos'è la pianificazione del personale.

In un panorama aziendale sempre più competitivo, la gestione efficace delle risorse umane è diventata una delle chiavi per il successo di un’azienda. 

La pianificazione della forza lavoro (workforce planning) rappresenta una delle sue declinazioni più importanti, poiché le organizzazioni cercano costantemente modi per ottimizzare la composizione e la distribuzione del proprio capitale umano. 

Ma di cosa si tratta esattamente e come può influenzare positivamente le aziende?

In questo articolo, esploreremo:

• cosa si intende per pianificazione del personale
• qual è la sua importanza nell'attuale panorama aziendale 
• quali sono le migliori pratiche per implementarla con successo.

indice dei contenuti:

• cos'è il workforce planning (o pianificazione del personale)?
• quali sono i vantaggi di un workforce plan ben strutturato?
• quali sono le sei fasi della pianificazione del personale?
• quali sono le variabili di cui tenere conto nella propria pianificazione delle risorse umane?

cos'è il workforce planning (o pianificazione del personale)?

La pianificazione della forza lavoro è l’insieme delle attività (workforce planning processes) volte a garantire che l’azienda disponga delle persone giuste, con le giuste competenze, nei posti e nel momento giusto, al fine di assicurare il buon funzionamento dei processi aziendali e il raggiungimento degli obiettivi strategici. Tra queste:

• analisi, previsione e pianificazione della domanda e dell'offerta di forza lavoro
• valutazione delle lacune in termini di competenze e conoscenze
• determinazione degli interventi strategici per la corretta gestione e organizzazione del personale (strategic workforce planning).

La pianificazione strategica della forza lavoro, dunque, è un processo che si occupa del lungo termine e, in quanto tale, mira a garantire: 

• l’allineamento tra persone, competenze, posizioni e tempistiche per il raggiungimento degli obiettivi di business
• il miglioramento dell’esperienza del personale (presente e futuro) 
• un clima sereno e costruttivo, dettato dall'efficienza ed efficacia dei processi , con risvolti positivi anche su engagement, motivazione e, di riflesso, sull’employer brand dell’organizzazione.

Al giorno d’oggi, tali processi vengono sempre più supportati dalle nuove tecnologie e dall’introduzione di soluzioni per la gestione del personale che consentono di raccogliere, elaborare e restituire preziosi insights da grandi moli di dati.

quali sono i vantaggi di un workforce plan ben strutturato?

I vantaggi di una pianificazione del personale ben strutturata sono molteplici, non solo per l’azienda, ma anche per i dipendenti:

• allineamento tra strategie HR e obiettivi di business: la base per la pianificazione strategica del personale risiede nell'analisi dei dati. Questo comporta uno sforzo condiviso, tra responsabili delle risorse umane e management, per comprendere in che modo la people strategy possa supportare effettivamente gli obiettivi di business e quali caratteristiche dovrà possedere la popolazione aziendale al fine di adattarsi ai diversi scenari previsti dalla strategia aziendale. 
• efficiente allocazione delle risorse: mettere in relazione obiettivi aziendali e necessità di competenze e professionisti, consente ai responsabili hr di definire le giuste priorità in termini di investimenti per il capitale umano, focalizzandosi su programmi e azioni che possono generare il maggior valore per l’organizzazione. 
• ottimizzazione della gestione delle risorse umane: come conseguenza del punto precedente, la creazione di un workforce plan ben strutturato consente di organizzare in modo efficiente il personale e garantire che le competenze, conoscenze e attitudini vengano impiegate nel modo più appropriato in azienda. Questo può aiutare a ridurre gli sprechi e a migliorare la produttività.
• migliore risposta alle esigenze aziendali: se ben definita, la pianificazione della forza lavoro può risultare sufficientemente flessibile da essere adattata alle esigenze aziendali in evoluzione. Ciò consente all'organizzazione di reagire prontamente a cambiamenti nel mercato, nella domanda dei clienti o in altre eventuali situazioni impreviste.
• riduzione dei costi: una pianificazione accurata della forza lavoro può aiutare a ridurre i costi aziendali, in quanto evita sovraffollamenti o carenze di personale. Inoltre, può contribuire a identificare opportunità per ottimizzare i costi legati alle risorse umane.
• miglioramento delle performance aziendali: quando le risorse umane sono allineate in modo appropriato con gli obiettivi aziendali, l'organizzazione tende a raggiungere risultati migliori.
• attrazione e fidelizzazione dei talenti: un workforce plan che preveda opportunità di sviluppo professionale e un ambiente di lavoro favorevole può aiutare a attrarre talenti qualificati. Ciò, a sua volta, può ridurre il tasso di turnover del personale, che rappresenta spesso un costo significativo per un'azienda.
• miglioramento della cultura aziendale: una pianificazione oculata della forza lavoro può contribuire a creare una cultura aziendale positiva, in cui i dipendenti si sentono valorizzati, supportati e parte integrante del successo dell'organizzazione.

quali sono le sei fasi della pianificazione del personale?

La pianificazione della forza lavoro può articolarsi in diverse fasi. Vediamo quali sono le principali e in cosa consistono.

1 . definizione della direzione strategica.

Il primo passo per la definizione di un piano di workforce planning consiste nel comprendere gli obiettivi di medio-lungo termine dell’organizzazione e quali caratteristiche dovranno possedere le proprie persone per raggiungerli. 

Questo comporta la necessità di interrogarsi non solo su quelli che sono i piani dell’organizzazione per il futuro, ma anche sui fattori, interni ed esterni, che potrebbero supportarne o ostacolarne lo sviluppo. 

In questo momento, inoltre, è importante interrogarsi sullo stato attuale dei processi di workforce planning - se ne esistono - e quali saranno le esigenze future in termini di pianificazione. 

2. analisi dell’offerta di lavoro.

Lo step successivo del processo è legato all’analisi dell’attuale forza lavoro, sia interna, che esterna all'azienda, e alla comprensione della sua evoluzione nel corso del tempo. 

Innanzitutto sarà utile definirne il profilo in termini:

• anagrafici
• di tipologia di contratto
• di collocazione
• di livelli di performance e competenze. 

Fatto questo, in base a quanto stabilito nella fase precedente, sarà possibile stabilire in che misura l'attuale capitale umano è allineato alle esigenze di business in termini di competenze, attitudini, distribuzione interna o anzianità. 

Sulla base di questi elementi, inoltre, sarà possibile determinare:

• le posizioni chiave e quelle più difficili da ricoprire
• se vi siano criticità in termini di turnover del personale
• quanto l’attuale distribuzione dei dipendenti sia efficace o se potrebbe essere organizzata diversamente per facilitare la copertura del carico di lavoro. 

Inoltre, potrebbe essere utile interrogarsi sulla presenza di fonti di reclutamento, interne o esterne, per reperire professionisti qualificati. Questo, anche alla luce dell’offerta di personale nel mercato del lavoro, attuale e futuro, in termini di quantità, skill, competenze e valori.

3. analisi della domanda di lavoro.

Parallelamente all'analisi della domanda, è fondamentale interrogarsi anche sui requisiti, attuali e futuri, delle proprie persone. 

Aspetto che dovrà essere messo in stretta correlazione con i piani strategici di business, la direzione aziendale che si intenderà perseguire, nonché le eventuali evoluzioni in termini di processi, organizzazione del lavoro o adozione di tecnologie. 

Fattori, questi, che consentiranno di comprendere come, e se, i vari processi influenzeranno il carico di lavoro all’interno dell’organizzazione e come impatteranno sulla forza lavoro. 

4. analisi del gap tra domanda e offerta.

Ottenuto un quadro completo della situazione attuale e delle prospettive future dell’organizzazione, è possibile comprendere il divario tra domanda e offerta di capitale umano, come questo impatta sulle prestazioni aziendali e, di conseguenza, assegnare differenti priorità ai diversi ambiti di intervento. 

Tale gap deve essere definito tenendo in considerazione l'attuale profilo della forza lavoro e quello desiderato per il futuro. Potrebbe, pertanto, riguardare aspetti come:

• skill, competenze e attitudini 
• disponibilità di personale (in carenza o in eccesso)
• eterogeneità del capitale umano

5. definizione e implementazione della soluzione.

Analizzati e definiti tutti gli elementi di intervento, l'azienda deve impostare il piano di azione volto a raggiungere la situazione auspicata e correggere i gap esistenti. 

Passando all’operatività si deve, dunque, redarre il workforce plan, che dovrà:

• stilare un profilo dettagliato dell’attuale capitale umano e definire con precisione quello che dovrà essere in futuro
• specificare tutte le leve, azioni, politiche e programmi che verranno messi in campo al fine di raggiungere l’obiettivo desiderato in termini di workforce e processi (selezione, sviluppo di nuove skill e competenze, performance management, sistema di total reward e così via) 
• identificare gli impatti di ciascuna azione sulla forza lavoro e sull’azienda
• definire con precisione il valore che verrà apportato da ogni azione messa in campo
• definire quali saranno le conseguenze nel caso in cui l'azienda non dovesse essere in grado di colmare il gap esistente

Da questo lavoro scaturirà un action plan dettagliato, in grado di riportare nero su bianco come l’organizzazione intende agire per allineare le esigenze di personale e gli obiettivi strategici di business.

6. monitoraggio e ottimizzazione.

L’ultimo step del processo, come per ogni buona strategia, consiste nel monitoraggio delle attività implementate e nell'ottimizzazione dei processi. 

A questo proposito, dovranno essere impostati specifici KPI , che dovranno essere analizzati nel tempo per comprendere la bontà delle strategie adottate e il raggiungimento, o meno, degli obiettivi prefissati.

Questo può consentire all’azienda di identificare tempestivamente eventuali lacune o inefficienze e agire per massimizzare l’efficacia delle soluzioni adottate.

Inoltre, volendo considerare l’estrema dinamicità del mercato del lavoro e la crescente competitività del mercato di beni e servizi, il monitoraggio delle attività consente alle aziende di aggiornare le proprie strategie per far fronte ai relativi cambiamenti.

quali sono le variabili di cui tenere conto nella propria pianificazione delle risorse umane?

Stilare un piano di gestione della forza lavoro è un’operazione particolarmente complessa in quanto deve tenere in considerazione numerose variabili. 

Oltretutto, seppur le componenti base del workforce planning siano pressoché le medesime per ogni realtà, le dinamiche e le sfide specifiche possono cambiare nel tempo ed essere diverse a seconda di:

• obiettivi aziendali
• settore aziendale
• struttura organizzativa
• fattori economici (condizioni del mercato, inflazione, crescita economica)
• mercato del lavoro di riferimento e disponibilità di talenti 
• requisiti, competenze e skills della forza lavoro
• turnover dei dipendenti
• eventuale adozione di tecnologie o processi automatizzati
• eterogeneità del personale 
• e così via.

Per tale ragione, è necessario elaborare un piano sufficientemente flessibile da poter essere modificato in corso d’opera, in base alle specifiche caratteristiche dell'azienda e alle nuove necessità che di volta in volta si vengono a creare.

Dato il numero di variabili da considerare, inoltre, la sfida per i responsabili delle risorse umane è legata alla capacità di identificare quali fattori del capitale umano incidano maggiormente sugli aspetti organizzativi e la strategia di business, al fine di creare piani coerenti e focalizzati sulle aree di maggior valore.

conclusioni: come strutturare un workforce plan efficace.

Come abbiamo visto, dunque, pianificazione della forza lavoro è uno strumento fondamentale per qualsiasi azienda che voglia ottimizzare le proprie risorse e raggiungere con successo gli obiettivi di business.

La creazione di un workforce plan efficace è un processo articolato che richiede una visione strategica, un'analisi dettagliata dei dati e una comprensione profonda delle esigenze correnti e future dell'organizzazione.

Per strutturare al meglio un piano efficace, dunque, sarà necessario:

definire gli obiettivi aziendali.

Il punto di partenza per la strutturazione di un workforce plan efficace è la definizione chiara degli obiettivi aziendali. Definire obiettivi specifici e misurabili è fondamentale, poiché questi guideranno le decisioni sulla pianificazione.

analizzare le competenze chiave.

La pianificazione della forza lavoro richiede un'analisi approfondita delle competenze e delle conoscenze necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali. Identificare le competenze chiave richieste per ogni ruolo all'interno dell'organizzazione è essenziale per avere le persone giuste al posto giusto.

ottimizzare l’allocazione delle risorse.

Un aspetto critico della pianificazione della forza lavoro è l'allocazione efficiente delle risorse. Ciò significa non solo assicurarsi che ogni ruolo sia coperto, ma anche valutare la distribuzione geografica dei dipendenti, le loro capacità e il loro contributo alle diverse aree dell'azienda.

raccogliere e analizzare i dati.

La raccolta e l'analisi dei dati sono aspetti fondamentali della pianificazione della forza lavoro. Utilizzando dati sulle performance passate, sul turnover dei dipendenti e sulle tendenze del mercato del lavoro, aumentano le probabilità di prendere decisioni corrette per il futuro.

preparare la crescita sostenibile.

Bisogna, infine, considerare la formazione e lo sviluppo dei dipendenti, così come la possibilità di adattarsi a cambiamenti imprevisti nel mercato o nell'ambiente in cui si opera.