chi è la segretaria?
La segretaria è una professionista ricercata in diversi settori. Principalmente è specializzata in tutte quelle attività che richiedono estrema precisione nella gestione della segreteria, a livello organizzativo e tecnico.
Coloro che scelgono di intraprendere questa professione hanno capacità notevoli nel coordinare molteplici attività di back office e front office, in modo efficace ed organizzato, sanno gestire e valutare le esigenze e le priorità dell'azienda, dei colleghi e dei responsabili. La figura della segretaria è molto richiesta perché rende il lavoro di impiegati e manager all'interno degli uffici molto più organizzato e gestibile. In questo modo, si crea una catena di montaggio perfetta all'interno della quale la segreteria è uno degli anelli fondamentali per rendere il sistema robusto ed efficiente.
cosa fa una segretaria?
La segretaria svolge numerose mansioni, ma in modo particolare gestisce lo smistamento delle chiamate che arrivano in ufficio, si occupa di tutte le pratiche di front office, gestisce la posta elettronica e cartacea, redige personalmente documenti, archivia e disbriga pratiche di natura contabile e amministrativa. Inoltre, organizza e si occupa della pianificazione dell'agenda interna all'ufficio, inserendo appuntamenti per conto di colleghi e della direzione.
In alcuni settori la segretaria deve occuparsi anche della clientela, quindi di accoglierla in azienda o in ufficio, oppure presso uno studio medico o legale, comportandosi in modo simile ad una receptionist. In questo caso riceve e accompagna i visitatori all'interno degli uffici, e monitora gli accessi chiedendo i nominativi e prendendo appuntamenti.
La segretaria nelle sue mansioni, sia con i colleghi e superiori che con i clienti, ha sempre un atteggiamento cordiale, gentile e professionale, indossa sempre un abbigliamento consono alle mansioni (a volte una divisa) e cura l'immagine in modo adeguato, proprio perché durante lo svolgimento delle sue mansioni rappresenta l'immagine dell'azienda o dell'ente.
Hai le capacità organizzative e gestionali utili per lavorare come segretaria? Se la risposta è sì, allora continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche di cui hai bisogno per avere successo nel ruolo di segretaria.
Coloro che decidono di iniziare una carriera nell'ambito della segreteria sanno di avere una predisposizione alla pianificazione e all'organizzazione, ed in genere svolgono attività legate alla gestione della corrispondenza, alla verifica delle scadenze, all’organizzazione degli appuntamenti, all'archiviazione di documenti contabili e all'accoglienza di clienti e visitatori. Si tratta quindi di una professione molto accattivante e dinamica. Grazie alle sue conoscenze in ambito gestionale, contabile e amministrativo, la segretaria ha la possibilità di trovare impiego nei settori più disparati, da quello legale a quello edile, ad esempio, si tratta pertanto di un mestiere molto versatile e richiesto.
offerte segretariaquali ruoli ha la segretaria?
I ruoli che riguardano una segretaria fanno riferimento alle mansioni che svolge e al settore in cui effettua le sue attività di organizzazione e pianificazione.
Nelle grandi aziende o enti pubblici le segretarie hanno ruoli differenti all'interno di uno stesso ufficio. Una segretaria può essere l'addetta allo smistamento e all'organizzazione della posta cartacea ed elettronica, inoltrando quella più importante e di settore agli uffici competenti o al direttore responsabile. All'interno dello stesso ufficio un'altra segretaria può occuparsi dell'accoglienza clienti, accompagnandoli presso l'ufficio competente nel caso in cui avessero un appuntamento all'interno della struttura. Un'altra professionista con le stesse competenze, sempre nella stessa struttura, può occuparsi dell'agenda del responsabile di reparto, prendendo gli appuntamenti e segnando tutte le attività urgenti, pianificando il calendario in modo ordinato e preciso. Altre ancora possono gestire documentazione e pratiche amministrative di varia natura, ordinare gli archivi e così.
Nelle aziende più piccole può capitare che tutte queste mansioni convergano su una sola persona.
segretaria stipendio
Lo stipendio medio in Italia per il 2023 che può percepire una segretaria è di circa € 23.000 lordi annui. Le posizioni entry-level portano ad ottenere una retribuzione intorno a € 20.000 annui, mentre le segretarie più esperte e qualificate raggiungono anche stipendi di € 33.000 l’anno. A queste cifre possono aggiungersi poi bonus e benefit di varia natura.
Ad influire sullo stipendio della segretaria ci può essere prima di tutto la tipologia di contratto. Alcune segretarie, infatti, lavorano a tempo pieno, ma è molto diffuso anche il contratto part-time che permette di avere più tempo libero a fronte di una retribuzione commisurata alle ore lavorate.
Anche il settore di impiego e le competenze necessarie per esercitare la professione possono influire sui compensi. Una segretaria che svolge mansioni di carattere generale può aspettarsi una retribuzione minore rispetto a chi lavora in ambiti che richiedono una preparazione specifica e competenze particolari, come potrebbero essere ad esempio quello legale o quello medico. In linea di massima una segretaria che decide di continuare a formarsi e aggiornare le sue competenze ha più possibilità di far aumentare il proprio stipendio e la propria professionalità proprio perché può accedere anche a posizioni riservate a personale specializzato.
Infine, la retribuzione di una segretaria può variare anche in base alle dimensioni dell’azienda. Nelle realtà più grandi i budget a disposizione sono maggiori.
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tipi di segretaria
Esistono diverse tipologie di segretarie specializzate in diversi settori e che svolgono specifiche attività. Tra le più conosciute ci sono:
- segretaria commerciale: le sue attività si legano a quelle dell'ufficio commerciale dell'azienda. Precisamente si occupa della trasmissione e dell'inserimento degli ordini, organizza e pianifica l'agenda degli addetti alle vendite, e gestisce ogni tipo di corrispondenza con clienti e potenziali clienti.
- segretaria di studio dentistico, studio di commercialisti, studio legale, studio medico o qualsiasi studio professionale: pianifica e organizza visite e appuntamenti, risponde alle richieste dei clienti sia telefonicamente che in studio e accoglie i pazienti accompagnandoli in sala d'attesa. Inoltre, gestisce ogni attività di tipo contabile e amministrativo, come l'archiviazione della documentazione legale o medica, e la gestione delle fatture, ad esempio.
- segretaria amministrativa: principalmente gestisce tutti quegli aspetti di tipo amministrativo e contabile, archivia pratiche e documenti, prepara tutta la documentazione relativa alla produzione del bilancio. Infine si occupa delle transazioni interne all'azienda e della catalogazione di ricevute e fatture.
- segreteria di direzione: lavora all'interno della direzione generale. Organizza e pianifica gli appuntamenti di un dirigente, i viaggi di lavoro, i pranzi, le riunioni e i meeting. Inoltre, gestisce la corrispondenza e le relazioni con i clienti, e offre assistenza al manager in molteplici attività.
lavorare come segretaria
La professione di segretaria è dinamica e di una certa responsabilità. Ecco che cosa aspettarsi quando si decide di intraprendere questo tipo di professione.
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come diventare segretaria: compiti e responsabilità
Tra i compiti e le responsabilità principali per una segretaria ci sono:
- organizzare in modo indipendente tutte le attività ordinarie che riguardano la segreteria
- redigere documentazione in modo autonomo, come: presentazioni, relazioni, documenti di varia natura, lettere
- smistare e occuparsi della gestione delle telefonate che riceve l'ufficio e della posta cartacea e online
- accogliere clienti e ospiti, e accompagnarli in sala d'attesa o presso l'ufficio corrispondente
- gestire la contabilità e le pratiche amministrative
- offrire supporto di tipo organizzativo al team nel suo l'ufficio e ai suoi responsabili o superiori
- archiviare contratti, documenti, pratiche, ricevute di pagamento
- pianificare e organizzare viaggi di lavoro e gestire tutta la contabilità relativa alle spese effettuate durante il viaggio
- organizzare l'agenda per visite, incontri, appuntamenti e riunioni.
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ambiente lavorativo
Una segretaria può lavorare in moltissimi contesti, aziende ed enti di varie dimensioni, dalle grandi multinazionali alle piccole o medie imprese di qualsiasi settore. Questa figura professionale è ricercata in diverse realtà come: studi professionali, scuole, Pubblica Amministrazione, agenzie immobiliari, saloni di bellezza, palestre, alberghi, agenzie viaggi e istituti scolastici.
La segretaria svolge le sue mansioni all'interno di un ufficio in cui trova tutto il materiale e la documentazione utile al suo lavoro. La sua presenza è necessaria in sede, quindi raramente può lavorare da casa e solo per alcuni compiti ristretti.
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chi sono i colleghi della segretaria?
A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi della segretaria potrebbero esserci impiegati amministrativi, assistenti di direzione e contabili. La segretaria potrebbe anche lavorare a stretto contatto con avvocati e dirigenti, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, agenti immobiliari, medici e commercialisti.
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orario di lavoro
La segretaria svolge le sue attività al front office o all'interno dell'ufficio, con un orario part-time o full-time, sulla base delle necessità dell'azienda e di quanto prevede il contratto. In alcune realtà viene richiesta flessibilità oraria massima per supportare maggiormente le esigenze dell'azienda, dell'ufficio o del dirigente.
Alla segretaria, nello svolgere le sue mansioni, è richiesta un'ottima capacità nel gestire lo stress e una buona predisposizione a lavorare in team, soprattutto se gli uffici sono molto grandi ed è necessaria una relazione continua con i colleghi, in cui è presente un grosso carico di lavoro e un dirigente notevolmente impegnato.
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profilo professionale
La segretaria ha diverse possibilità di fare carriera che possono variare anche sulla base del tipo di settore in cui svolge le sue mansioni. Una segretaria contabile o amministrativa che opera all'interno di grandi aziende, dopo qualche anno di esperienza sempre nello stesso ufficio e dopo aver acquisito competenze nel settore della finanza e contabilità, può chiedere una promozione verso ruoli di maggiore responsabilità o coordinamento, come responsabile della segreteria amministrativa, ad esempio, oppure come impiegata amministrativa.
Allo stesso modo, una segretaria che svolge le sue mansioni all'interno di uno studio legale o di uno studio medico, dopo diversi anni di esperienza nello stesso ambito può candidarsi come segretaria presso studi più grandi e prestigiosi, dove la mole di lavoro è molto più ampia e le responsabilità sono maggiori. In questo modo ha la possibilità di far salire il proprio salario e la propria professionalità, specializzandosi ulteriormente.
Le segretarie che sono particolarmente organizzate e affidabili, e dimostrano di avere delle caratteristiche innate per svolgere questo lavoro, dopo qualche anno di esperienza possono diventare Executive Assistant all'interno di uffici di direzione, lavorando al fianco di manager di alto livello, per poi diventare segretarie del CEO o dell'amministratore delegato.
Inoltre, per una segretaria, rimane sempre aperta la possibilità di dedicarsi al settore receptionist, front office o assistenza clienti.
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i vantaggi di trovare un lavoro come segretaria grazie a randstad
Trovare il proprio lavoro di segretaria attraverso Randstad offre importanti vantaggi, quali:
- un’area privata dove puoi trovare i tuoi documenti e aggiornare il tuo cv con facilità
- programmi formativi gratuiti altamente professionalizzanti
- account esperti che conoscono bene la realtà del territorio e che sapranno aiutarti fin dalla prima fase di selezione fino all’inserimento in azienda
- consulenti per lo sviluppo di carriera che ti seguiranno nel percorso di crescita delle tue competenze
- un network di importanti aziende che si affidano a Randstad per la ricerca e selezione dei loro talenti
istruzione e competenze
Per diventare segretaria non è obbligatorio il conseguimento di una laurea, anche se in alcuni ambiti è molto consigliata e richiesta. Solitamente però è richiesto un diploma di scuola superiore di indirizzo tecnico, come ragioneria ad esempio, o indirizzi simili, come quello commerciale.
In sede di assunzione viene valutata l'esperienza pregressa in mansioni di back office o front office in ambito commerciale o amministrativo, e anche esperienza come assistente di segreteria.
I soggetti che non hanno ancora esperienza nel settore della segreteria possono optare per corsi di formazione specifici di tipo professionale, come quelli per addetto alla segreteria, e altre attività affini per arricchire maggiormente il curriculum. Tra i corsi più indicati e specifici troviamo:
- corso di segretaria per studi legali
- corso di segretaria per studi medici
- corso di segretaria per azienda
- corso di segretaria per l'ufficio contabile e amministrativo.
Tutti questi corsi trattano tematiche molto utili a chi vuole intraprendere la professione di segretaria come: contabilità, economia aziendale, gestione documentale, amministrazione, ecc.
Inoltre, durante le ore di corso vengono acquisite le competenze informatiche necessarie per riuscire ad utilizzare programmi utili all'interno di un ufficio e relativi a word processing, software gestionali (come i CMS utili all'inserimento degli ordini), posta elettronica e fogli di calcolo.
Per completare la formazione è necessario avere una padronanza ottima della lingua parlata e scritta, sia della lingua italiana, ma anche di almeno una lingua straniera, solitamente l'inglese.
capacità e competenze
Una segretaria deve avere determinate capacità e competenze per poter compiere le proprie mansioni in modo ottimale. Tra le più utili e richieste ci sono:
- ottime abilità comunicative orali e scritte
- atteggiamento professionale, discreto e cordiale
- dinamicità e flessibilità
- affidabilità, precisione e puntualità
- capacità di lavoro in autonomia
- capacità innata nei rapporti interpersonali
- abilità nell'utilizzo di computer, stampante e telefono
- ottime capacità di coordinamento e organizzative
- dimestichezza con tutti gli strumenti informatici: sistemi gestionali, pacchetto office.
FAQ sul lavoro come segretaria
Ecco le domande più frequenti riguardo il lavoro di segretaria:
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quanto guadagna una segretaria?
In Italia in media una segretaria può guadagnare circa € 23.000 lordi annui. Questa cifra però può variare sulla base di diversi fattori: l'esperienza lavorativa, il titolo di studio e la formazione, l'azienda per cui lavora e il tipo di contratto.
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quali sono le mansioni di una segretaria?
La segretaria all'interno di un ufficio, contabile o amministrativo, ad esempio, organizza, pianifica e gestisce l'agenda dell'ufficio e del manager dell'azienda. Solitamente archivia documenti, accoglie i clienti, smista la posta elettronica e cartacea, prende appuntamenti e più in generale assiste il suo team.
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serve una laurea per diventare segretaria?
No, per diventare segretaria non è obbligatoria una laurea, ma in alcune aziende è richiesta. Nella maggior parte dei casi è richiesto un diploma di scuola superiore ad indirizzo tecnico commerciale.
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dove lavora una segretaria?
La segretaria lavora in ogni tipologia di ufficio presente all'interno di un'azienda o un ente, sia piccoli che grandi. Precisamente si può trovare questa professionista in realtà come: studi professionali, scuole, Pubblica Amministrazione, agenzie immobiliari, saloni di bellezza, palestre, alberghi, agenzie viaggi e istituti scolastici.
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bisogna conoscere le lingue per diventare segretaria?
In linea generale si. Alla segreteria è richiesta la conoscenza della propria lingua madre in modo perfetto, deve saper comunicare in modo eccellente, sia orale che scritto, ma in molte aziende è richiesta anche la conoscenza di una lingua in più, come l'inglese. In molto contesti, solitamente internazionali, sono richieste più di due lingue.
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