lavorare come back office commerciale

Tra i compiti principali di un back office commerciale possiamo trovare:

• gestione contabile e amministrativa degli ordini di acquisto: riceve gli ordinativi dagli addetti alle vendite e ne segue l'iter. Controlla che tutto venga eseguito con correttezza e puntualità. Controlla i pagamenti e segue l'eventuale spedizione dei prodotti. Alla chiusura dell'operazione si occupa dell'archiviazione della pratica e, in caso di problemi, ha la responsabilità di gestire il cliente.
• redazione delle offerte commerciali: elabora, in collaborazione con il settore marketing e in base alle disposizioni della direzione, le offerte e le campagne commerciali da inviare al proprio pacchetto clienti o a potenziale nuovi clienti da intercettare.
• gestione della corrispondenza esterna e interna: il back office commerciale si occupa dello scambio di comunicazioni sia interno, tra colleghi, che esterno, con fornitori e clienti. Gestisce le email della casella di posta aziendale, facendosi anche carico delle risposte da dare ad eventuali reclami.
• attività di customer care e post-vendita: tra i compiti di un addetto al back office commerciale c’è anche l’insieme dei servizi di assistenza alla clientela post-vendita, fondamentali per garantire un lavoro ben fatto e fidelizzare gli acquirenti.
• ricerca attiva di fornitori: ha il compito di cercare nuovi fornitori, analizzando i dati pubblici e mettendo insieme le informazioni ottenute. Elabora un report da presentare alla direzione aziendale che prenderà le opportune decisioni in merito.
• inserisce tutti i dati nel software gestionale in uso all'azienda e lo mantiene aggiornato: in questo senso collabora anche con l’ufficio contabile nella gestione della fatturazione e dei documenti di trasporto legati a ciascun ordine.

La giornata lavorativa standard di un back office commerciale si svolge in ufficio. Trattandosi di un'attività di tipo impiegatizio, questo professionista lavora utilizzando il computer e tutte le forme di archiviazione analogiche e digitali. Capita sovente, tuttavia, che debba raggiungere clienti e fornitori, soprattutto nel caso di trattative più impegnative che richiedono un incontro di persona. Questa attività professionale è in continua evoluzione ed è fondamentale l'aggiornamento sulle tecniche e sulle metodologie da applicare sul lavoro. È quindi possibile che il back office commerciale faccia trasferte, nazionali o internazionali, al fine di partecipare a corsi di aggiornamento o a convention.

Non è escluso il ricorso a forme di lavoro a distanza e il part-time.

A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi del back office commerciale potrebbero esserci agenti di commercio, corrieri e rappresentanti. Il back office commerciale potrebbe anche lavorare a stretto contatto con responsabili del marketing e delle promozioni, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, contabili, impiegati amministrativi e manager.

L'orario di lavoro di un addetto al back office commerciale è, nella maggior parte dei casi, il tipico orario di ufficio diurno, con il numero di ore lavorative previsto dal Contratto Nazionale di Lavoro del settore economico dell'azienda. È possibile il ricorso alle ore di lavoro straordinario nei momenti in cui ci sono molti ordinativi da evadere o in caso di particolare sovraccarico. Le ore di lavoro straordinario potrebbero cadere anche nei fine settimana o nei giorni festivi, molto dipende dal settore commerciale in cui opera l’azienda per la quale lavora il back office commerciale. Anche le trasferte e i corsi di aggiornamento potrebbero richiedere la presenza sul posto di lavoro ad orari diversi dal solito, per questa ragione si richiede talvolta un minimo di flessibilità. Una riduzione dell’orario è invece prevista per le figure che vengono assunte con un contratto part-time.

L'attività di un back office commerciale offre buone opportunità di crescita professionale. A seconda dell'organizzazione interna dell'azienda in cui lavora, questo professionista può assumere un ruolo dirigenziale, diventando capo reparto, capo ufficio o responsabile del settore back office. Il primo passo consiste nell’accumulare la dovuta esperienza, utile per imparare a gestire il lavoro e i clienti, per entrare in sintonia con le dinamiche aziendali e per conoscere approfonditamente i prodotti e servizi offerti. Successivamente questa figura si può assumere sempre maggiori responsabilità, inclusa la gestione di altri impiegati e nuovi addetti.

Le prospettive di sviluppo professionale e di carriera possono venire ulteriormente incrementate attraverso l'acquisizione di certificazioni linguistiche o di qualifiche di conoscenza informatica relativamente a programmi gestionali e database. In considerazione della sempre più grande quantità di lavoro che viene svolto in collaborazione diretta con l'estero, la conoscenza di più lingue straniere dà luogo ad ottime prospettive di carriera.

Trovare il proprio lavoro di back office commerciale attraverso Randstad offre importanti vantaggi, quali:

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Un back office commerciale può lavorare in aziende di qualsiasi settore merceologico e di qualsiasi dimensione.

L'attività svolta da entrambe queste figure professionali è legata al mondo composito delle vendite. Però, mentre l’impiegato commerciale opera a contatto con la clientela e si occupa dei clienti già acquisiti e di quelli potenziali, il back office commerciale lavora dietro le quinte. Le sue mansioni sono ancora svolte nell'ottica della vendita ma se ne occupa soltanto da un punto di vista contabile, amministrativo e organizzativo.

Non precisamente. È fondamentale che un back office commerciale sia in grado di utilizzare senza problemi le più comuni applicazioni. Deve saper maneggiare fogli di calcolo, programmi di scrittura e posta elettronica. La conoscenza di altri linguaggi di programmazione può essere usata nel lavoro quotidiano e costituisce un buon valore aggiunto al curriculum.

Per svolgere questa professione è necessario un diploma di scuola media superiore, ma non è obbligatorio possedere quello rilasciato dall'istituto tecnico commerciale, sebbene sia quello che consente di sfruttare le conoscenze di base sulle tecniche contabili e amministrative. Poiché nello svolgimento del lavoro si possono avere contatti con aziende di paesi esteri, è consigliabile conoscere bene l'inglese, lingua internazionale dei mercati, ed eventualmente altre lingue.

Se l'azienda lavora con l'estero, cosa ormai molto comune in qualsiasi categoria merceologica, il back office commerciale, avendo il compito di gestire la relazione e tutta la corrispondenza con il cliente, deve necessariamente conoscere la lingua di riferimento. Potrà così tradurre la documentazione contrattuale e rapportarsi facilmente con l'azienda estera. L'inglese è la lingua universalmente usata negli scambi commerciali, ma anche la conoscenza di altre lingue può risultare molto importante, soprattutto in alcuni settori merceologici.

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